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24.09.1993

Workflow und Groupware als Gegenpole im Office-Kontinuum

Eine chaotische Inflation nicht definierter Office-Begriffe verwirrt den Markt mehr denn je. Trotzdem und gerade deshalb gilt es, die verschiedenen gewachsenen Technologieansaetze je nach Bedarf in durchgaengige und offene Gesamt- Architekturen zu integrieren.

Von Harald Karcher *

Der Begriff "Buerokommunika- tion" (BK) war von Anfang an ziemlich kommunikationslastig besetzt. Er wurde in den fruehen 80er Jahren gerne von "Telefonfirmen" wie Siemens und SEL/ ITT verwendet. Dies hat auch den seinerzeitigen Eindruck verstaerkt, Buerokommunikation sei ein Thema von Kupferkabeln, Lichtwellenleitern und Nebenstellenanlagen (Private Branche Exchanges = PBX). Es schien, als waere die PBX das Rueckgrat aller Buerovernetzungen und der Telefonapparat der Nukleus aller multifunktionalen Arbeitsplatzstationen.

Vom "Bueroinformationssystem" (BIS) oder "Office Information System" (OIS) sprachen eher Computerfirmen wie Bull und Digital Equipment. Sie sahen die Office-Angelegenheit computerlastig. Informationsverarbeitung mit Minicomputern und Computerterminals, verbunden durch teure Netzwerke und Electronic Mail, wurde als die wahre BK- oder BIS-Loesung gesehen.

Der international wohl bekannteste Begriff "Office Automation" (OA) wurde in Deutschland zunaechst verschaemt vermieden, nicht zuletzt um Rationalisierungs-Diskussionen mit Betriebsraeten und Gewerkschaften zu umgehen. Seitdem aber selbst die Frankfurter IG- Metall die Vorteile eines modernen OA-Systems nutzt, darf auch hierzulande endgueltig auf das verbale Versteckspiel verzichtet werden. Wie koennte man so teure Buerosysteme ueberhaupt rechtfertigen, wenn sie nicht ausdruecklich zur Automatisierung einfachster Bueroteiltaetigkeiten beitruegen und nicht wenigstens einen marginalen Produktivitaetsgewinn bei Individuen, Gruppen und Abteilungen generieren koennten?

Groupware und Computer Supported Cooperative Work

Seit Anfang der 90er Jahre kamen weitere Begriffe wie "Workgroup Computing", "Groupware", "Computer Supported Cooperative Work" (CSCW) oder "Computer-unterstuetzte Gruppenarbeit" (Cuga) in Mode. Diese Kuerzel stammten eher aus der PC-LAN-Gemeinde und haben dort teilweise zu grosser Begeisterung und glaeubiger Erwartung gefuehrt. Der deutsche Groupware-Guru Ludwig Nastan-sky definiert wie folgt: "Groupware stellt computergestuetzte Konzepte fuer die Team- arbeit bereit. Damit erscheint Groupware heute so griffig wie 1982 die PC-gestuetzte Tabellen- kalkulation - naemlich kaum." (OM 6/1991). Wenn der Weg nach vorne schon nicht klar ist, so geht Nastanskys praegnante Kritik wenigstens nach rueckwaerts: "Die isolierte PC- Anwendung stirbt aus! Machen wir uns nichts vor: Die Symphony+s, 1-2-3+s, Freelance+s, Excel+s und Win- dows Word+s etc. waren und sind mehr auf die Einmann-/Einfrau-Show ausgerichtet. Bei allen diesen Werkzeugumgebungen ist die Produktivitaet des einzelnen Anwenders der primaere Designaspekt. Die meisten erfolgreichen PC- Anwendungen der 80er Jahre sind schon ueberfordert, wenn sie ein leistungsfaehiges Dokumenten-Management des einzelnen Anwenders gewaehrleisten sollen". (LAC-Brief 6, Maerz 1991). Womit wenigstens klar waere, was Groupware zu verbessern hat?

Etwas PC-lastiger definiert Gunter Michalk, Leiter des Competence Center bei der Aachener Debis/Discom: "Workgroup-Computing macht den vernetzten PC zum Zentrum der Gruppenarbeit - im Kleinunternehmen wie im weltweit agierenden Konzern. Die dabei erzielbaren Produktivitaetssteigerungen lassen eine Zentrierung zukuenftiger Bueroinformationssysteme um den Bereich Workgroup-Com- puting erwarten." (OM 6/1991). Etwas hierarchieorientierter schliesslich die Definition des Stuttgarter Professors Hans-Joerg Bullinger: "Groupware bedeutet, dass mehrere Autoren oder Sachbearbeiter an einem Vorgang arbeiten, der eventuell auf mehrere Dokumente zurueckgreift. Die Gruppenarbeit wird durch Computernetzwerke, Hardware und Softwarewerkzeuge unterstuetzt, die fuer den Einsatz in Arbeitsgruppen geschaffen wurden". (Infodoc 6/92).

Der Lotus-Notes-Groupware-Anwender Wolfgang Fendt von der BASF AG definierte sein System als ein "interaktives Gruppen- Kommunikations-System, welches Arbeitsgruppen innerhalb von lokalen und globalen Netzen erlaubt, verteilte Informationen zu sammeln, zu organisieren, zu verteilen und anzufragen." (Vortrag, 18. Juni 1993).

Der neuere Begriff "Workflow-Management" stammt wie viele andere auch aus dem US-Amerikanischen. Im deutschen Sprachraum wird er seit Anfang der 90er Jahre immer haeufiger verwendet, bisher ebenfalls ohne verbindliche Bedeutung. Die Ixos Software GmbH definierte 1992 in einem Glossar wie folgt: "Workflow-Management: Hierunter versteht man Verfahren und Mechanismen, die es erlauben, Arbeitsablaeufe zu definieren und im Rechner zu steuern.

Workflow-Management oder Vorgangsbearbeitung

Diese Systeme werden auch als Vorgangsbearbeitungssysteme bezeichnet. Ein Workflow-System sorgt dafuer, dass Dokumente nach einem Bearbeitungsschritt an die naechste Stelle im vorgesehenen Arbeitsablauf weitergereicht werden beziehungsweise, dass die Beendigung eines Arbeitsschrittes eine weitere Aktion ausloest". (Ix-Kursbuch 92, D-554). Der Begriff Workflow-Management ist aber auch nicht mehr ganz unbesetzt, da die File Net Corporation in Santa Mesa, Kalifornien, seit Jahren schon ihre Vorgangssteuerungssoftware schlicht "Work Flo" genannt hat, um damit die Unterstuetzung des "Flow of Work" im Unternehmen zum Ausdruck zu bringen.

Der englische Begriff "Image" steht fuer "Abbild". Gemeint ist im BK-Umfeld meist das elektronische Abbild oder Rasterimage von ehemaligen Original-Papierdokumenten. Laut Bullinger et alii hat "das Dokumenten-Management die Aufgabe, Dokumente zu archivieren, zu speichern, wiederzufinden und den Menschen bei der Bearbeitung, der Verwaltung, der Weiterleitung und Ablage von Dokumenten zu unterstuetzen". (Infodoc 6/92). Daneben koennen in Imaging- oder Dokumenten-Management-Systemen aber auch Dokumente gespeichert und verwaltet werden, die erst gar nicht von Papiervorlagen abgescannt, sondern gleich elektronisch im System erzeugt wurden. Das Imaging allein macht aber noch keine komplette Buerokommunikation, sondern ist nur eine Teilkomponente auf dem Wege zu einem papierarmen und reaktionsschnellen Buerobetrieb und somit eine wesentliche Voraussetzung dazu, demnaechst nicht voellig im Papier zu ersticken.

Imaging und Dokumenten-Management

Die neueren Konzepte "Workflow Management" und "Groupware Computing" sollen wohl beide die Bueroarbeit effektiv unterstuetzen. Nichts anderes war und ist auch Ziel und Zweck der bislang als Buerokommunikation oder Office Automation titulierten Disziplinen. Nur hat jeder dieser Begriffe etwas andere Schwerpunkte, Herkuenfte und Zielrichtungen.

So zielt Groupware laut Jordan Libit, Vice-President der File Net Corporation, mehr auf die Unterstuetzung projektorientierter, fallweiser und nur wenig vorstrukturierter Gruppenarbeit, Workflow dagegen mehr auf die Unterstuetzung prozessorientierter und gut strukturierter oder vorstrukturierbarer Geschaefts-Vorgaenge. (Vortrag, OA 1992). Bei der Groupware muss der Anwender sich also eher selbst organisieren, beim Workflow wird ihm das vom System weitgehend abgenommen.

Workflow-Management und Groupware-Computing

Beim Workflow-Computing spielt also das System selbst eher die aktive Rolle, steuert Ablaeufe, loest Aktionen aus und reicht Dokumente selbsttaetig weiter, der Benutzer ist eher passiv und reagiert auf die Wuensche und Vorschlaege des Workflow-Systems. Beim Workgroup-Computing dagegen stellt das System nur eine passive Infrastruktur bereit, auf der sein Benutzer dann aktiv alle Aktionen selbst bestimmt und verursacht. Beim Workflow liegt demnach die Steuerung und Kontrolle des Arbeitsfortschritts eher beim System, beim Workgroup-Computing eher beim Benutzer. So aehnlich sieht dies auch zum Beispiel Christoph Quinger, Leiter Consulting Office Automation bei der SNI AG in Muenchen-Perlach. (Vortrag, 14. Juni 1993).

Einsatzgebiete fuer das Workflow-Management sieht Joachim Niemeier, Leiter der Abteilung Unternehmensfuehrung am Stuttgarter Fraunhofer-Institut IAO, eher in der Unterstuetzung von Sachbearbeitung und Routineaufgaben. Dazu gehoeren gut strukturierte Bueroprozesse wie

- Beschaffungsanforderung,

- Bestellbearbeitung,

- Baugenehmigungsverfahren,

- Mitzeichnungsverfahren,

- Hypothekenantraege sowie

- Auftragsabwicklung.

Groupware versteht Niemeier dagegen eher als Instrument zur Unterstuetzung von wenig strukturierten Entscheidungs-, Projekt- und Teamaufgaben: Man denke an das gemeinsame Erstellen von Projektberichten, Protokollen, Expertisen, Jahresabschluessen, Zwischenberichten, Aktennotizen, Zeichnungen, Terminabstimmungen, Publikationen und aehnliche Taetigkeiten. Gleichzeitige Aufgabenbearbeitung durch Joint-editing und Joint-viewing soll im Zeitalter der Groupware nun also die fallbezogene Problemloesung herbeifuehren und die Productivity-Probleme der Organisationen lindern. (OM 6/93).

Noch stehen Workflow und Groupware als Gegenpole an den Enden eines begrifflichen Office-Automation-Kontinuums: Workflow eher in der Naehe der starren und zentralen Datenverarbeitung, Groupware eher in der Naehe der dezentralen PC-LAN-Anwendungen. Buerokommunika- tion hat schon in den 80er Jahren massiv die Forderung und den Ansatz zur Integration beider Welten, DV und PC, erhoben. Ausserdem ziehen Workflow-Systeme am unteren Ende immer staerker die Welt der gruppenunterstuetzenden PC-LAN-Anwendungen in sich hinein, Group-ware hingegen kommt immer haeufiger auch mit prozessorientierten Workflow-Features auf den Markt. Die Unterschiede werden also nicht groesser, sondern eher kleiner. Fragt sich, wie lange es noch Sinn machen wird, die beiden neuesten Office-Buzzwords Workflow und Groupware kuenstlich auseinanderzudividieren.

Die Basisfunktionen integrierter Buerosysteme

Da sich der Begriff der integrierten Bueroautomation ohnehin mit keinem der oben genannten Begriffe allgemeinverstaendlich bezeichnen laesst und sich die Office-Gemeinde wohl auch in den naechsten zehn Jahren noch wie ein Vielvoelkerstaat gegen eine gemeinsame Begriffslinie straeuben wird, soll die verbindliche Begriffsfindung im folgenden durch eine schlichte Aufzaehlung der wichtigsten potentiellen Funktionen eines OA- beziehungsweise BK- beziehungsweise Groupware- beziehungsweise Workflow-Systems ersetzt werden.

Integrierte Office-Systeme verfuegen meist ueber eine leistungsfaehige Textverarbeitung mit elektronischer Post. Dazu kommen elektronische Verteilerlisten, die die Anwender meist schnell akzeptieren.

Buerogerechte Ablage- und Suchfunktionen erleichtern die Verwaltung der elektronisch erstellten, versandten oder erhaltenen Dokumente.

Jederzeit elektronische Wiedervorlage moeglich

Einmal abgelegte Dokumente melden sich auf dem Bildschirm als elektronische Wiedervorlage zu jedem beliebigen Zeitpunkt, den der Benutzer vorher eingibt.

Sobald mehrere Teilnehmer ihren Terminkalender im gemeinsamen Office-System fuehren, koennen auch Besprechungstermine vom System koordiniert und festgelegt werden. Diese Teilfunktion fand bislang aber wenig Anklang, weil viele Manager sich nicht in ihren Terminkalender schauen lassen und schon gar nicht ihre freien Zeitraeume ueber das System ausweisen und zur Disposition stellen wollen.

Dagegen werden Tabellenkal-kulation und Praesentationsgrafik auch von leitenden Mitarbeitern meist schnell und gerne angenommen.

Noch nicht in allen Systemen ausgereift, aber seitens muendiger Anwender dringend gefordert sind Funktionen fuer das Compound- Document, also die echte und kompatible Integration von Daten, Text, Tabellen und Grafik unterschiedlicher Herkunft innerhalb eines Dokumentes am Bildschirm und beim spaeteren Ausdruck. Wenn solche Mischdokumente kuenftig vermehrt auch Business-Sound und Business-Video enthalten, so wird zunehmend von Multimedia in der Buerokommunikation gesprochen werden.

Einen ebenso deutlichen Bedarf gibt es fuer die Vorgangsbearbeitung, also fuer die Abbildung zusammenhaengender Geschaeftsvorgaenge, Workflows, Dienstwege und Aktenverlaeufe. Gerade die Forderung nach Workflow-Management weist darauf hin, dass Buerosysteme nicht in tayloristischer Isolation einzelne Funktionen automatisieren, sondern die zielorientierte Integration aller Teilfunktionen zu einem effizienten Gesamtsystem und zu produktiven Geschaeftsprozessen unterstuetzen sollen.

Nur neue Vokabeln fuer die alten Probleme?

Fuer Kaufleute, Controller und Vorstaende mag es unerheblich sein, ob sich die dafuer geeigneten Systeme nun Buerokommunika- tion, Office Automation, Workflow-Management oder Group- ware-Computing nennen. Nur wenn sie die Produktivitaet und Flexibilitaet der Bueroarbeit nachhaltig unterstuetzen und verbessern, werden sie die entsprechende Leistung fuer ihren oft nicht unerheblichen Preis bieten koennen.