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27.11.1992 - 

Sinnvoll nur mit organisatorischen Veränderungen

Workgroup-Computing bedeutet eine neue Art der Teamarbeit

*David Rosenthal ist freier Journalist in Basel.

Mit Workgroup Computing verbinden viele nicht nur ein Softwareprodukt, sondern auch eine neue Philosophie der Zusammenarbeit. Allerdings läßt es sich nur sinnvoll einsetzen, wenn die organisatorischen Bedingungen für die elektronische Teamarbeit gegeben sind. David Rosenthal* beschreibt die Eigenschaften von Workgroups und die Schwierigkeiten bei ihrem Einsatz.

Trude Müller hat Ärger mit ihrem Bildschirm. Also greift sie zum Telefon und wählt die Hot-line-Nummer der DV-Abteilung. Sie trägt die Fehlermeldung in ihren Computer ein alles weitere läuft nach einem eingespielten Muster: Die Meldestelle gibt automatisch den Fehlerbericht an einen der Benutzerbetreuer weiter, elektronisch natürlich.

Unmittelbar weiterhelfen kann dieser Frau Müller womöglich auch nicht, aber er weiß, welchen Spezialisten er dazu aufzufragen oder aufzubieten hat. Oder er findet die Lösung in seiner Datenbank, da sich einer seiner Kollegen bereits zuvor mit demselben Problem befaßt hat.

Wenn der angefragte Spezialist die anstehende Störungsmeldung nicht sofort bearbeitet hat, vergißt er sie vielleicht. Nicht so der verantwortliche Problemlöser, der seinen Spezialisten nach einem kurzen Blick auf die elektronische Liste an dessen Aufgabe erinnern kann.

Ein Beispiel aus dem Hotline-Alltag

Beendet ist die Angelegenheit mit einem neuen Monitor noch nicht, denn das besagte Bildschirm-Modell hat es in sich. Seit kurzem erst im Einsatz, macht es immer wieder Schwierigkeiten. Das wäre wohl nicht aufgefallen, hätten sich die DV-Verantwortlichen nicht routinemäßig vom Computer über die häufigsten Probleme der Benutzer informieren lassen und so die seltsame Häufung der Störungsmeldungen im Zusammenhang mit dem neuen Monitor festgestellt.

Das ist Workgroup Computing, nachgezeichnet an einem Beispiel aus dem Hotline-Alltag des Zürcher Migros-Genossenschafts-Bundes. Sicherlich hätte diese Organisation sich mit einem Bündel von herkömmlichen Datenbanken, Mitteilungs- und Terminplanungssystemen oder gar ohne Computer realisieren lassen, aber Migros entschied sich für "Notes" von Lotus. Mit dieser Groupware konnte in kurzer Zeit eine Pilotlöslung auf die Beine gestellt werden, mit der sich im Hotline-Betrieb fast alles elektronisch abwickeln lassen konnte - der Traum jedes DV-Verantwortlichen.

"Ich bin nun schon seit 20 Jahren in der Informatik tätig und habe noch nie erlebt, daß eine Anwendung derart problemlos von heute auf morgen eingeführt werden konnte", versichert Peter Frei, bei Migros für den Notes-Versuch verantwortlich. In der Tat war das Pilotprojekt ein Erfolg: Störungsmeldungen gerieten nicht in Vergessenheit, die Benutzerprobleme wurden schneller und besser gelöst.

Ausgangspunkt einer Groupware wie Notes ist immer ein Netzwerk, auf dessen Servern sich die Datenbanken befinden. Damit alle Versionen auf dem neuesten Stand sind, sorgt die Software automatisch für den Abgleich der Daten. Der Benutzer hat an seinem PC diverse Abfragemöglichkeiten. Von sich aus kann Notes allerdings fast nichts. Es ist lediglich die Plattform, auf der maßgeschneiderte Progamme und Lösungen realisiert werden können.

Vom Ablauf her funktioniert das ähnlich wie bei herkömmlichen PC-Datenbanken. Doch das Konzept hinter Notes ist ganz anders. Nicht nur, daß erstmals Kommunikation in einer Datenbank integriert ist, auch die Arbeit mit unstrukturierten Daten dürfte für viele ungewohnt sein.

In der Datenbank lassen sich neben der Adresse einer Person eben auch ihre Korrespondenz, ihr Foto und vieles weitere mehr ablegen. Genauso ist es möglich, die elektronische Post mit den Datenbankeinträgen zu verknüpfen, etwa um den richtigen Zusammenenhang zu schaffen. "Die Integration all dieser Elemente in einem einzigen Programmpaket macht die Stärke von Groupware aus", sagt Peter Frei von Migros. Die Kommunikation zum Beispiel sei bislang immer ein isolierter Vorgang gewesen.

Viele Firmen sind noch nicht mit diesem Konzept vertraut. Da sie nur selten die Chance sehen, mit einem Rundumschlag gleich sämtliche internen Arbeitsabläufe und die ganze Kommunikation vom Computer regeln zu lassen, wagten sie in Sachen Groupware erst einmal kleinere Schritte. So laufen auch in Deutschland zahlreiche Pilotprojekte, in denen Notes zunächst ins engen Rahmen ausgetestet wird.

Zwar sei nur Notes "echte Groupware", meint Pavel Rejman, Notes-Verantwortlicher bei der Computerfirma Systor, doch für den Einstieg gebe es auch andere Softwarelösungen. Einige dieser Programmpakete bieten im Gegensatz zu Notes bereits fertige Lösungen an. Der Kauf oder die Entwicklung zusätzlicher Programme entfällt.

Meist sind es Lösungen, die E-Mail als Grundlage benutzen, um weitergehende Möglichkeiten zu offerieren wie einen elektronischen Terminkalender. Angeboten werden ferner Funktionen zum Weiterleiten und Archivieren elektronischer Meldungen und Dokumente. Hierzulande noch kaum bekannt sind Konferenzsysteme: Dabei diskutieren die Teilnehmer nicht im Sitzungszimmer, sondern tauschen sich nur noch via Bildschirm und Tastatur aus - jeder von seinem Büro aus.

Mittlerweile haben neben Lotus auch die anderen großen Software-Anbieter diesen Markt erkannt. Microsoft etwa bietet Windows 3.1 auch in einer Ausführung als Windows for Workgroups an: Dazugepackt wurden ein Paket für elektronische Post und eines zur Terminalverwaltung innerhalb einer Benutzergruppe. Eingebaut sind jetzt auch Netzwerkfunktionen, damit mehrere Benutzer mit den gleichen Dateien arbeiten können. Groupware im Sinne von Notes ist das allerdings nicht, denn Windows for Workgroups faßt im Grunde bloß jene Dinge in einem Paket zusammen, die es früher schon einzeln zu kaufen gab.

Mit Workgroup-Computing beschäftigt sich auch Borland. Ein entsprechendes Produkt (Codenamen "Obex") soll im ersten Halbjahr 1993 auf den Markt kommen. Es arbeitet wie Windows for Workgroups mit einem Peer-to-Peer-Netz und kommt im Gegensatz zu Notes ohne zentralen Server und ohne zusätzliche Programmierung aus.

Doch so einleuchtend sind einfach die Groupware-Idee klingen mag, so schwierig kann sich deren Umsetzung erweisen. "Wenn eine Person ihre Informationen nicht weitergeben will, dann hilft die ganze Groupware nicht", bringt Robert Spaltenstein, Notes-Verantwortlicher bei Lotus Schweiz, eines der Probleme auf den Punkt. Während es in kleineren Arbeitsgruppen noch verhältnismäßig leicht sein dürfte, die Beteiligten zur Zusammenarbeit zu motivieren, wird dies bei steigender

Benutzerzahl schwieriger. Denn bisher konnte jeder auf seinem PC oder im Netz allein arbeiten, ohne auf andere Rücksicht zu nehmen. Das geht beim Workgroup Computing natürlich nicht mehr. Wird in einem Unternehmen beispielsweise eine elektronische Termagenda aller Mitarbeiter geführt, so müssen alle mitmachen. Sonst ist sie vollkommen nutzlos.

Für Christian Rime, bei einer internationalen Bank in Basel verantwortlich für die Büroautomation, ist der Fall klar: Die Motivation zur Groupware muß von oben kommen. Das Management müsse demonstrieren, wieviel einfacher und effektiver die Zusammenarbeit sein kann, wenn Computer dazu eingesetzt werden. Dies kann durch reine Bildschirm-Konferenzen geschehen, oder dadurch, daß das Top-Management nicht telefonisch, sondern in erster Linie nur noch per E-Mail zu erreichen ist. "Solche Dinge lassen sich in kleinen Gruppen gleichzeitig einführen", meint Rime, "doch auf breiter Basis erfolgt der einfachste Einstieg über die Einführung der elektronischen Post."

Veränderungen in der Organisation

An der Benutzerfreundlichkeit der Groupware-Programme haben die Anwender im allgemeinen kaum etwas auszusetzen. Für sie sind die meisten Vorgänge ohnehin vorgegeben oder laufen unbemerkt im Hintergrund ab. Vor allein mit Windows oder OS/2 hat sich in dieser Hinsicht viel verbessert, da der Benutzer beispielweise nicht mehr seine Textverarbeitung verlassen muß, nur um einen Termin im Kalender einzutragen. Unter MS-DOS wäre das nicht möglich.

"Workgroup-Software ist in der Regel einfach zu bedienen", meint Richard Moraw von der Kölner Hei-Soft, die die deutsche Version der Groupware-Lösung "Higgins" herstellt. Während heute die Schulung für eine Textverarbeitung mehrere Tage benötige, sei sie für Groupware-Programme normalerweise innerhalb Stunden zu erledigen. Peter Hochstraßer, zuständig für ein Notes-Pilotprojekt bei der Schweizerischen Bankgesellschaft, sieht das ähnlich: "Wenn Groupware richtig eingeführt wird, gibt es keine Akzeptanzprobleme beim Benutzer."

Umfassende Groupware zieht weitreichende organisatorische Veränderungen nach sich. Deutlich wird dies vor allem in Bereichen, wo sie in bestehende Strukturen und Umgebungen eingeführt wird. Beim Einsatz einer neuen Textverarbeitung wäre das nicht weiter problematisch, denn für die Firmenorganisation ist es nicht von Belang, ob Briefe und Berichte in der einen Abteilung mit Word und in der anderen mit Wordperfect geschrieben werden. Bei Groupware ist das anders. "Für viele ist es erstmals eine Software, die das gesammte Unternehmen erfaßt", erklärt Hei-Sofi-Mitarbeiter Moraw. Wenig erstaunlich ist deshalb, daß Erfahrungen fast immer zuerst in Pilotprojekten gesammelt werden.

Auf traditionelle Weise bewältigte Abläufe in den Computer zu übertragen, birgt viele Schwierigkeiten in sich. Aber ohne eine genaue Analyse der Betriebsabläufe kommt der Einsatz von kundenspezifisch programmierten Groupware-Produkten wie Notes nicht in Frage.

"Auch wir mußten natürlich zuerst merken, was Groupware bedeutet. Wichtig ist dabei in erster Linie das Anwendungsfeld", ergänzt Frei vom Genossenschafts-Bund. "Datenbanken brauche ich für Standardanwendungen, Groupware für die Bereiche, in denen mehrere Mitarbeiter Informationen gleichzeitig miteinander bearbeiten müssen, wo ein Informationsfluß herrscht. Es wäre unsinnig, mit Notes eine Buchhaltung programmieren zu wollen." Viele Unternehmen, glaubt Frei, hätten jedoch Mühe, Gruppenarbeit als solche überhaupt zu erkennen und zu fördern. "Wie aber will man in solchen Fällen denn Programme zur Gruppenarbeit einsetzen können?"

Es liegt nicht immer an einer zu unflexiblen Software, wenn, der Einstieg in Groupware nicht so recht klappt. "Das Erstellen eines Organisationsmodells erfolgt als erster Schritt, dann erst kommt die Umsetzung", lautet die Devise von Migros-Mann Frei, die schließlich auch seinem eigenen Projekt zum Erfolg verholfen habe. In diesem Fall sei dazu eine Projektgruppe aus Organisationsspezialisten, Anwendern und Informatikern eingesetzt worden. Informatiker könnten diese Aufgabe nicht allein erledigen. Wiederum sei also das Management gefragt, nicht nur die DV-Abteilung.

Was die Technik angeht, hatten die meisten der befragten Groupware-Anwender keine größeren Probleme. Schwierigkeiten kann es geben, wenn eine Groupware-Lösung wie Notes mit der Außenwelt kommunizieren soll, etwa mit einer fremden Datenbank oder anderen Rechnern, zu denen noch keine Übergänge geschaffen worden sind. "Probleme hatten wir immer dort, wo es einen Medienbruch gab, etwa beim Übergang von strukturierten zu unstrtikturierten Informationen und umgekehrt", berichtet Peter Hochstraßer der Schweizerischen Bankgesellschaft von seinen Erfahrungen mit Notes.

Was also soll eine Firma tun, um den Einstieg in das Workgroup Computing zu schaffen? "Es ist sicher illusorisch, alle Probleme, die die Einführung von Notes aufwirft, alleine bewältigen zu wollen", erklärt Pavel Rejman von Systor. Bei bereits fertig programmierten Lösungen von der Stange wie Higgins, Wordperfect Office oder HP New Wave dürfte dies dagegen weniger Probleme bereiten. Nichtsdestotrotz schneiden Programme wie Notes gerade in Sachen Programmieraufwand gut ab. Bestimmte Applikationen ließen sich mit einen Bruchteil des Aufwandes entwickeln, der bei einer herkömmlichen Datenbank vonnöten gewesen wäre, sagt Rejman. "Mit einer klassischen Datenbank hätten wir einige unserer Projekte nie in jener kurzen Zeit fertiggebracht, die wir mit Notes benötigten."

Für die Entwicklung einer ersten Pilotanwendung, unter Notes müsse mit 20 000 bis 50 000 Mark gerechnet werden, schätzt Rejman. Notes selbst kostet pro Benutzer knapp 90 Mark.