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29.09.2008

Zehn Tipps fürs Einkaufsfinale

Die Phase kurz vor Vertragsabschluss ist die entscheidende. Nur wer jetzt richtig verhandelt und die Regeln bestimmt, holt das Beste für sein Unternehmen heraus. Lesen Sie, was Sie dabei unbedingt beachten sollten.

Ein günstiger Preis allein macht noch keinen guten IT-Deal, lautet das Fazit von Bill Peldzus, Vice President des IT-Beratungsunternehmens Glasshouse Technologies Inc. aus dem US-Bundesstaat Colorado. Es gehe nicht darum, sein Gegenüber auf der Anbieterseite zu zerdrücken, rät der Consultant den Anwendern. Grundsätzlich sollten Anwender so viele Informationen über das eigene Unternehmen und die eigenen Anforderungen zusammentragen wie möglich. Nur wer genau wisse, was er braucht, könne die richtigen Fragen stellen. Aus Sicht von Peldzus beginnt die entscheidende Phase der Verhandlungen, wenn nur noch zwei Anbieter im Rennen sind. Die Anwender müssten dabei über den Kauf hinausdenken und genau überlegen, welche Faktoren ihnen den IT-Betrieb erleichten könnten. Jetzt gilt es, sich auf diese Verhandlungen richtig vorzubereiten und keine Fehler zu machen. Das rät Peldzus den Anwendern:

1. Ja oder Nein

Fragen Sie kurz, knapp und präzise, was das Angebot ausmacht und was die Anbieter zu welchem Preis liefern können. Stellen Sie Ihre Fragen nicht zu allgemein, sonst werden Sie auch nur allgemeine Antworten bekommen. Die Fragen sollten sich klar mit Ja oder Nein beantworten lassen. Haken Sie so lange nach, bis Sie die Informationen bekommen, die Sie für Ihre Entscheidung benötigen.

2. Hintertüren verschließen

Machen Sie den Vertretern der Anbieterseite klar, dass Sie der alleinige Ansprechpartner für Rückfragen und Kommentare sind. Nur so behalten Sie die Kontrolle. Manchmal versuchen die Anbieter, über andere Kanäle im Unternehmen Verbündete zu finden. Machen Sie von Anfang an klar, dass Sie eine solche Strategie nicht dulden.

3. IT-Architektur aufmalen

Stellen Sie den Anbietern ein detailliertes Diagramm Ihrer IT-Architektur zur Verfügung. Nur so können diese erkennen, was Sie bereits einsetzen und was Sie in Zukunft benötigen. Sie selbst merken auf Basis dieses grafischen Diagramms besser, wie gut beziehungsweise schlecht die Vorschläge der Anbieter zu Ihren bereits vorhandenen IT-Systemen passen.

4. Nach Hilfe fragen

Fragen Sie nach technischer Unterstützung, bis Ihre Mitarbeiter mit den neuen Produkten oder Services zurechtkommen. Ein Techniker vor Ort bei Ihnen im Unternehmen ist ein Zusatzdienst, der den Anbieter nicht viel kostet, Ihnen aber gerade die schwierige Anfangsphase enorm erleichtert.

5. Vertrag mit Sicherheitsnetz

Auch wenn Sie Testinstallationen eingerichtet und die in Frage kommenden Produkte auf Herz und Nieren geprüft haben, sollten Sie Sicherheitsklauseln in die Verträge aufnehmen, um Sanktionen festzulegen, falls das Produkt beziehungsweise der Service nicht so funktioniert wie ursprünglich versprochen und vereinbart.

6. Alles schwarz auf weiß

Fixieren Sie alle versprochenen Parameter schriftlich: Leistungs-, Stabilitäts- und Uptime-Garantien sollten in den Verträgen verankert werden, genauso wie daraus resultierende Geldstrafen und Ersatzleistungen der Lieferanten.

7. Altgeräte verkaufen oder entsorgen?

Sprechen Sie die Anbieter darauf an, ob sie Ihr altes Equipment übernehmen. Eventuell lassen sich Altgeräte noch zu Geld machen. Selbst wenn das nicht der Fall ist, müssen Sie sich zumindest nicht um die Entsorgung kümmern.

8. Zeitplan fürs Finale

Der Zeitplan Ihrer Vertragsverhandlungen sollte auf ein Finale zum Ende des Quartals oder des Fiskaljahrs der Anbieter hinauslaufen. Für viele Hersteller wächst dann der Druck, ihre Deals rechtzeitig unter Dach und Fach zu bringen, um ein möglichst gutes Ergebnis vorlegen zu können. Das erhöht die Bereitschaft zu Zugeständnissen.

9. Budget bleibt Ihr Geheimnis

Verraten Sie den Anbietern niemals das Budget, das Ihnen für ein Projekt zur Verfügung steht. Wenn Sie gefragt werden, nennen Sie eine möglichst breite Spanne. Das verhindert, dass die Interessenten ihr Angebot genau auf das Maximum des verfügbaren Budgets hintrimmen.

10. Künftige Käufe gleich mitplanen

Planen Sie weitere Anschaffungen in der Zukunft, sollten Sie versuchen, sich bereits im Voraus gute Konditionen zu sichern. Beispielsweise könnten Sie festlegen, dass Produkte oder Services zum gleichen Preis oder günstiger - falls die Preise fallen - nachgekauft werden können.

Das ist eine lange Wunschliste, mit der Sie die Anbieter konfrontieren können. Seien Sie deshalb darauf vorbereitet, dass Sie nicht alles erfüllt bekommen. Aber wenn Sie die Fragen nicht stellen, können Sie auch keine positive Antwort erhalten.