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05.09.2008

Zeit-Management: Lernen Sie Nein sagen

Michael Schweizer ist freier Autor in München.
Wer mit seiner Arbeit zurechtkommen will, darf nicht alle Wünsche erfüllen.

Von Michael Schweizer*

Das Eisenhower-Prinzip

Auch das Zeit-Management des amerikanischen Oberbefehlshabers und späteren Präsidenten beruht darauf, zuerst einmal Nein zu sagen, nämlich zu allem, was noch warten kann. Dwight D. Eisenhower (1890 - 1969) unterschied vier Arten von Aufgaben anhand von zwei Grundbegriffen. Was wichtig und dringend ist, wird sofort erledigt. Wichtiges, aber nicht Dringendes erhält einen Termin während einer Phase, in der man sich gut konzentrieren kann. Dringendes, aber nicht Wichtiges kommt dran, sobald die Leistungsfähigkeit nachlässt. Zum Beispiel kann man alle Mails zusammen im biorhythmischen Tief zwischen 13 und 15 Uhr öffnen. Was weder wichtig noch dringend ist, landet im Papierkorb. Wer eine Armee zur Verfügung hat, kann es auch delegieren.

"Keine Meetings am Vormittag"

Die promovierte Arbeitspsychologin Anja Gerlmaier erforscht am Institut für Arbeit und Qualifikation (IAQ) in Gelsenkirchen die Arbeitswelt. IT-Berufe sind eines ihrer Spezialgebiete.

CW: Wie hat sich der Arbeitsdruck, unter dem IT-Experten stehen, in den letzten Jahren entwickelt?

GERLMAIER: Viele sind durch häufige Unterbrechungen und zeitaufwändige Zusatzaufgaben wahnsinnig erschöpft. Sie müssen, offenbar aus Prinzip, in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten. Ich nenne das die Projektifizierung von Unternehmensarbeit. Manche sagen: Zeit- und Leistungsdruck hatten wir früher auch immer, das allein wäre nicht so schlimm. Neu ist aber, dass man bei der Arbeit ständig durch andere Arbeit gestört wird, die man mal nebenher machen soll.

CW: Wie wirkt sich das gesundheitlich aus?

GERLMAIER: Erst einmal durch Stress: Die Leute werden gereizt, nervös, können nicht abschalten. Längerfristig können eine hohe Anfälligkeit für Infektionskrankheiten und Schlafstörungen dazukommen, und auf noch längere Sicht ein Burnout. Und Tinnitus. In einem Unternehmen, in dem das IAQ forscht, sind 20 Prozent der IT-Leute davon befallen, in der Gesamtbevölkerung fünf Prozent.

CW: Können IT-Experten da mit Zeit-Management gegensteuern?

GERLMAIER: Zeit-Management soll dem Einzelnen mehr Puffer für seine Erholung und persönliche Entwicklung geben. Nicht gemeint ist damit, dass er in noch kürzerer Zeit noch mehr Arbeit schaffen kann.

CW: Aber was bringt es im Beruf?

GERLMAIER: Hilfreich ist das Eisenhower-Prinzip, anders gesagt das richtige Verhältnis zwischen gleich erledigen und aufschieben. Es reduziert die Arbeitsunterbrechungen. Man kann sich zum Beispiel einen Ordner für cc-Mails einrichten, die man dann alle zusammen später anguckt, wenn man gerade nicht so fit ist.

CW: Wann ist das?

GERLMAIER: Am besten konzentrieren kann man sich morgens zwischen neun und zwölf Uhr. Da sollte man die wichtigen Sachen erledigen. Zwischen 13 und 15 Uhr sinkt die Leistungsfähigkeit auf 60 Prozent, zwischen 15 und 17 Uhr geht sie noch einmal hoch. Das sollte bedeuten: Keine Meetings am Vormittag. Man verbaut sich damit die beste Arbeitszeit.

CW: Und wenn solche Tricks nicht funktionieren?

GERLMAIER: Dann ist man in einer Überlastsituation, die sich mit Zeit-Management nicht mehr in den Griff bekommen lässt. In diesem Fall hilft nur der Gang zum Chef mit einem Papier, auf dem die Aufgaben stehen, die man alle erledigen soll. Vorher sollte man sich überlegen: Was will ich behalten, was muss ich abgeben? Chefs mögen es, wenn man schon jemanden weiß, der das, was man abgeben will, übernehmen kann.

CW: Manche IT-Experten programmieren so gerne, dass sie gar nicht abschalten wollen.

GERLMAIER: Der Psychologe Mihaly Csikszentmihalyi nennt das den Flow.

Er ist nicht IT-spezifisch, sondern kommt auch sonst bei geistig-schöpferischer Arbeit vor: Man geht in der Aufgabe auf und vergisst sich selbst. Das ist sehr anstrengend, aber auch sehr schön. Nur mit Unterbrechungen und Zeitdruck verträgt es sich überhaupt nicht.

CW: Verstehen Unternehmen ihre eigenen Interessen nicht?

GERLMAIER: Die Leistungen sinken nicht, wenn man die Überlastung wegnimmt, sondern sie werden besser. Aber das geht schwer in die Köpfe rein.

Lesetipps

Lothar J. Seiwert: Wenn du es eilig hast, gehe langsam. Mehr Zeit in einer beschleunigten Welt, Frankfurt am Main (Campus Verlag) 2005 (217 S., 17,90 Euro)

Seiwert versteht Zeit-Management nicht als Arbeitstechnik, sondern als Lebenskunst. Arbeit soll nicht nur um ihrer selbst willen schonend organisiert werden, sondern auch, damit sie genug Platz für anderes lässt.

Für Links- und Rechtshirner hat der Autor prinzipiell unterschiedliche Ratschläge parat.

Prof. Dr. Jörg Knoblauch, Holger Wöltje: Zeitmanagement, Haufe Verlag (Planegg bei München) 2006 (125 S., 6,90 Euro)

Mit nützlichen Struktur- und Planungstricks sprechen die Autoren grundsätzlich ordentliche Leser an.

Cordula Nussbaum: Organisieren Sie noch, oder leben Sie schon? Zeitmanagement für kreative Chaoten. Frankfurt am Main (Campus Verlag) 2007 (243 S., 17,90 Euro)

Ein Gegenbuch zu Knoblauch/Wöltje: Die Autorin ermutigt rechtshirnige Chaoten, selbstbewusst die Vorzüge der Unordnung zu nutzen.

Hier lesen Sie

- was ein Angestellter, ein Geschäftsführer, ein Freiberufler und eine erwerbstätige Mutter über ihr Zeit-Management erzählen;

- wie eine Arbeitswissenschaftlerin die IT-Berufe einschätzt;

- was Sie selbst tun können, um den Zeitdruck zu begrenzen.

Mehr zum Thema

556218: Zeit-Management;

584081: Gesundheits-Management;

555657: Burnout.

Yves Vogl hat sein Kerngeschäft verändert. Vor zwei Jahren lebte der 26-jährige Dortmunder Freiberufler mit seiner Ein-Mann-GmbH Dock 42 vor allem vom Shared Hosting. Die Betreuung technisch wenig versierter Privatkunden erwies sich jedoch als zu zeitaufwändig und führte zu quälendem Termindruck. Heute sorgen Vogls Preise dafür, dass sich fast nur noch Geschäftskunden für Shared Hosting interessieren, die einen professionellen persönlichen Support brauchen. Im Wesentlichen ist Dock 42 auf Server-Management umgestiegen: Von seinem Home Office aus administriert Vogl die Anwendungen, die auf dem Server eines vom Kunden gewählten Providers laufen. Das Nein zum durchaus gefragten Shared Hosting hat sich gelohnt: Vogl nimmt mehr ein und hat trotzdem mehr Zeit zum Programmieren. Das tut er sehr gern, für sich alleine würde es aber nicht genug einbringen.

Der Zeit- und Arbeitsdruck, unter dem IT-Experten stehen, ist in den letzten Jahren kräftig gewachsen. Das zieht sich durch alle beruflichen Situationen und Karrierestufen. "Die Entwicklungszyklen werden immer kürzer. Damit wird der Projektdruck immer stärker", sagt Konrad Keller (Name geändert), Softwareentwickler und Trainer bei einem bekannten Elektronikhersteller. Alexander Trautmann, Geschäftsführer des DKV Euro Service, dessen DKV Card es Speditionen ermöglicht, ihre Fahrer ohne Bargeld auf die Reise zu schicken, erlebt es ähnlich: "Der Zeitdruck hat auch durch Kunden und Partner zugenommen. Man trifft auf immer mehr Leute mit immer weniger Zeit. Lange Gespräche sind nicht gewollt, schnelle Entscheidungen aber gefordert."

Belastender als die Menge der Arbeit ist ihre Zerstückelung. IT-Experten klagen über ständige Unterbrechungen durch ausufernde Nebenaufgaben, die es ihnen erschweren, sich auf das zu konzentrieren, für das sie zuständig sind. DKV-Chef Trautmann würde sich gerne weniger um Operatives kümmern und mehr um Strategie und Führung. Entwickler Keller lässt sich manchmal von höherer Stelle bestätigen, dass er einen Zusatzauftrag "auf Kosten einer anderen geplanten Aufgabe erledigen" wird. Die konfusen Terminbemühungen seiner Vorgesetzten kann er "nicht mehr ernst nehmen".

Helfen Bücher?

All das schafft Bedarf an Zeit-Management. Zu den Grundeinsichten vieler Ratgeberbücher zählt die Unterscheidung zwischen linkshirnigen und rechtshirnigen Menschen. Erstere sind gewissenhaft, sachorientiert und mögen klare Reihenfolgen. Sie werden als termintreu geschätzt und als Erbsenzähler belächelt. Rechtshirner dagegen sind kreativ, an Menschen orientiert und arbeiten gerne an mehreren Aufgaben gleichzeitig. Sie gelten als einfühlsam, aber auch als ineffizient. In Grenzen können beide Typen ihre Schwächen nach dem Vorbild des anderen reduzieren; qualitätsfördernder ist es aber, die Arbeit so aufzuteilen, dass jeder seine Stärken ausspielen kann.

Tipps, die etwa darauf abzielen, Aufgaben nach Wichtigkeit zu sortieren und dann mit jeweils angemessenem Zeitaufwand abzuarbeiten, nützen daher vor allem Linkshirnern: Sie sollen das noch besser machen, was sie schon recht gut können. Gerade deshalb gewinnen sie aber unter Umständen den Eindruck, diese Hilfe nicht zu brauchen. Der gewissenhafte Konrad Keller steckte nach einem Arbeitstechniken-Kurs "so viel Zeit in diese Planung, dass ich das Gefühl bekam, dass sie mir mehr Zeit nimmt als gibt". Yves Vogl probierte die Methode "Getting things done" aus und fand sie hilfreich, um "Berufliches abends aus dem Kopf zu kriegen". Es war aber "schwierig, sich daran zu halten, der Aufwand kollidiert mit den eigentlichen Terminen". So stieg Vogl planungstechnisch auf "gesunden Menschenverstand" um.

Fast jedes Zeit-Management-Buch enthält ein Kapitel über das Neinsagen. Dem Leser wird gesagt, wie er, nicht nur im Beruf, "Zeitdiebe" und "Zeitfressser" ausfindig machen und sich vom Hals schaffen kann. Damit ist jedoch das strukturelle Problem jedes Zeit-Managements angesprochen: Wer eine Arbeit loswerden will, wird in der Regel auf den Widerstand eines Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartners treffen, der seine Zeit ebenfalls gut einteilen möchte und deshalb keine Zusatzbelastung wünscht. Zeit sparen lässt sich nur mit anderen oder auch gegen sie. Dazu braucht es Mut und Verhandlungsgeschick.

Im Netz der Abhängigkeiten

Für DKV-Geschäftsführer Trautmann bedeutet Neinsagen, das "zurückzugeben", was ihm zur Entscheidung vorgelegt wird, obwohl es noch gar nicht entscheidungsfähig ist: "Versuchen andere, operative Fragen an mich zu delegieren, obwohl sie eigentlich selbst damit zurechtkommen müssen? Wollen sie mir ein Äffchen auf die Schulter setzen? Nach oben delegiert man nicht." Trautmann verlangt von seinen DKV-Managern, dass sie bis zu einer gewissen operativen Ebene ohne ihn auskommen. Erzwingen kann er das nicht: "Je weiter man nach oben kommt, desto fremdgesteuerter ist man. Als Sachbearbeiter konnte ich meine Arbeit zu 99 Prozent selbst einteilen. Als Geschäftsführer hänge ich viel mehr von der Arbeit anderer ab."

Eine Sachbearbeiterin, die ihre Aufgaben in der Tat ungestörter erfüllen kann als ein guter Manager, ist Elke Hagg. Für das Münchner Softwareunternehmen Comet, das sich auf technische Dokumentation und entsprechende Schulungen spezialisiert hat, arbeitet sie bei einem internationalen Technikhersteller. Dort verwaltet und korrigiert sie Installationsanleitungen und verschickt sie per Mail an Techniker im Außendienst. Unterbrechungen durch lästige Anrufe sind selten. "Zeitdruck entsteht manchmal, wenn Ingenieure zu viel von heute auf morgen wollen. Grundsätzlich sagen wir schon Nein, wenn das nicht geht."

Das Unternehmen Comet ist schon oft für seine Familienfreundlichkeit ausgezeichnet worden. Von ihr profitiert Hagg durch eine 15-Stunden-Woche, die genau zu den Betreuungszeiten ihrer beiden Kinder in Schule und Kindergarten passt. Teil dieses Lebenszeit-Managements ist vielleicht ein Karriereverzicht: "Mein Betriebswirtschaftsstudium brauche ich für diesen Job nicht." Elke Hagg wirkt zufrieden.

Wir müssen reden

Zeit-Management hat immer mit Kommunikation zu tun. Manchen leidenschaftlichen Informatiker verwirrt das: Um in Ruhe programmieren zu können, muss er doch wieder reden. Yves Vogl hat dazu seine Arbeitstechnik umgestellt: Er entwickelt jetzt nach der Methode Ruby on Rails. So sagt er Nein zu überzogenen Terminwünschen, denn die Arbeit insgesamt dauert dadurch eher länger. Der Kunde erhält aber früher Zwischenergebnisse, auf die hin er schon eingreifen kann. Das betrifft auch die Optik von Vogls Web-Applikationen: Der frühere Einzelkämpfer hat mit dem Grafikdesigner Olaf Beitzel eine berufliche Partnerschaft gegründet.

So manches konstruktive Nein bleibt aus Angst vor dem Chef, dem Kollegen oder dem Kunden ungesagt. Allerdings kann das kontraproduktiv sein, warnt Cordula Nussbaum, Verfasserin eines Zeit-Management-Buches: Menschen, die eine Zusatzaufgabe unwillig übernommen haben, erledigen sie oft halbherzig und schlecht, "und ihnen wird klar, dass sie im schlimmsten Fall genau das ernten, was sie vermeiden wollten: Ärger."

Wie so viele Verhandlungen haben auch die, mit denen jemand um ein besseres Zeit-Management kämpft, etwas Kleinliches. Schöner sind im Beruf die Stunden, in denen man unbehelligt zu dem kommt, was man so gut und gerne tut, dass man gar nicht aufhören will. Manche Freiberufler reden so über das Programmieren. Yves Vogl etwa bekennt sich zu einer gewissen "Besessenheit", mit der er dieser Tätigkeit nachgeht. Wenn er durch einen Lottogewinn ausgesorgt hätte, würde er auf jeden Fall weiterarbeiten. Die Atmosphäre in vielen Unternehmen ist einer solchen Freude an der eigenen Kreativität weniger förderlich. Konrad Keller würde im Reichtumsfall zwar ebenfalls weiterarbeiten, aber "vielleicht nicht mehr in einem abhängigen Arbeitsverhältnis". Könnte er sich beruflich etwas wünschen, wäre es "das Gefühl, ernst genommen zu werden".

*Dr. Michael Schweizer ist Journalist und freier Textchef der COMPUTERWOCHE in München.