Melden Sie sich hier an, um auf Kommentare und die Whitepaper-Datenbank zugreifen zu können.

Kein Log-In? Dann jetzt kostenlos registrieren.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie es hier per E-Mail anfordern.

Der Zugang zur Reseller Only!-Community ist registrierten Fachhändlern, Systemhäusern und Dienstleistern vorbehalten.

Registrieren Sie sich hier, um Zugang zu diesem Bereich zu beantragen. Die Freigabe Ihres Zugangs erfolgt nach Prüfung Ihrer Anmeldung durch die Redaktion.

28.02.2006

Zeit-Management mit Mausklick

Holger Wöltje 
Microsofts "Outlook" kann helfen, Arbeit und Freizeit besser in Einklang zu bringen. Allein das Eintippen von Terminen, Zielen und Aufgaben hilft aber nicht weiter.

Oft enden langfristige Vorhaben bereits nach wenigen Wochen als "gute Vorsätze". Immer wieder klagen Mitarbeiter über chronische Zeitnot, während andere bei gleicher Verantwortung sowie gleichen Aufgaben beruflich erfolgreich sind und trotzdem noch genug Zeit für ihre Familien, Freunde, Hobbys und soziales Engagement finden. Wie viel Zeit jemand für die Bewältigung seiner Aufgaben benötigt, hängt nur bedingt von seiner Verantwortung oder seinem Berufsfeld als viel mehr davon ab, wie er seine Zeit einteilt.

Mehr zum Thema

www.computerwoche.de/go/

571036: Karriere im Projekt-Management;

557928: Auswahl einer Projekt-Management-Software;

537779: IT-Organisation und Projekt-Management.

Hier lesen Sie …

• wie eine elektronisch unterstützte Zeitplanung bei den täglichen Aufgaben weiterhelfen kann;

• warum es nicht reicht, nur Aufgaben und Termine elektronisch zu erfassen;

• wie die Wochenplanung mit dem Kieselprinzip funktioniert.

Wer ständig zu allen dringenden Kleinigkeiten "ja" sagt, sagt damit "nein" zu den wichtigen langfristigen Vorhaben, die ihn voranbringen. Zeit kann man dafür nur "gewinnen", indem man sie sich nimmt - "nein" sagt zu drängenden, aber unwichtigeren Dingen. Eine gute Unterstützung dabei kann Microsoft Office Outlook sein. Es merkt sich alle Aufgaben und Termine und hilft, diese nach bestimmten Kriterien zu sortieren und zu filtern. Doch das bloße Eintippen aller anstehenden Vorhaben reicht nicht, denn Entscheidungen nimmt einem das System nicht ab. Hier gilt es, Zeit-Management-Prinzipien in Outlook umzusetzen.

Balance herstellen mit dem Konzept der Lebenshüte

Dabei hilft das Konzept der Lebenshüte. Man setzt verschiedene "Hüte" auf: Im Beruf ist man Geschäftsführer oder Leiter einer Entwicklungsabteilung, während man in seiner Freizeit Hobbykoch, Sportler, Ehemann oder Vater ist. Bei der Auswahl seiner Hüte sollte man sich beschränken (idealerweise auf sieben) und darauf achten, dass jeder Lebensbereich mindestens einmal vertreten ist und der berufliche maximal zwei bis drei Hüte erhält. Wichtig für die Balance ist, sich jede Woche mindestens zwei Stunden um jeden der Hüte zu kümmern. Dabei ist das Kieselprinzip hilfreich.

Wochenplanung mit dem Kieselprinzip

Eine Planung auf Wochenfrist eignet sich am besten, um sich genug Zeit für langfristige Vorhaben und alle Lebenshüte zu verschaffen. Die Woche gleicht dabei einem großen Glas, das man mit großen Steinen, Kieselsteinchen und Sand füllt. Das Wichtigste dabei: Man beginnt mit den großen Steinen, sonst würde später höchstens noch einer davon passen. Doch solange das Glas noch leer ist, kann man auch noch mehrere große Steine unterbringen. Zwischen den Steinen bleiben genug Lücken, um danach die Kieselsteinchen und den Sand mit in das Glas zu füllen.

Man beginnt die Woche mit der Planung der langfristigen Vorhaben (große Steine). Dazu legt man für jeden Tag einen Block von zwei Stunden als "Termin mit sich selbst" fest. Man blockt den Termin für ein bis zwei Aufgaben für je einen der sieben Lebenshüte, so dass man sich am Ende der Woche mindestens einmal Zeit für jeden der Hüte genommen hat.

Viele Anwender nutzen zwar den Outlook-Kalender, arbeiten aber noch nicht mit den Aufgaben. Aufgaben sind der Schlüssel zur effektiven Tages- und Wochenplanung. Ein Termin muss beispielsweise mit weiteren Personen oder Ereignissen geplant und abgestimmt werden (Meetings, Zahnarzttermin oder eine Familienfeier). Aufgaben sind im Gegensatz zu einem Termin jedoch nicht an einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Uhrzeit gebunden. Man kann sie vor dem Fälligkeitsdatum beginnen sowie fertig stellen. Wenn weder Termine noch Routinearbeiten anstehen, sucht man sich aus seiner Aufgabenliste jeweils die passende, als nächstes zu erledigende aus. Somit kann man die Lücken zwischen Terminen optimal nutzen und bleibt in seinem Tagesablauf flexibel. Für unvorhergesehene Ereignisse ist ebenfalls Raum, da man die meisten Aufgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen kann.

Aufgaben sind der Schlüssel für eine gute Wochenplanung

Man benötigt jedoch ein entsprechendes System zum Arbeiten mit Aufgaben, damit diese Flexibilität nicht im Chaos endet. Zum Erledigen der wichtigsten Aufgaben (die großen Steine) reserviert man dabei rechtzeitig einen Termin mit sich selbst. Danach verfeinert man die Priorisierung der anderen anstehenden Aufgaben (Kieselsteinchen und Sand) im Rahmen der Tagesplanung und bildet schließlich eine genaue Rangfolge zum Abarbeiten.

In Outlook lassen sich Aufgaben nach Projekten oder gerade angepassten Prioritäten sortieren, Vorhaben für den ganzen Monat eingeben und trotz- dem nur die für eine Woche oder einen Tag fälligen Aufgaben anzeigen oder Schlüsselaufgaben durch Farben automatisch hervorheben. Diese Transparenz erleichtert gerade im hektischen Arbeitsalltag den Überblick.

Es erfordert Disziplin und anfangs manchmal kompliziertes Umdenken, um Outlook entsprechend einzustellen. Doch wer konsequent in kleinen, regelmäßigen Schritten dranbleibt, wird belohnt: Der Erfolg sind weniger Stress, das Erreichen langfristiger Vorhaben und mehr Balance.

Die besten praxiserprobten Strategien, Tipps und Techniken dazu sowie ein etwa dreistündiges DVD-Videoseminar finden Sie im Buch "Zeit-Management mit Microsoft Office Outlook" (www.zm-mit-ol.de) von Christian Obermayr, Holger Wöltje und Lothar Seiwert, erfolgreicher Buchautor und gefragter Experte für Zeitsouveränität und Work-Life-Balance. (hk)