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02.11.1984

Zeiterfassung muß für den Benutzer kein Stolperstein sein

Viele Unternehmen haben Probleme, ein für ihre Zwecke geeignetes Zeiterfassungssystem zu finden. Der Immer größeren Auswahl auf dem Markt stehen sie relativ hilflos gegenüber. Einige Geräte sind baugleich, sie unterscheiden sich lediglich im Farbton beziehungsweise im Design und werden doch unter einem anderen Markenzeichen angeboten. Einige Faktoren sind jedoch allen Zeiterfassungssystemen auf Mikroprozessorbasis gemeinsam. So können an eine autonome Zentrale mehrere Zeiterfassungsterminals unterschiedlicher Bauart angeschlossen werden. Buchungsdaten lassen sich online weiterverarbeiten, der einzelne Benutzer erhält über ein integriertes Display seinen aktuellen Kontostand angezeigt. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen Plastikausweis im Schekkartenformat, der auch zur Identifikation dient. Einen aus der Praxis entwickelten Leitfaden zum Umgang mit einem Zeiterfassungssystem stellt Walter Beckers aus Mönchengladbach vor.

Checkliste:

- Gibt es zu bestimmten Standard-Personalinformationssystemen Schnittstellen?

- Anzahl der frei definierbaren Arbeitszeitprogramme?

- Anzahl der frei definierbaren Überzeitkonten?

- Anzahl der frei definierbaren Arbeitszeitkonten?

- Welche Standardschnittstellen (V.24, Bisync, X.25) gibt es?

- Zu welchen Mikros besteht Kompatibilität?

- Welche Anpassungssoftware ist vorhanden?

- Ist der Zeit-Rechner frei programmierbar?

- Wie groß ist die maximale Speicherkapazität (RAM-Bereich)?

- Anzahl der anschließbaren Terminals unter Berücksichtigung akzeptabler Antwortzeiten?

- Sind Programmänderungen vom Anwender leicht durchführbar?

- Wie brauchbar ist die Dokumentation der Applikationssoftware?

- Nach welchen Kriterien ist eine sortierte Ausgabe (Drucker beziehungsweise Bildschirm) von Daten möglich?

- Welche Datensichtgeräte können angeschlossen werden?

- Ist die Eingabe von Korrekturen per Bildschirm menügesteuert?

- Wie viele Kommt-/Geht-Buchungen werden im System pro Mitarbeiter bis zum Ende der Abrechnungsperiode festgehalten?

- Können bei Ausfall der Versorgungsspannung an den Zeiterfassungsterminals Buchungen vorgenommen werden?

- Wie groß ist der Pufferspeicher der Zeiterfassungsterminals?

- Erfolgt bei Wiederkehr der unterbrochenen Versorgungsspannung eine automatische Korrektur der Zeitkonten?

- Können Magnetstreifenausweise ("hard-coded") verwendet werden Fälschungssicherheit!)?

- Werden individuelle Softwareänderungen vom Hersteller unterstützt?

- Wo ist der nächstgelegene Servicestützpunkt und wie schnell ist die verbindliche Reaktionszeit?

- Erfolgt der Service durch eigenes Personal oder durch eine rechtlich unabhängige Firma?

- Welche Ausfallsicherheit kann garantiert werden?

- Ist der Anschluß von Diskettenstationen (51/4 beziehungsweise 8 Zoll) oder Magnetbandeinheiten möglich?

- Ist ein DFÜ-Anschluß (FTZ-Nummer!) vorhanden?

- Werden die erforderlichen Identifikationsausweise in einer bewährten Großserienfertigung produziert (Ausfallrate)?

- Wie schnell sind Ersatzausweise lieferbar?

- Welche Ausweistypen stehen zur Auswahl?

- Wie lange bleiben die Informationen bei Stromausfall im Hauptspeicher erhalten (langes Wochenende)?

- Wie viele Mitarbeiter können maximal abgerechnet werden?

- Wie steht es mit der Benutzerfreundlichkeit des Bedienerhandbuches?

- Können die Mitarbeiterstammsätze von einem externen Host-Rechner übernommen werden?

- Erfolgen Durchschnittsbildungen (beispielsweise bei Krankheit) automatisch?

- Kann eine unverbindliche und kostenlose Testinstallation von zweimonatiger Dauer durchgeführt werden?