Verkäufer verschwenden wertvolle Zeit. Zu diesem Schluss kommen die Marktforscher der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting, die Vertriebsprofis in mehr als 100 Unternehmen über einen Zeitraum von gut 10.000 Stunden hinweg über die Schulter geschaut haben. Das Ergebnis der Untersuchung: Der Vertrieb arbeitet häufig besonders unproduktiv. Laut Proudfoot verbringen die meisten Verkäufer gerade einmal elf Prozent ihrer Zeit mit aktivem Verkaufen und zehn Prozent mit Akquisekontakten. Die meiste Zeit, rund 27 Prozent des Arbeitsalltags, vergeht mit Verwaltungsaufgaben und Bürokratie.

Diese traurigen Fakten kann Manfred Hammerer, Vertriebscoach mit langjähriger Praxiserfahrung, nur bestätigen. Selbst wenn sich Vertriebler einen ganzen Tag gezielt auf Akquise und aktiven Verkauf konzentrieren, sind nur die wenigsten wirklich produktiv. "Die meisten verschwenden Zeit vor allem mit überflüssigen Telefonaten, unnötigen Änderungsangeboten oder Kundenbesuchen", erklärt er. Immer wieder sehe er in seinen Seminaren erstaunte Gesichter, wenn er den dadurch entstehenden Mehraufwand einmal ganz klar vorrechne. "Im Schnitt verschwendet ein Verkäufer durch schlechte Vorbereitung rund 90 Arbeitstage im Jahr", sagt Hammerer.

Zeitfresser aufdecken

Im Vertriebsalltag schleichen sich Gewohnheiten ein, die die Produktivität senken. Beispielsweise legen viele Verkäufer wieder auf, wenn bei einer Kaltakquise der geplante Zielansprechpartner nicht erreichbar ist ohne bei der Person, die am Apparat war, über das Unternehmen Auskunft einzuholen. "Informationen über ein Unternehmen sind wichtig für die Entscheidung, ob sich ein zweiter Anruf lohnt. Die meisten rufen vier bis fünf Mal an, um dann zu erfahren, dass der Kunde gar kein Potenzial darstellt, weil er zum Beispiel zu wenige Mitarbeiter hat. Hier werden sechs Minuten pro Firma vergeudet. Bei zehn Kunden am Tag sind das 60 leere Minuten täglich", klärt Hammerer auf.

Auch die Qualifizierung der potenziellen Ansprechpartner wird häufig vollkommen vernachlässigt. Hammerer: "Es nützt mir nichts, wenn ich nach mehreren Anrufversuchen und einigen Gesprächsminuten endlich herausfinde, dass mein Gegenüber gar nichts entscheiden kann. Diese Nachlässigkeit verschwendet Zeit, die ich für produktivere Dinge brauchen kann."

Ein weiterer Zeitfresser: Die wenigsten Verkäufer überprüfen vor Abgabe eines Angebotes, ob sich das Projekt noch in der Genehmigungsphase befindet oder ob schon ein Budget bereitgestellt wurde und wie hoch es ist. Auf diese Weise werden viele Angebote für dringlich gehalten, die in Wirklichkeit noch Zeit haben oder die vollkommen überflüssig sind. Allein drei solcher Angebote pro Tag schlucken etwa 45 Minuten der kostbaren Arbeitszeit. Ähnlich sieht für Hammerer die Sache bei Änderungsangeboten aus. Die wenigsten Verkäufer gehen der Bitte um ein Änderungsangebot auf den Grund und verschwenden damit weitere 30 Minuten pro Angebotsänderung.

Eines der größten Defizite sieht Hammerer allerdings darin, dass nur wenige Verkäufer die Kunst des strukturierten Gespräches beherrschen. "Kaum ein Verkäufer ruft beim Kunden an und hat eine konkrete Idee im Gepäck", so der Coach. "Viele haben sicherlich schon einmal etwas von Ja-Straßen und Sympathie-Fragen gehört aber es wendet sie keiner an. Dabei sind diese Tools das A und O, um herauszufiltern, ob mein Kunde wirklich kaufen will, wann er kaufen will und wie viel Budget er zur Verfügung hat. Nur wenn ich das Wieso, Weshalb und das Warum abgeklärt habe, kann ich als Verkäufer entscheiden, wie ich vorgehe." Ein Werkzeug, wie man die nötigen Informationen vorab bekommt, ist beispielsweise der Beschäftigungsbogen, der direkt nach dem ersten Kontakt und noch vor dem Angebot an den Interessenten geschickt wird. "Ich arbeite selber damit", verrät Hammerer, "da sind alle Fragen drauf, die man sowieso stellen müsste, um ein vernünftiges Angebot abzufassen."

In seinen Seminaren fühlt Hammerer den Vertrieblern auf den Zahn. Kein Workshop läuft ab wie der andere. "Das ergibt sich immer aus der Situation. Ich arbeite mit den reellen Problemen der Teilnehmer", berichtet er. Das, was in den Seminaren erarbeitet wurde, können die Teilnehmer danach im Arbeitsalltag direkt ausprobieren. "Der Erfolg zeigt sich sofort", freut sich der Coach.

Dass sich die Teilnahme an einem Seminar zur Steigerung der Vertriebsproduktivität lohnt, dieser Meinung sind auch die Berater von Proudfoot Consulting. Ihrer Einschätzung nach ist das Potenzial nicht genutzter Produktivität im Vertrieb gewaltig. Mit geeigneten Maßnahmen kann ein Unternehmen seine Vertriebsleistung um 15 bis 25 Prozent steigern. Die Belohnung sind unmittelbare Produktivitätsgewinne ohne hohe Kapitalinvestitionen. GN

Bitte beachten Sie zu diesem Thema auch die Seiten 4 und 5 dieser Ausgabe.