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27.06.2008

Zollverfahren Atlas: Die Zeit drängt

Vice President Software & SaaS Markets PAC Germany
Ab Juli 2009 gelten neue Richtlinien für Exporte. Firmen müssen ihre ERP-Systeme und Abläufe anpassen.

Frachtpapiere konnten Unternehmen bisher noch mit der Schreibmaschine ausfüllen, und zwar zur Not noch, wenn der Lastwagen bereits mit laufendem Motor am Werkstor wartete. Ab 1. Juli 2009 ist das Geschichte. Wenn Firmen ab diesem Termin Waren aus dem EU-Gebiet ausführen wollen, müssen sie sich an neue Regeln der Zollbehörden halten. Vorgeschrieben ist dann das "Automatisierte Tarif- und Lokale Zoll-Abwicklungs-System" (Atlas). Die heutigen Einheitspapiere für Ausfuhren gelten dann nicht mehr. Da die Umstellung einer gewissen Vorbereitung bedarf, raten Experten, sich schon jetzt mit dem Thema zu befassen.

Erst Antrag, dann Export

Beim Atlas-Verfahren schickt der Exporteur per Software bereits vor dem Warenversand elektronisch einen Antrag an die Zollbehörde. Diese prüft das Anliegen, genehmigt es und setzt eine entsprechende Rückmeldung ab. Zudem versendet die Behörde ein PDF-Dokument mit einem Barcode. In der Regel erfolgt die Antwort der Behörde umgehend, sofern das Unternehmen beim Zoll registriert und zugelassen ist. Für den Fahrer am Werkstor druckt der Sachbearbeiter das PDF-Dokument aus. An der Grenze scannen Beamte den Strichcode ein und identifizieren so den jeweiligen Vorgang, der bereits in ihren Rechnern hinterlegt ist.

Der Zoll gibt genau vor, welche Daten er benötigt und in welchem EDI-Format sie zu übermitteln sind. Daten von Firmen nimmt das Zollamt nur entgegen, wenn die Unternehmen eine zertifizierte Software verwenden und sich zuvor registriert haben. Anwender benötigen dazu in der Regel Zusatzprogramme für betriebswirtschaftliche Applikationen.

Korrekturen sind komplizierter

Für die Unternehmen ändert sich dadurch einiges: Sie müssen die Frachtdaten zollgerecht in ihren IT-Systemen aufbereiten, was heute noch nicht überall üblich ist. Zudem ändert sich die Arbeitsweise für die Sachbearbeiter. Beispielsweise sind Korrekturen an den Frachtpapieren so einfach nicht mehr möglich. Entdeckt heute ein Angestellter am Warenausgang, dass auf dem Lastwagen noch ein Paket fehlt, füllt er einfach ein neues Papierdokument aus. Solche Methoden sind ab Juli nächsten Jahres passé. "Im Atlas-Verfahren muss der Softwareanwender zunächst den alten Auftrag stornieren und einen neuen anlegen, der dann auch wieder genehmigt werden muss. Unter Umständen sind auch in Vorsystemen noch Belege anzupassen", erläutert Rita Dillmann Beraterin und Zollexpertin beim SAP-Beratungshaus Itelligence AG aus Bielefeld. Das Unternehmen macht die SAP-Systeme seiner Kunden fit für Atlas, berät Anwender und entwickelt spezielle Software.

Anfangs steigt der Aufwand

Software für die neue Zollabwicklung gibt es bereits zuhauf. Eine Liste mit verfügbaren Produkten führt der Zoll auf seiner Website. Doch mit der Technik allein ist es nicht getan. Firmen müssen ihre internen Abläufe anpassen. "Anfangs bedeutet das Mehraufwand, am Ende zahlt sich die Arbeit aber durch eine raschere Zollabwicklung aus", so Dillmann. Beispielsweise dauere die Prüfung an der Grenze nicht mehr so lange wie bisher, da der Behörde die Frachtdaten ja bereits vorlägen.

Die Vorteile, die das Atlas-Verfahren mit sich bringt, hat das Frankfurter Softwarehaus Sage wie folgt zusammengefasst:

  • Der Gang zum Zollamt entfällt in vielen Fällen für zugelassene Exporteure.

  • Die automatisierte Plausibilitätsprüfung der Anmeldung vermeidet die Abgabe von nicht stimmigen Ausfuhranmeldungen.

  • Automatischer Empfang der Ausfuhrbestätigung - weniger Stress bei Umsatzsteuerprüfungen.

  • Kein ineffizientes Formulartippen an der Schreibmaschine. Die Daten können aus bestehenden Lieferdaten übernommen werden.

  • Zoll- und Umsatzsteuerprüfungen werden erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Probebetrieb ratsam

Anwender müssen jedoch nicht nur zertifizierte Software kaufen und einführen, sondern unter Umstanden auch ihre Geschäftsapplikationen anpassen. Um mögliche technische Schwierigkeiten zu vermeiden, können Firmen beim Zoll einen vierwöchigen Probebetrieb mit Testdaten fahren. "Das ist sehr zu empfehlen", meint Itelligence-Expertin Dillmann. Ratsam sei ferner, sich möglichst bald darum zu kümmern, da es zu Engpässen kommen kann, falls eine große Anzahl Firmen gleichzeitig am Testbetrieb teilnehmen will.

ERP-Matchmaker

Bei der Suche nach Ihrem CRM-System hilft Ihnen der ERP-Matchmaker (http://www.ERP-matchmaker.de) von Trovarit und der COMPUTERWOCHE.

Mehr zum Thema

Aktuelle Informationen zum Umgang mit ERP im Unternehmen stellt die ERP Initiative 2008 der COMPUTERWOCHE am 27. Mai in Frankfurt vor. Weitere Informationen und Anmeldung unter www.computer woche.de/erp2008

Checkliste zum Atlas-Zollverfahren

Nutzer, die ihre IT für Atlas anpassen wollen, sollten sich mit folgenden Themen beschäftigen:

Wie viele Ausfuhren habe ich?

Nicht jedes Unternehmen benötigt eine Atlas-Software. Wer nur wenige Ausfuhren hat, kann seine Daten dem Zoll auch über ein Portal übermitteln. Bei mehr als etwa zehn Exportaufträgen im Monat dürfte diese Billigvariante aber lästig werden.

Wo werden die Zolldaten aufbereitet?

Die Zolldaten kann der Anwender direkt von seinem System an den Zoll übermitteln. Andernfalls kann er aber auch einen Dienstleister (Clearing-Center) beauftragen, der die entsprechenden Informationen aufbereitet und übermittelt.

Welche Applikationen sind betroffen?

Der Anwender richtet sich an den Lieferanten seiner ERP-Software. Der Zoll stellt online eine Liste mit Zollsoftware zur Verfügung. Dort finden Softwarekunden dann Lösungen, die zu ihrem ERP-System passen.

Anträge stellen

Unternehmen müssen einen Antrag auf Bewilligung als zugelassener Ausführer stellen. Firmen, die heute exportieren, haben diese Bewilligung in der Regel schon. Für das Atlas-Verfahren muss erneut ein Antrag zur DV-gestützten Übermittlung gestellt werden. Wer dies schon jetzt beantragt, kann bis Juli 2009 parallel fahren. Der Vorteil: Insbesondere kritische Ausfuhren lassen sich mit dem herkömmlichen Verfahren abwickeln, bei weniger komplizierten Exporten kann man das neue System ausprobieren und dabei die Abläufe Schritt für Schritt umstellen.

Atlas-Anmeldung

Nach der Auswahl einer geeigneten Software kann der Anwender die Teilnahme bei der "Koordinierenden Stelle Atlas" des Zolls beantragen. Dann erhält er eine Beteiligten-Identifikations-Nummer (BIN) sowie die benötigten Zugangsdaten zu den Zollsystemen.

Archivierung nicht vergessen

Die Edifact-Nachrichten wie auch die für die Zollabwicklung erforderlichen Unterlagen sind von den Unternehmen zehn Jahre lang zu archivieren. Dies umfasst die mit der Zollverwaltung ausgetauschten Messages sowie das Logbuch zum Nachweis des Nachrichtenaustauschs. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Nachrichten versandt oder empfangen wurden beziehungsweise der Eintrag im Logbuch vorgenommen wurde.

Die für die Zollabfertigung erforderlichen Unterlagen sind vom Anmelder gemäß Paragraf 147 Absatz 1 Nummer 4 a i.V.m. Absatz 3 der Abgabenordung (AO) zehn Jahre aufzubewahren. Der Beginn der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach Paragraf 147 Absatz 4 AO.

Projektdauer

SAP-Anwender sollten mit mindestens zwei bis drei Monaten planen. In vielen Fällen ziehen sich solche Projekte über ein halbes Jahr. Dauer und Umfang des Vorhabens hängen unter anderem vom Zustand der ERP-Software sowie der Stammdaten ab. Für das Atlas-Verfahren werden Daten aus den Materialstämmen genutzt. Gegebenenfalls müssen Anwender dort noch Hand anlegen. Kritisch sind die Warenkennzeichnungsnummern. Sie bezeichnen die Warengruppe eines Materials und müssen geprüft sowie unter Umständen bereinigt werden.

Nicht ganz so lange dauert es, Microsoft Dynamics NAV mit Atlas-Tools auszustatten. So benötigte der Microsoft-Partner B+M Informatik AG aus Melsdorf 20 Projekttage, um bei der auf elektroakustische Beschallung und Sicherheitstechnik spezialisierten Firma Monacor aus Bremen eine Lösung zu implementieren.

Laut B+M hängt der Aufwand für Einführung und Tests vom erwünschten Funktionsumfang ab. Falls der Anwender beispielsweise unverzollte Ware lagern wolle, so gebe es verschiedene Lagerformen, die der Zoll genehmigen muss und die jeweils besondere Anforderungen an die IT stellen.