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04.03.1977 - 

"Wie sag' ich's meinem Kinde?"

Zur mangelnden Präsentations- und Kommunikationsfähigkeit von DV-Mitarbeitern

Dr. Joachim Frank mbp, Mathematischer Beratungs- und Programmierungsdienst GmbH, Dortmund

Der nachfolgend geschilderte Vorgang kann sicherlich als nicht untypisch für den DV-Bereich angesehen werden: Die DV-Leitung steht vor dem Problem, daß die bestehende Hardware-Konfiguration den quantitativen Erfordernissen nicht mehr genügt. Ein Systemspezialist für Hardware-/Software-Planung wird beauftragt, einen Voranschlag zur Umfigurierung zu erarbeiten. Nach entsprechenden Untersuchungen stellt dieser Mitarbeiter fest, daß der nächstgrößte Anlagentyp des Hardware-Herstellers mit vergrößerter Peripherieausstattung angemietet werden sollte, um den Engpaß zu beseitigen und die anstehenden DV-Aufgaben zu bewältigen.

In schriftlichen Mitteilungen der DV-Leitung an das Top-Management wird das Kapazitätsproblem geschildert und ein Antrag auf "Upgrade" der Hardware-Konfiguration gestellt. Daraufhin wird der Systemspezialist aufgefordert, auf einer der turnusmäßigen Management-Sitzungen das Problem darzulegen - innerhalb einer vielleicht halbstündigen Präsentation entscheidet es sich, ob der Antrag positiv beurteilt und genehmigt wird.

Hier obliegt es also dem Systemspezialisten, eine optimale Präsentation vorzubereiten, die Situation plastisch aufzuzeigen und das Top-Management von der angestrebten Lösung zu überzeugen, ein Gremium, das kaum fachliche Kenntnisse im zu beurteilenden Bereich besitzt.

Und hier liegt auch das Problem: Oft ist der entsprechende Mitarbeiter ein hochqualifizierter Fachmann auf seinem Arbeitsgebiet, hat aber erhebliche Schwierigkeiten damit, sein Wissen umzusetzen, anschaulich darzustellen und überzeugend zu vermitteln. Damit besteht die Gefahr, daß ein von der fachlichen Seite begründeter Vorschlag durch eine nicht optimale Präsentation und Argumentation von einem nicht überzeugten Management-Gremium abgelehnt wird.

Es gibt zahlreiche weitere Situationen, in denen es auf die Präsentations- und Kommunikationsfähigkeit von DV-Mitarbeitern ankommt:

- Ein Programmierer soll seinen Kollegen eine neue Programmiertechnik vermitteln.

- Dem Management werden Istaufnahme-Ergebnisse präsentiert.

- Externen Interessenten ist die Leistungsfähigkeit eines eigenentwickelten komplexen Informationssystems zu schildern.

- Ein Teammitglied muß seinen Teamkollegen seine Arbeitsergebnisse erläutern.

- Ein Projekt zur Entwicklung eines komplexen Informationssystems muß vom Top-Management genehmigt werden.

- Die Fachabteilung muß von einer DV-Lösung überzeugt werden.

- Fachbereichsmitarbeiter müssen vor einer Systemumstellung in neuen Arbeitsabläufen unterwiesen werden.

Hier können durch falsche Ansprache und ungeschickte Vorgehensweisen von DV-Mitarbeitern Widerstände erzeugt und die Durchsetzung von Arbeitszielen verhindert werden.

Den beteiligten DV-Mitarbeitern kann in der Regel kaum ein Vorwurf gemacht werden:

- Sie sind primär in den entsprechenden DV-Fachtechniken ausgebildet, die sie im Rahmen ihrer täglichen Arbeit benötigen.

- Nicht ausgebildet sind sie in Präsentations- und Kommunikätionstechniken.

- Nur selten besteht eine natürliche Begabung für diese Dinge, die gepaart ist mit dem entsprechenden DV-Fachwissen.

Es existieren aber auch zur Präsentation von DV-Systemen und zur Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten Methoden und Techniken, die einfach erlernbar sind und in die Lage versetzen, auch komplexe Sachverhalte verständlich und überzeugend darzustellen.

Um es deutlich zu sagen: Hier soll nicht dafür plädiert werden, DV-Mitarbeiter zu blendenden Rhetorikern und brillanten Verkäufern zu machen, sondern ihnen das - wie die aufgezeigten Beispiele verdeutlichen - notwendige Handwerkszeug zu vermitteln, das sie in ihrer täglichen Praxis ebenso wie Systemplanungs- und Programmierungsmethoden benötigen.

Die neueren Erkenntnisse der Rhetorik, Lerntheorie, kybernetischen Didaktik, Kommunikations- und Motivationslehre bleiben hierzulande fast völlig außerhalb des Interesses der Datenverarbeiter, obwohl zahlreiche Methoden und Techniken für spezielle DV-Belange übernommen und angewendet werden könnten: In den USA ist die "Transaktionsanalyse" dafür ein Beispiel.

DV-Mitarbeiter sollten, um Kommunikations- und Präsentationstechniken zu erlernen, unter anderem in folgenden Bereichen Kenntnisse erwerben:

- Zielsystem der Zuhörer und Zielplanung,

- Darbietung und Aufbau von Präsentationen,

- Mediendidaktik und Medientechnik,

- Visualisierungstechnik,

- Kommunikationsstörungen und ihre Überwindung.

Die Anwendung solcher Methoden sollte praktisch - am besten unter Einsatz eines Videorecorders - geübt werden, um für den "Ernstfall", der, wie die Beispiele aufzeigten, recht häufig sein kann, gerüstet zu sein.

Wie erste gewonnene Erfahrungen zeigen, ist dies ein gangbarer Weg, die mangelnde Präsentations- und Kommunikationsfähigkeit von DV-Mitarbeitern zu überwinden und damit eine echte Verständigung zwischen den Fachbereichen (den "Kunden") und den DV-Mitarbeitern zu erreichen. Gleiches gilt für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern im DV-Bereich selbst.