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17.07.1987

Zurück zu den Wurzeln der Systemanalyse

Die Erfahrung zeigt, daß sich DV-Spezialisten in der Zwischenzeit zu erzkonservativen und reaktionären Elementen entwickelt haben

- zumindest was die Informationstechnologie betrifft. Sie möchten am liebsten weiterhin ihre Mainframes hätscheln, Cobol und Fortran programmieren und mit all dem "modischen Amateurzeugs" wie Personal Computer, lokalen Netzen etc. gar nichts zu tun haben. (Teil 1 dieses Artikels in CW 28/87. Seite 18).

Schützenhilfe leisten ihnen die Verkäufer, die ihre Kunden warnen vor dem PC-Chaos, das bei den vernetzten Systemen unweigerlich entstehe: "Hüten Sie sich davor, den Anwendern einige Diskstationen zu geben! Wenn Sie unsere einfachen disklosen Arbeitsstationen am Mainframe anschließen, wissen Sie immer genau, was jeder wann tut und haben so die viel bessere Kontrolle."

Das ist nun wirklich dumm - ein ausgekochter Blödsinn sogar. Wer diese Strategie verfolgt, wer es als EDV-Profi nötig hat, auf diese Art Kontrolle und Macht auszuüben, wo es doch vielmehr darum geht, dem Unternehmen als Ganzes zu dienen, wird zu den Verlierern gehören.

Die ganz großen Verlierer werden übrigens jene sein, die mit ihren straffen Kontrollmaßnahmen anfänglich große Erfolge buchen. Langfristig aber ist diese Strategie zum Scheitern verurteilt, weil die Informationssysteme der Zukunft nicht dafür entwickelt und auch anders eingesetzt werden. Firmen, die versuchen, die Anwender mit einem Haufen Vorschriften und veralteter Technologie bei der Stange zu halten, werden genau das Gegenteil erreichen und laufen Gefahr, vor lauter Bürokratie das eigentliche Business zu vernachlässigen.

Die Gewinner werden jene Unternehmen sein, die ihr Personal bei guter Laune halten, statt sie zu demotivieren. Das sind Firmen, die dafür sorgen, daß die neue Technologie das Unternehmen durchdringt, die das Engagement der Endbenutzer begrüßen und es sinnvoll finden, daß die Barrieren zwischen den Computerspezialisten und übrigen Mitarbeitern endlich verschwinden.

Letzteres heißt nun aber nicht, daß die Computerspezialisten einfach mehr über Business und die Business-Leute mehr über Computer lernen sollten. Es geht um etwas viel Entscheidenderes: Computerleute sollen nämlich gar keine Computerleute sein, sondern in erster Linie Business-Leute!

Tummelfeld für Machthungrige

Natürlich braucht es für gewisse Aufgaben Technikspezialisten. Aber wer eine Karriere im Bereich der Informationssysteme anstrebt, sollte nicht in erster Linie EDV-Profi sein. Weshalb? Weil das Informationssystem dazu da ist, dem Unternehmen als Ganzes zu dienen. Es darf nicht zum Tummelfeld verkommen für machthungrige Leute, die es faszinierend finden, Kontrolle zu erlangen über eine Computeranlage und ihre Benützer.

Ein guter Chef eines künftigen Informationssystems wird den Anwendern helfen, im Rahmen der gesamten Infrastruktur eine eigene, vernüftige Technologie zu finden, diese sinnvoll zu benützen und auch selber zu kontrollieren. Solange dabei das Zusammenspiel mit den übrigen Ressourcen des Systems klappt, kann das dem Unternehmen nur Vorteile bringen.

Wie soll man nun vorgehen, um all die schönen Theorien in die Praxis umzusetzen? Als erstes muß man sich Gedanken machen, wie denn ein ganzheitliches Informationssystem für die eigene Firma aussehen müßte. Nötig ist ferner eine Analyse des Istzustandes: Wie funktioniert das System heute, welche bereits vorhandenen Ressourcen könnte man auch in Zukunft verwenden, welche muß man neu anschaffen?

Bevor man das halbe Unternehmen umkrempelt und sich voller Tatendrang auf neue Methoden und Instrumente stürzt, ist es sicher sinnvoll, diese erst mal in kleinerem Rahmen auszuprobieren. Dazu bestimmt man ein paar wenige Anwendungen, bei denen der Aufwand klein und die Erfolgschancen groß sind.

Nach diesen Probeläufen kommt dann der entscheidende Schritt: die Langzeitplanung des gewünschten Informationssystems. Das verlangt eine große Übersicht, denn jetzt sind nicht mehr Einzelanwendungen gefragt, sondern eine ganzheitliche Lösung, wie wir sie im Nervensystem eines lebenden Organismus antreffen. Die wichtigen Fragen lauten: Welche Daten brauchen wir, welches sind die kritischen Informationskanäle, welche Entscheidungsprozesse führen nach der Informationsverarbeitung zu einer Handlung?

Eine schöne Analogie zu dieser Aufgabe ist der Umbau eines alten Hauses: Wer einen solchen Umbau machen will, hat zwei Möglichkeiten: Er kann einfach an allen Ecken und Enden damit beginnen, oder er kann systematisch vorgehen. Die erste Methode zeigt zwar schnell sichtbare Resultate; aber für den langfristigen Erfolg, der hier sicher angestrebt wird, ist das nicht das Entscheidende. Besser wäre es, erst mal Pläne des alten Hauses zu erstellen. Auf diesen sieht der Bauherr, was die Konstruktion als Ganzes überhaupt zusammenhält, und er hat eine klare Ausgangslage für den gesamten Umbau, nicht bloß ein paar Anhaltspunkte für die Renovation des Gästezimmers oder der Treppe zum Estrich.

Genau darum geht es auch bei den Informationssystemen. Es genügt nicht zu wissen, welche Hardware bereits vorhanden ist und welche Daten darin verarbeitet werden, sondern man muß auch die ganze Organisationsstruktur in die Analyse miteinbeziehen. Wie werden die Daten verarbeitet? Wo sind die Schlüsselstellen und wer sitzt dort? Welche Aktionen lösen die Resultate aus? Welches sind die Schritte, die das Unternehmen macht, um konkurrenzfähig zu sein? - Wer diese Fragen beantworten kann, ist gut gerüstet für das weitere Vorgehen.

Aufwand für Experimente kein Hindernis

Sehr wichtig ist auch die Testphase. Niemand kann das Potential einer neuen Technologie voll ausschöpfen, ohne vorher damit mindestens im kleinen Maßstab Erfahrungen gesammelt zu haben. Die Philosophie der PC-Netzwerke unterscheidet sich so sehr von den Mainframe-Terminal-Applikationen, daß es völlig undenkbar ist, am Freitag den Großrechner stillzulegen und am Montag darauf ein PC-Netz in Betrieb zu nehmen. Schließlich wird sich unser Bauherr auch davor hüten, ohne eine gewisse Erfahrung im Umgang mit Werkzeugen die Renovation von Wohn-, Bade- und Schlafzimmer gleichzeitig in Angriff zu nehmen.

Zum Glück kommen die PCs dem experimentierfreudigen Anwender sehr entgegen. Nachdem er sie als Einzelarbeitsplatz kennengelernt hat, kann er mehrere PCs miteinander verbinden, erste Erfahrungen mit Computernetzen sammeln und damit später schrittweise das künftige Informationssystem aufbauen. Rein kostenmäßig ist der Aufwand für solche Experimente sicher kein Hindernis - im Gegenteil: Der gegenüber einer Mainframe-Lösung drastisch reduzierte Preis (2000 statt 160000 Dollar für 1 Mips) müßte die Anwender eigentlich in einen wahren Experimentierrausch bringen. Bisher ist davon erst wenig zu spüren.

Reine Hardware nützt herzlich wenig

Eins ist allerdings sicher: Firmen, die mit diesen neuen Technologien nicht zumindest herumexperimentieren, werden in fünf oder zehn Jahren in Schwierigkeiten sein und Gefahr laufen, im Konkurrenzkampf unterzugehen. Sie müssen sich dann den Vorwurf gefallen lassen, eine der wichtigsten Umwälzungen in der Informationstechnologie einfach verschlafen zu haben.

Natürlich ist es mit der Technologie allein nicht getan - man muß sie auch noch effizient einsetzen. Reine Hardware mag zwar für Technologen interessant sein, aber einem Geschäftsunternehmen nützt sie herzlich wenig. Bei der Einführung einer neuen Technologie ist es wichtig, Anwendungen zu finden, die eine große Erfolgschance haben und bei denen die nötigen Investitionen rasch zurückfließen. Es geht ja nicht darum, auf Teufel komm raus etwas Neues zu machen, sondern etwas, das im Umfeld des Unternehmens einen reellen Vorteil verspricht. Alles andere ist demotivierend und gibt nur jenen Kräften Auftrieb, die sich überhaupt gegen Änderungen sträuben - sei es aus Unkenntnis der Vorteile, die das Neue bringen könnte, oder sei es aus einem sturen Festhalten am Bisherigen, das meist damit begründet wird, die vorgeschlagene Alternative sei völlig unnütz.

Nun könnte man sich als Berater ja achselzuckend zurücklehnen und sagen: "Wenn die potentiellen Anwender nicht wollen, sind sie selber schuld - sie machen sich das Leben schwer, nicht wir." Das ist eine sehr gefährliche Betrachtungsweise denn wenn diese Firma die Chance nicht wahrnimmt, so sicher die Konkurrenz. Die Folgen kann man sich an den fünf Fingern abzählen.

Nicht nur die Art, sondern auch die Größe des Pilotprojekts ist mitentscheidend für den Erfolg. Sehr kleine Applikationen sind nicht repräsentativ genug, um die Auswirkungen der Technologie zu zeigen. Bei sehr großen wiederum muß man lange auf die ersten Resultate warten. Die Kunst besteht darin, Anwendungen zu finden, die die Möglichkeiten der neuen Technik im Vergleich zur alten aufzeigt, die man leicht in den Griff kriegt und mit denen man gleichzeitig wertvolle Erfahrungen für spätere Projekte sammeln kann.

Standards nicht als Machtinstrument mißbrauchen

Diese Erfahrungen sollten zu einer Liste von Standards und empfohlenen Praktiken führen. Ein Standard ist so etwas wie ein Ehegatte: Ein guter ist unschätzbar viel wert, während ein schlechter schlimmer zu ertragen ist, als wenn man gar keinen hätte.

Ganz auf Standards zu verzichten wäre sicher ein Fehler. Aber zu viele einzuführen, ebenfalls. Denn wenn sich die Technologie rasch ändert, kann es leicht passieren, daß ein heute beschlossener Standard in fünf Jahren zum Bremsklotz wird. Auch hier gilt es also, das richtige Maß zu finden, und das heißt in diesem Fall so wenige Standards wie möglich, so viele wie nötig. Man sollte dabei ähnlich vorgehen wie bei der Ausarbeitung von städtischen Zonenplänen, die zwar Empfehlungen geben und die Grenzen des Erlaubten setzen aber nicht in erster Linie als Kontroll- oder Machtinstrument dienen, sondern als Richtlinien für eine vernünftige Stadtentwicklung.

EDV-Profis sollten also der Versuchung widerstehen, Standards als Knüppel anzusehen, mit denen man die Benützer bändigen kann: "Du darfst nur den PC X, die Datenbank Y und das Tabellenkalkulationsprogramm Z brauchen." Solche Forderungen zu stellen, ist dumm. Personal Computer sind, wie schon ihr Name sagt, ein Stück weit etwas Persönliches - zumindest was ihre Anwendung betrifft. Solange die Mittarbeiter mit dem PC in ihrem Arbeitsbereich einen nützlichen Beitrag leisten , sollte man die gewähren lassen. Standards dienen lediglich als Leitplanken: "Wenn du dieses Programm brauchst, können wir dich zentral unterstützten, wenn du ein anderes vorziehst, ist das auch recht - nur mußt du dann selber schauen, wie du klar kommst." Auf diese Weise hat der Benützer die Freiheit (oder Qual) der Wahl, ohne daß dabei dem Chaos Tür und Tor geöffnet wären.

Schließlich muß man die Pläne, von denen wir ausgingen, immer wieder anschauen und festlegen, wohin das alles eigentlich führen soll, wie sich dieses elektronisch-organische Nervensystem der Firma entwickeln soll. Bei all diesen Überlegungen darf der Blick aufs Ganze nie verlorengehen - auch wenn man sich zwischendurch intensiv mit Details abgibt. Ein Architekt kann es sich ja auch nicht leisten, bei der Planung des Kellers oder der Garage den Rest des Hauses zu vergessen.

Kein Rattenschwanz von Einzelanwendungen

Ich möchte es nochmals deutlich betonen: Ein gutes Informationssystem ist nicht ein Rattenschwanz von EDV-Einzelanwendungen, sondern ein einziges, integriertes System, das nicht nur Hard- und Software, sondern auch die Mitarbeiter im Betrieb miteinbezieht, ein System, bei dem das Zusammenspiel der einzelnen Teile, ihre Rolle im Unternehmen und auch die zeitlichen Abläufe wohl definiert sind.

Erfolgreich werden in Zukunft jene Firmen und Organisationen sein, die dafür die Möglichkeiten der PC-Netze effizient auszunützen wissen. Von den EDV-Profis werden jene vorwärtskommen, die die Vorteile dieser Technologie in ihre Firma hineintragen, und zwar nicht als Obergurus oder Diktatoren, sondern auf eine Art und Weise, die den Benützern ein Optimum an Flexibilität gewährt und gleichzeitig dem Unternehmen als Ganzes gerecht wird.

Übersetzung und Bearbeitung von Felix Weber