Web 2.0 bietet Alternativen
Nach Meinung von Analysten der Gartner Group sind bis zu 80 Prozent der Abläufe in Unternehmen strukturiert und könnten größtenteils über elektronische Formulare abgewickelt werden – statt über E-Mail und Papier. Gerade Medienbrüche führen zu langen Verzögerungen und hohen Kosten. In Verbindung mit automatisierten Workflows lassen sich weitere Vereinfachungen erzielen. Die Mitarbeiter müssen lediglich noch benachrichtigt werden, wenn von ihnen Aktionen erwartet werden. Im Idealfall geschieht das über einen separaten Alarm-Manager oder Instant Messaging aus dem Workflow heraus und nicht über den allgemeinen Postkorb.
Auch das Steuern von normalen Vorgängen sollte eigentlich nicht per E-Mail-Ping-Pong erfolgen. IBM arbeitet an einem Vorgangs-Management-System ("Activity Explorer"), das mit der E-Mail kooperiert, aber den Postkorb entlastet (siehe: "Notes erhält Technik von Workplace"). Mitarbeiter sammeln gemeinsam alle Aktivitäten, die zu einem Vorgang gehören, in einem virtuellen Ordner. Das umfasst unter anderem Mails aus beliebigen Systemen, Intranet- oder Internet-Seiten, Chats oder Dokumente aus dem Dateisystem. Dazu können Aufträge vergeben und deren Erledigung verfolgt werden. Der Zugriff auch auf einzelne Aktivitäten in den Vorgängen kann von den Mitarbeitern selbst gesteuert werden. Und wenn der Verantwortliche für den Vorgang in Urlaub geht, kann er die Dokumente mit einem einzigen Klick genauso weitergeben wie einst den Papierordner. Das mühsame Zusammensuchen der notwendigen Informationen im Postkorb und anderen Datenquellen entfällt.
Auch Wikis helfen, den E-Mail-Verkehr zu begrenzen. Statt immer wieder abschnittsweise bearbeitete Dokumente hin- und herzusenden, können beispielsweise die Mitarbeiter eines Projekts die Dokumentation komfortabel in einem Wiki gemeinsam edieren und gegenseitig verbessern – ohne Postkörbe zu belasten (siehe "Wikis bündeln das Mitarbeiterwissen"). Ähnliches gilt für die Sammlung der gesamten Projektunterlagen in einem virtuellen Teamraum. Gibt es Veränderungen im Wiki oder Teamraum, kann man sich per Feed-Technologie informieren lassen.
Diese Möglichkeit, Informationen aus verschiedensten Quellen per RSS oder ATOM zu abonnieren, ist eine der wichtigsten Neuerungen des Web 2.0 (siehe: "Vom Web 2.0 zu Enterprise 2.0"). Da sich diese Feeds auf fast jede Art von Information ausweiten lassen, würde allein die Menge der dort auflaufenden Benachrichtigungen zum endgültigen Zusammenbruch des Mail-Systems führen. Hier macht sich ein separater Feed-Reader viel besser – aber er sollte im Kontext der E-Mail einsehbar sein, damit man immer einen Gesamtüberblick der aktuell wichtigen Information bekommen kann.