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"Zwischenspiel" mit Floppy-Disk-Computer EFAS 2200:Wenn das Lager "fällig" ist für die EDV

20.04.1979

KAISERSLAUTERN (CW) - Für rund 2800 Mark Monatsmiete hat sich die Firma Kopp & Krauss in Kaiserslautern zwei Floppy-Disc Computer zugelegt, obwohl sie für das gleiche Geld auch ein Magnetplattensystem mit wesentlich größerem organisatorischem Spielraum bekommen hätte. Auf mehr DV-Komfort wurde nicht ohne zwingenden Grund verzichtet: Ohne Störung des laufenden Geschäftsbetriebs ist der Baubedfs-Großhändler gegenwärtig nicht in der Lage, die innerbetriebliche Organisation so umzustellen, daß ein höherwertiges System sinnvoll genutzt werden kann. So entschied man sich für ein "Zwischenspiel" mit einer EFAS 2200 von Kienzle. Mit dieser Lösung ist es dem Anwender möglich eine tägliche Rohgewinnermittlung zu machen, auch ohne die Einzelartikel EDV-mäßig erfaßt zu haben.

Die Kopp & Krauss KG wurde 1924 als Holz- und Baustoffhandel gegründet und ist seither im Famillenbesitz geblieben. Das heutige Betätigungsfeld umfaßt den Groß- und Einzelhandel für Baustoffe. Sanitär- und Heizungsprodukte Fliesen, Marmor und Küchen. Dem Unternehmen ist eine eigene Fliesenverlegeabteilung angegliedert. In Kaiserslautern wird ein Baustoffmarkt betrieben und in Schoneberg-Kübelberg bei Homburg/Saar ein Baustofflager (Auslieferung und Verkauf) unterhalten. 1978 setzte die Firma rund 20 Millionen Mark um, was eine Steigerung von etwa 10 Prozent gegenüber 1977 bedeutete. Der Umsatz hat sich in rund zehn Jahren verdoppelt . Das Schwergewicht der Geschäftstätigkeit liegt im Großhandel (70 bis 80 Prozent des Gesamtvolumens). Kunden sind hier vorwiegend Einzelhändler und Handwerker (Installateure) Rund 60 Prozent des Umsatzes werden im Sanitär-/ Heizungsbereich gemacht. Die Baustoffe sind mit etwa 30 Prozent am Erfolg beteiligt und die Fliesenverlegung mit 10 Prozent. Das Verkaufsgebiet (Pfatz und Saarland) beackern sechs Reisende. Die Distribution erfolgt mit eigenen Lieferfahrzeugen. Das alteingesessene Unternehmen beschäftigt derzeit 95 Mitarbeiter (75 Angestellte und 20 Arbeiter).

Bis 1961 wurden alle kaufmännischen Vorgänge manuell abgewickelt. Dann schaffte man sich zunächst eine Buchungsmaschine an und stockte den mechanischen Maschinenpark mit der Zeit auf zwei Buchungsmaschinen und drei Fakturierautomaten auf. Diese "manuell-mechanische" Organisation war sehr personal- und zeitintensiv. Deshalb machte Kopp & Krauss 1976 den ersten Schritt in die automatische Datenverarbeitung. Man schaffte sich zwei Magnetkontencomputer EFAS 2000 von Kienzle an (die Buchungs- und Fakturierautomaten stammten vom gleichen Hersteller). Gegenüber dem vorherigen Organisationsstatus bedeutete das einen großen Fortschritt. Über die MKC's wurden die Finanzbuchhaltung, die Fakturierung und die Lohn- und Gehiltsabrechnung abgewickelt.

Mit steigenden Umsätzen und einem überproportional wachsenden Datenanfall reichte der organisatorische Spielraum der Magnetkontencomputer hinten und vorn nicht mehr. Es gab quantitative und qualitative Engpässe. Hans-Werner Schäfer, Leiter des Rechnungswesens, konnte mit seinem EDV-Maschinenpark die Forderungen der Geschäftsleitung nach mehr Datentransparenz nicht erfüllen. Man wollte vor allem eine tägliche Rohgewinnermittlung und bessere und schneller vorliegende Statistiken. Dabei erwies sich die schlechte maschinelle Sortierbarkeit von Magnetkonten als großer Hemmschuh. Obendrein wurde die zeitnahe Fakturierung aus Kapazitätsgründen immer schwieriger. Und das Rechnungswesen sollte auf die rationellere kontenlose Buchhaltung umgestellt werden. Das Mahnwesen konnte ebenfalls nicht befriedigen, da auf dem Magnetkontencomputer nur eine Saldomahnung, ohne Angabe der tatsächlich offenen Posten, programmiert war.

Zunächst stand nur fest, daß auf ein höherwertiges EDV-System umgestiegen werden sollte. Vom Datenumfang und der Auswertungsintensität her waren durchaus die Voraussetzungen für ein Magnetplattensystem gegeben. Um den organisatorischen Spielraum eines solchen Computers voll nutzen zu können, hätte Kopp & Krauss seine innerbetriebliche Organisation radikal umstellen müssen. Haupthindernis hierfür war das umfangreiche Warensortiment. Für 20 000 Artikel wären eine Artikelsystematik aufzubauen und die umfangreichen Stammdaten zu erfassen gewesen. Diese Arbeit hätte mehrere Mitarbeiter fast ein halbes Jahr beschäftigt. Außerdem befürchtete man Schwierigkeiten beim Übergang von der manuellen auf die automatische Lagerbewirtschaftung. Und ohne ein umfassendes Lagerbenwirtschaftssystem wäre der organisatorische Aufwand für ein Magnetplattensystem nicht zu rechtfertigen gewesen.

Die Geschäftsleitung war sich klar darüber, daß bei weiter steigenden Umsätzen der Lagerbereich irgendwann einmal für die EDV "fällig" ist. Doch vorerst wollte man diesen Sektor von der Computerisierung ausklammern. Deshalb entschloß sich das Unternehmen, zwei Floppy-Disk-Computer zu installieren, deren organisatorischer Spielraum ausreicht, um zumindest für einige Jahre die für eine ordnungsgemäße Abwicklung der laufenden Geschäftsvorfälle erforderliche Aktualität und Transparenz der Datenverarbeitung zu sichern. Obendrein bedeutete der Übergang vom Magnetkonto zur Diskette schon einen gewaltigen Fortschritt im DV-Komfort. Der organisatorische Spietraum der beiden Systeme reicht auch aus, um die tägliche Rohgewinnerrmittlung zu realisieren.

Kopp & Krauss ist ein alter Kienzle-Kunde. Die mit diesem Unternehmen gemachten guten Erfahrungen veranlaßten die Geschäftsleitung, auf die organisatorischen Ratschläge der Schwarzwälder Computerbauer zu hören und Floppy-Disk-Systeme dieses Herstellers zu installieren. Wegen des großen Datenanfalls mußten es gleich zwei Anlagen sein. Auf der einen werden Lohn und Gehalt und die Finanzbuchhaltung gefahren, auf der anderen die Fakturierung. Rein organisatorisch besteht keine strikte Arbeitsteilung. So wird auch manchmal auf beiden Systemen zugleich fakturiert.

Es wurde folgende Konfigurationen installiert:

- je eine Zentraleinheit EFAS 2200-2 a mit 24 KB für den Anwenderberich;

- je eine Konsole mit Zeilendisplay, Einzelformulareinzug

- je eine Floppy-Disk-Einheit mit zwei Laufwerken;

- je ein Matrixdrucker mit einer Leistung von 256 Zeichen in der Sekunde.

Jedes System kostet 52 000 Mark beziehungsweise 1400 Mark Monatsmiete, einschließlich Betriebssystem plus 400 Mark für den technischen Kundendienst. An Softwarekosten kamen hinzu (Kaufpreis keine Miete) 8000 Mark für die individuell geschriebene Fakturierung und 6500 Mark beziehungsweise 3700 Mark für die Standardpakete Finanzbuchhaltung und Lohn- und Gehaltsabrechung.

Die beiden EFAS 2200 wurden für folgendes Mengengerüst auslegt: 2500 Rechnungen monatlich, 90 Warengruppen, 8000 Kundenstammsätze, 800 Lieferanten- und 300 Sachkontestammsätze, etwa 6000 Buchungen monatlich. Die auf Magnetkonten vorhandenen Stammdaten vorhanden durch ein spezielles Konvertierprogramm von Kienzle 1/1 umgestellt werden . So gab es innerbetrieblich kaum Umstellungsprobleme. Die Systeme wurden im Februar dieses Jahres installiert und liefen gleich mit voller Kapazität.

Für die Fakturierug konnte keine Standardsoftware eingesetzt werden, da es das Problem zu lösen galt, wie man eine tägliche Rohgewinnermittlung bekommen kann, ohne daß sämtliche Artikel einzeln abgespeichert sind. Die Kienzle Datensysteme GmbH in Mannheim löste die Aufgabe zufriedenstellend mit einem in Assembler geschriebenen Programm, wobei auf dem alten Fakturierprogramm des MKC organisatorisch aufgebaut wurde. In einer Datei sind rund 90 Warengruppen gespeichert. Sie haben auf es einer Diskette Platz. Bei der Datenerfassung wird aus dem Lieferschein die Kennziffer der Warergruppe des betreffenden Artikels eingegeben. Da der Stammsatz jeder Warengruppe auch den Einkaufspreis enthält, läßt sich täglich der Rohgewinn nach Warengruppen, Verkäufern und Vertreten ermitteln. Das Programm erleichtert auch die Preiskalkulation. Es sind Kennziffern für zehn Kalkulationszuschläge gespeichert, wobei im Warengruppenstammsatz ein Grundzuschlag enthalten ist. Auch für den Kalkulationszuschlag steht auf den Lieferschein eine Kennziffer. Die Lieferscheine werden im übrigen manuell erstellt und in der zuständigen Abteilung mit den notwendigen Kenn- ziffern ergänzt.

Die Standardpakete für die Lohn- und Gehaltsabrechung und die Finanzbuchhaltung stammen ebenfalls von Kienzle. Eine Besonderheit des Fibu-Programms ist es, daß die Buchungssätze direkt beim jeweiligen Stammsatz gespeichert sind. Die Buchhaltung ist kontenlos. Das Mahnprogramm ermöglicht Mahnungen, bei denen die offenen Posten einzeln aufgeführt sind.

Wie das Beispiel Kopp & Krauss zeigt, sind absolute Preis, organisatorischer Spielraum und Kosten-/Nutzenrelation nicht die einzigen Kriterien, nach denen ein Computersystem ausgesucht werden sollte. Das gilt vor allem für kIeine und mittlere Unternehmen. Für aIIe potentiellen Anwender für die der direkte Schritt vom Magnetcomputer oder von der "manuell-mechanischen" Organisationen zu einem Magnetplattensystem zu große innerbetriebliche Probleme mit sich bringt, ist die Kaiserslauterner Lösung sicher kein schlechtes Vorbild. Bei einem wie Kopp & Krauss strukturierten Unternehmen mit relativ großem Datenanfall kann dies natürlich; nur ein Zwischenspiel sein. Wenn man die Floppy-Disk-Variante als Lernphase für ein höherwertiges System und für eine längerfristig terminierte grundsätzliche Umstellung der innerbetrieblichen Organisation nützt, so wird in der Regel die spätere Magnetplattensystem-DV effektiver sein als beim direkten Sprung ins "kalte Wasser".

- Service : Der Service ist weitgehend geregelt, bestimmte Gebiete, zum Beispiel der Raum Regensburg, aber auch andere Bereiche außerhalb der Großstädte, sind jedoch noch nicht zur vollen Zufriedenheit einbezogen. Hier würde ein dichteres Kundennetz begrüßt werden.

- Peripherie: Die Peripherie läßt noch zu wünschen übrig. Zwar sind von verschiedenen Herstellern anschließbare Geräte im Vertrieb, jedoch übersteigen zum Beispiel die Preise der angebotenen Drucker den Preis des Rechners um fast 1000 Mark. Man wird also die eigene Produktion der Firma Commodore abwarten.

- Schulverwaltung: Für viele Schulen kann ein Rechner nur dann angeschafft werden, wenn der Direktor davon überzeugt werden kann, daß die Schulverwaltung zum Teil oder vollständig vom Rechner übernommen wird. Hier war man sich im Kreise der Lehrer einig, daß mit der Schulverwaltung ein Mikrocomputer überfordert ist und so etwas erst gar nicht versucht werden soll.

Natürlich können einfache Programme zur Unterstützung der Schulverwaltung entwickelt werden, wie das Ausdrucken von Klassenlisten, das Berechnen von Schülernoten oder das Schreiben von Zeugnissen. Aber alle weitergehenden Programme, die sich mit Datei-Verwaltung beschäftigen, sind mit der Grundausstattung des Commodore 2001 nicht durchführbar.

Außerdem war man sich einig darüber, daß ein System, das für die Schulverwaltung eingesetzt wird, dem Unterricht entzogen wird.

- Software: Für den Bereich der Mikrocomputer, diese Aussage gilt also nicht nur für den Commodore, sondern auch für andere Systeme, gibt es zwar Software, jedoch für den Schulbereich sind kaum brauchbare Programme vorhanden. Die mitgelieferte Cassette von Commodore, die eine Einführung in die Programmiersprache Basic beinhaltet, ist für den schulischen Unterricht nicht verwendbar. Die meisten auf dem Markt vorhandenen Programme sind außerdem so konpliziert, daß sie in dem normalen Unterricht (Kollegstufe des Gymnasiums wurde hier ausgeschlossen) nicht zu benutzen sind.

Gerade in bezug auf die Schul-Software zeigte es sich, daß ein Treffen dieser Art notwendig war. Es wurde eine Kontaktstelle geschaffen (D. Achleitner Riesstraße 58, 8000 München 50, Telefon 089/1 49 18 20), die es übernommen hat, von Lehrern geschriebene Programme oder auf dem Markt angebotene Programme auf schulische Einsatzmöglichkeit zu testen und den Lehrern anzubieten. Auf diese Weise können Lehrer die von ihnen erstellten Programme an die Kontaktstelle schicken und dafür kostenlos Programme erhalten oder für einen bestimmten Betrag Programme von der Kontaktstelle kaufen.

Prof. Klaus Jamin unterrichtet an der Fachhochschule München