Schritt 2: Erstellen des Business-Case inklusive Maßnahmenkataolog
Vielleicht haben Sie bei Ihrer Bestandsaufnahme bereits entdeckt, dass Ihre Druckerlandschaft hochgradig heterogen ist. Denn über die Jahre wurden unterschiedlichste Drucker von verschiedenen Herstellern angeschafft, es existieren viele Einzelplatzdrucker und kein zentrales Druckmanagement.
Starten Sie jetzt mit der Erstellung Ihres Business-Case für die Einführung einer cloudbasierten, zentralen Drucklösung. Es könnte sich lohnen. Gemeinsam mit den von Ihnen in Schritt 1 identifizierten Abteilungen (z.B. dem Einkauf) sollten nun folgende Schritte unternommen werden:
- Erfassen des tatsächlichen Bedarfs an Druckleistungen
- Verringerung der Geräteanzahl absolut und (räumliche) Neuverteilung der Geräte – falls möglich - anhand des erfassten Bedarfes und administrativer Vorgaben
- Zusammenfassen verschiedener Geräteklassen durch Einsatz von Multifunktionsgeräten
- Ersatz verschiedener Lieferanten und Fabrikate durch einen einheitlichen Anbieter unter Einsatz eines bedarfsorientierten Rahmenvertrages und somit: Ablösung der unternehmensinternen Ersatzteil- und Verbrauchsmittelhaltung sowie verschiedener Garantie- / Servicedienstleister durch einen einheitlichen Partner mit bedarfsgesteuerter Verbrauchsmittellieferung und einheitlicher Garantie- und Serviceabwicklung, sowie einheitliche Nutzerinterface an allen Geräten.
Sofern Cloud Printing ein Thema sein sollte, einheitliches Authentifizierungssystem (wie sollen sich die Mitarbeiter am Drucker anmelden? Wie mit den Druckern verbinden? Reicht ein Pin oder könnte man die Anmeldung über eine Zugangskarte realisieren?)
(Foto: SAP)
