So bewahren Sie E-Mails richtig auf

Die Aufbewahrung und Archivierung von E-Mails ist Mittelständlern und kleineren Organisationen oft ein Ärgernis. Häufig mangelt es bereits am nötigen Wissen über eine gesetzeskonforme Umsetzung. Die Folge: Viele Unternehmen schieben das Thema auf die lange Bank - und handeln dabei grob fahrlässig. Längst regeln nämlich gesetzliche Bestimmungen, wie, wann und wo E-Mails revisionssicher abgelegt sein müssen.

Eines vorweg: Die Archivierung und Aufbewahrung von elektronischer Post ist kein IT-Beiwerk, sondern basiert auf klaren gesetzlichen Vorgaben, die für alle Unternehmensformen zwingend vorgeschrieben ist - also auch für kleine und mittlere Unternehmen, die sogenannten KMUs. Gerade hier hapert es oft an der Umsetzung: Entweder es existiert keine oder lediglich eine rudimentäre Archivierungsstrategie - oder aber das Konzept entspricht nicht den rechtlichen Anforderungen. Häufig fehlt es KMUs zudem an Einblicken über die Folgen bei Nichtbeachtung der gesetzlichen Vorschriften. Diese reichen von der Verschlechterung der Kreditwürdigkeit, über finanzielle Restriktionen bis hin zu Freiheitsstrafen.