Tipps 15 und 16
Tipp 15: Richtige Anhänge
Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.
Angekündigte Attachments aber zu vergessen, das sollte Ihnen nicht passieren. Und Datei-Umfänge von mehr als 1 MB gelten ebenfalls als Zumutung.
Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden
Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informations-Regelung einigen. Oder wenn ein Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat, sollte man ihn vorher nach der gewünschten persönlichen Adresse befragen.
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Nachrichten "sicherheitshalber" gleichzeitig per E-Mail, Fax und/oder Brief zu versenden ist einfach des Guten zuviel – es sei denn, man benötigt aus juristischen Gründen auch die aktengültige handschriftlich abgezeichnete Form. (www.inqa-buero.de/cm)
