Die größten Sünden bei E-Mails

Der tägliche Wahnsinn: E-Mails ohne Ende – und keiner blickt mehr durch.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Angestellter sucht verzweifelt eine Mail aus dem Januar zum Angebot eines Anbieters XY aus der Schweiz, bei dem die Konditionen geändert werden sollen. Unter diesem Betreff ist in seiner elektronischen Ablage aber nichts zu finden. Er ärgert sich, weil die Mail noch in seinem Posteingang schmoren müsste. Das Angebot müsste er doch von der Kollegin Müller erhalten haben …aber die war im Januar in Urlaub …dann war es ihr Vertreter Herr Schmidt … Er findet nichts unter Müller, nichts unter Schmidt, nichts unter Angebot Firma XY, Schweiz.

Da bleibt ihm nichts übrig, als alle Januar-Mails zu prüfen. Wenn er die richtige Mail gefunden hat, ist sie garantiert von Frau Meier, der Sekretärin von Frau Müller. Sie stammt vom 8. Februar und die Betreffzeile lautet "Polnisches Angebot aus dem Rennen". Im Text steht, dass er alternativ das Angebot der Schweizer Firma zur Kenntnis erhalte, weil die polnische Firma die Anforderungen nicht erfülle. Außerdem könne er den Vorschläge entnehmen, wie die Konditionen verändert werden sollen.

Die Mailkette umfasst acht E-Mails von Kollegen des Absenders mit widersprüchlichen Vorschlägen. Also schreibt unser Angestellter dem Absender eine barsche E-Mail und fragt, was denn nun der letzte Stand für die Konditionen dieses Angebots ist.
Willkommen im täglichen Wahnsinn, den wir uns gegenseitig in Form von E-Mails bereiten!

Kommunikation im geschäftlichen Zusammenhang dient dem Geschäftszweck. Sie hat zielgerichtet zu sein, soll die Performance verbessern und Probleme lösen. In Zahlen ausgedrückt stellt sich die Problematik wie folgt dar: In einem Unternehmen arbeiten 10.000 Mitarbeiter mit E-Mail. Jeder verliert täglich durch Wirrungen der E-Mail- Kommunikation fünf Minuten produktiver Arbeitszeit. Rechnen Sie mit: Das ergibt pro Jahr bei einem Kostensatz von 100 Euro pro Mitarbeiter und 200 Arbeitstagen die stolze Summe von zirka 16 Millionen Euro. Was läuft also schief?

Unternehmensberaterin Christiane Eckhardt, Principal bei Detecon International GmbH und Mitglied des European Womans Management Development Network, hat die schlimmsten E-Mail-Sünden zusammengestellt. Sie finden Sie auf den folgenden Seiten.