Steuerfreie Arbeitgeberleistungen

Geld sparen mit Ausgaben fürs Personal



Renate Oettinger war Diplom-Kauffrau Dr. rer. pol. und arbeitete als freiberufliche Autorin, Lektorin und Textchefin in München. Ihre Fachbereiche waren Wirtschaft, Recht und IT. Zu ihren Kunden zählten neben den IDG-Redaktionen CIO, Computerwoche, TecChannel und ChannelPartner auch Siemens, Daimler und HypoVereinsbank sowie die Verlage Campus, Springer und Wolters Kluwer. Am 29. Januar 2021 ist Renate Oettinger verstorben.
Um Mitarbeiter zu motivieren, muss es nicht immer eine Gehaltserhöhung sein. Oft könnte man ihnen das eine oder andere Extra gewähren. Welche Leistungen Unternehmer ihren Mitarbeitern steuerfrei oder pauschal versteuert gewähren können, wissen Alexander Littich und Mathias Paintner von ECOVIS.

Denn während eine Gehaltserhöhung sowohl für den Arbeitnehmer (AN) als auch für den Arbeitgeber (AG) eine höhere Steuerbelastung nach sich zieht, sind andere Arbeitgeberleistungen wie Warengutscheine oder Fortbildungsmaßnahmen innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei oder pauschal besteuerbar und sozialversicherungsfrei.

Es muss nicht immer eine Gehaltserhöhung sein: Manche Arbeitgeberleistungen sind innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei oder pauschal besteuerbar und sozialversicherungsfrei.
Es muss nicht immer eine Gehaltserhöhung sein: Manche Arbeitgeberleistungen sind innerhalb bestimmter Grenzen steuerfrei oder pauschal besteuerbar und sozialversicherungsfrei.
Foto: Gina Sanders - Fotolia.com

Ein paar Beispiele verdeutlichen die Einspareffekte.

Ausgangslage:

Bruttolohnhochrechnung für Juli bei voller Steuerpflicht
500 Euro mehr Nettolohn für diesen AN in einem Monat würde einem Bruttolohn von 2.930 Euro entsprechen. Der Arbeitgeber (AG) müsste neben dem zusätzlichen Bruttolohn von 930 Euro noch 179 Euro zusätzlichen Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung aufbringen.
Mehr Personalkosten AG: 1.109 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro

Pauschal versteuerter Laptop
Da der AN sich mit der Prämie einen Laptop kaufen wollte, übereignet der AG anstelle der Prämie dem AN einen Laptop im Wert von 500 Euro und besteuert dies pauschal mit 25 % (plus 5,5 % Solidaritätszuschlag).
Mehr Personalkosten AG: 632 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro

Steuerfreie Leistungen
Der AG wählt aus dem Katalog der steuerfreien Leistungen die Zuwendungen für den AN bis 500 Euro aus. Zum Beispiel gewährt der AG dem AN steuerfreie Gesundheitsleistungen.
Mehr Personalkosten AG: 500 Euro
Mehr netto AN: 500 Euro

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen (Auswahl)

Essenmarken, Restaurantschecks, Kantinenessen

Mahlzeiten vom Arbeitgeber sind nur mit den Sachbezugswerten von 3,00 Euro für Mittag- oder Abendessen bzw. 1,63 Euro für Frühstück, gemindert um Zuzahlungen des Arbeitnehmers, zu versteuern. Für Mahlzeiten in einer nicht vom Arbeitgeber selbst betriebenen Einrichtung (auch Gaststätte) kann der Arbeitgeber einen steuerfreien Zuschuss von bis zu 3,10 Euro für z. B. eine Essenmarke täglich gewähren, wenn der Arbeitnehmer den amtlichen Sachbezugswert hinzuzahlt oder versteuert. Nach der Rechtsprechung (Urteil des FG Düsseldorf vom 19.5.2010) funktioniert dies aber nicht, wenn die beteiligten Akzeptanzstellen mehrere Schecks pro Arbeitstag oder an den Wochenenden annehmen können und Missbräuche erfolgen.

Fahrtkosten für Reisekosten

Reisekosten bei beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit

Steuerfreie Erstattung durch Arbeitgeber bei vorübergehender beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit sind zeitlich unbegrenzt:

- Tatsächliche Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug)

- Eigenes Fahrzeug:

  • PKW pauschal 0,30 Euro je gefahrenen km (Motorrad 0,20 Euro je km) + außergewöhnliche Kosten z. B. für Unfall

  • Kilometersatz, ermittelt aus tatsächlichen Gesamtkosten über 12 Monate (Ausnahme: unangemessene Luxusklasse)

  • unbesteuerte Gestellung von Firmenwagen

Doppelte Haushaltsführung
Erste und letzte Fahrt wie Reisekosten

Dazwischen eine Familienheimfahrt pro Woche, für PKW 0,30 Euro je km einfache Entfernung (volle Erstattung nur bei Behinderten).

Fehlgeldentschädigungen

Wer mit Geld umgeht, also Angestellte an Kassen oder im Zähldienst, verursacht hin und wieder Fehlbeträge. Diese kann der Arbeitgeber pauschal bis 16 Euro pro Monat steuerfrei erstatten.

Firmenwagen

Die Überlassung eines Firmenwagens ist immer dann lohnsteuerfrei, wenn der Arbeitnehmer den Wagen nur für solche Fahrten nutzen darf (Überwachung eines Nutzungsverbotes in den Lohnunterlagen dokumentieren), für die Reisekosten anfallen. Hat der Arbeitnehmer eine Garage zum Abstellen des Firmenwagens angemietet und ersetzt der Arbeitgeber die monatlich anfallende Miete, ist dieser Ersatz steuerfrei, wenn das Abstellen des Firmenwagens in der Garage ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers erfolgt.

Fortbildung

Berufliche Fort- und Weiterbildungsleistungen sind immer dann steuerfrei, wenn die Maßnahmen im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. D. h.: Das Ziel der Weiterbildungsmaßnahme muss ganz klar lauten, die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen zu erhöhen. Eine Weiterbildungsmaßnahme als Belohnung ist dagegen nicht steuerfrei.

Freigrenze für Sachbezüge

Geschenke, genannt Sachbezüge, sind steuerfrei, wenn der Vorteil für den Arbeitnehmer höchstens 44 Euro pro Kalendermonat beträgt. Dabei handelt es sich um eine Freigrenze (nicht Freibetrag). D. h.: Wurde in einem Monat die Grenze von 44 Euro überschritten, sind die gesamten Bezüge der Lohnsteuer zu unterwerfen (nicht nur der Betrag, der über 44 Euro hinausgeht).

Eine Umgehung der Versteuerung ist in diesem Fall nur möglich, wenn der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet, also Beträge über 44 Euro selbst zahlt.

Nicht unter die Freigrenze fallen Rabatte, von denen der Rabattfreibetrag abzuziehen ist, pauschalbesteuerte Arbeitgeberleistungen sowie Sachbezüge, die nach amtlichen Sachbezugswerten (z. B. Mahlzeiten) oder gesetzlich festgelegten Durchschnittswerten (z. B. Pkw-Nutzung) zu besteuern sind.

Beispiele für die 44-Euro-Freigrenze:

  • Sachgeschenke aller Art sowie Belohnungsessen, die nicht bloße Aufmerksamkeiten sind

  • Mietvorteile bei der Überlassung einer Wohnung/Dienstwohnung. Dabei muss es sich jedoch um eine in sich geschlossene Einheit handeln und nicht um eine bloße Unterkunft

  • Warengutscheine/Benzingutscheine

Gesundheitsförderung
Freibetrag für Leistungen des Arbeitgebers bis zu 500 Euro jährlich je Arbeitnehmer:

Die Leistungen müssen zusätzlich (keine Barlohnumwandlung) zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Begünstigt sind auch Zuschüsse des Arbeitgebers an Arbeitnehmer, die diese für extern durchgeführte Maßnahmen aufwenden. Mitgliedsbeiträge an Sportvereine und Fitnessstudios werden von der Steuerbefreiung ausdrücklich nicht erfasst. Unter die Steuerbefreiung fällt aber, wenn durch den Arbeitgeber ein Zuschuss für Maßnahmen gewährt wird, die Sportvereine oder Fitnessstudios anbieten, die den fachlichen Anforderungen der Krankenkassen (§§ 20 und 20a SGB V) zur Prävention gerecht werden. Das sind folgende Handlungsfelder zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands sowie Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung:

  • Bewegungsprogramme/Reduzierung von Bewegungsmangel

  • Ernährung/Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung und Übergewicht

  • Stressbewältigung und Entspannung

  • Suchtmittelkonsum/Förderung des Nichtrauchens, Reduzierung des Alkoholkonsums Gutscheine

Auch für Gutscheine gilt die oben genannte 44-Euro-Freigrenze (siehe Freigrenze für Sachbezüge), wenn der Arbeitnehmer mit dem Gutschein eine Sachleistung erhält (siehe Warengutscheine).

Kindergartenbeiträge

Beiträge für Kindergärten und andere vergleichbare Einrichtungen, in denen nichtschulpflichtige Kinder tagsüber betreut und versorgt werden, können Arbeitgeber steuerfrei gewähren. Dies gilt sowohl für betriebliche als auch für außerbetriebliche Einrichtungen.

Kleidung

Müssen die Arbeitnehmer Berufskleidung tragen, können Arbeitgeber die Kosten dafür zum Teil oder in vollem Umfang steuerfrei erstatten. Entscheidend ist allerdings, dass es sich hierbei um typische Berufskleidung handelt, also um Arbeitsschutzbekleidung bzw. uniformähnliche Dienstkleidung, bei der das Firmenlogo dauerhaft angebracht ist.

(Rechtsstand Januar 2014)

Weitere Infos bei den Autoren:

Alexander Littich, LL.M.
ECOVIS L+C Rechtsanwaltsgesellschaft mbH

Mathias Paintner
ECOVIS BLB Steuerberatungsgesellschaft mbH
Podewilsstr. 3
84028 Landshut
Tel.: +49 871 96216-11
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