Online-Shops ohne eine Anbindung an ein ERP-System sind heute nicht mehr denkbar. Die prisma informatik GmbH hat jetzt in einer Checkliste zusammengestellt, welche zehn wesentlichen Anforderungen bei der Integration von Webshop und Warenwirtschaft gegeben sein müssen, damit die Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung reibungslos ablaufen. Zusatzvorteil für den Shop-Betreiber: Bei gutem Service und schneller Lieferung werden aus Einmal-Kunden im Shop überzeugte Stammkunden.
In folgenden zehn Punkten muss ein ERP-System den Online-Handel unterstützen:
1. Prozesse müssen nahtlos ineinander greifen.
Wichtig für reibungslose Abläufe sind eine professionelle Steuerung sowie eine abteilungsübergreifende und einheitliche Informationsbasis. Vertrieb, Lager, Logistik, Einkauf und Rechnungswesen arbeiten somit sehr effizient zusammen. Die Prozessschritte folgen ohne Zeitverlust aufeinander.
2. Nur ein System stellt die Daten bereit.
Das ERP-System ist das führende System für die Aktualisierung von Artikeldaten. Spezielle Katalogtexte, Preise und Fotos können hier gepflegt und für das jeweilige Frontend ausgewählt werden. Dies stellt eine saubere Abwicklung im Hintergrund sicher und vermeidet Fehler.
3. Die Bestellverarbeitung erfolgt weitestgehend automatisiert.
Soll die Abwicklung von Online-Bestellungen möglichst automatisiert ablaufen, lassen sich Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen den nachfolgenden Schritt ausführen. Etwa kann ein Versand angestoßen werden, wenn die Zahlung des Kunden eingetroffen ist. Auch eine integrierte Gutscheinverwaltung erleichtert den automatisierten Prozess. Immer dann, wenn manuelle Eingriffe oder ausdrückliche Freigaben erforderlich sind, zeigt das System diese an.
4. Das ERP-System hat Lager und Logistik im Griff.
Damit der Online-Shop mit schnellen Lieferzeiten punkten kann, ist eine permanente Bestands- und Verfügbarkeitsprüfung im ERP-System notwendig. Kommissionier- und Versandprozesse können automatisiert starten. Ein zusätzlicher wertvoller Kundenservice ist die Sendungsverfolgung. Diese setzt eine einfache Anbindung von Dienstleistern wie Paketversender und Spediteure voraus.
5. Das ERP-System unterstützt Einkauf und Disposition.
Die Abverkäufe im Shop reduzieren den Lagerbestand. Das ERP-System ermöglicht durch die Vernetzung der Abteilungen und die Automatisierung von Bestellvorschlägen eine termingerechte Disposition. Dabei werden auch die Kosten niedrig gehalten, denn das ERP-System verwaltet Rabatte, Lieferfristen, Alternativ-Artikel und sonstige Konditionen für die gelisteten Lieferanten.