Apps identifizieren Zeitfresser
10 Tipps fürs Zeitmanagement
6. Zeit erfassen: Um sein Zeitmanagement zu optimieren, sollte man genau wissen, mit welchen Aufgaben man wie viel Zeit verbringt. Das klingt komplizierter als es ist, denn für die Zeiterfassung gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Apps.
Nützliche Apps für iPhone, Android und PC
Hein empfiehlt die Folgenden:
Für iPhone-Nutzer
Für Android-Nutzer
Mit PC oder Mac
Wer mit einer dieser Anwendungen ein bis zwei Tage lang seine Aufgaben dokumentiert hat, wird Zeitfresser schnell erkennen und kann handeln. Die meisten Menschen sind überrascht, wenn sie erkennen, welche Aufgaben ihnen unnötig viel Zeit stehlen.
7. Nicht aufschieben: Das Prokrastinieren von anstehenden Aufgaben bringt niemanden voran, deshalb sollte man wichtige To-Dos nicht wochenlang vor sich herschieben oder eine Präsentation erst auf den letzten Drücker vorbereiten. Ein Trick zum Überwinden des inneren Schweinehundes ist es, sich nach der Erledigung einer schwierigen Aufgabe zu belohnen, zum Beispiel mit einer Kaffeepause, einem Spaziergang oder auch einer angenehmeren Aufgabe.
8. Batterien aufladen: Für viele mag es selbstverständlich klingen, doch gerade in anstrengenden Phasen muss man es sich immer wieder in Erinnerung rufen. Zu erfolgreichem Zeitmanagement trägt laut Hein auch bei, wenn man regelmäßig isst, Sport macht und ausreichend schläft. So achtet man auf sich und kann am Arbeitsplatz mit voller Energie durchstarten.
Nicht ablenken lassen
9. Ablenkungen ausschalten: Ob es nun die Kollegen, E-Mails, soziale Netzwerke, SMS oder das Handy sind - die Ablenkungen im Arbeitsalltag sind zahlreich. Wer seine Aufgaben mit einer der empfohlenen Zeit-Apps erfasst hat, kann vielleicht schon erste Zeitfresser wie das E-Mail-Programm identifizieren und handeln. So könnte man zum Beispiel E-Mails nur noch zu bestimmten Zeitpunkten abrufen, das Handy während der Arbeitszeit lautlos stellen oder Kopfhörer tragen, um störende Bürogeräusche auszublenden.
Um während anstrengender Aufgaben nicht unterbrochen zu werden, könnte man beispielsweise kurz vorher beim Chef vorbeigehen. Dann erzählt man, dass man jetzt gleich mit einer Sache beginnt, für die man volle Aufmerksamkeit benötigt und fragt, ob der Vorgesetzte vorher noch andere Dinge besprechen möchte. So kann man anschließend ungestört arbeiten.
10. Aufgaben delegieren: Ein häufiger Zeitfresser besteht auch darin, dass man zu wenige Aufgaben an Mitarbeiter delegiert und viel zu viel selbst erledigt. Man muss Aufgaben abgeben, um sich auf seine Prioritäten zu konzentrieren und freie Zeit für neue Aufgaben zu schaffen. Wer Aufgaben abgibt, sollte die Stärken und Schwächen seiner Mitarbeiter kennen. Überträgt man ihnen eine Aufgabe, sollten Erwartungen, Ziele und Abgabefristen klar definiert sein.
Wie beim eigenen Zeitmanagement, plant man auch hier einen Puffer für Unvorhergesehenes ein. Während der Erledigung der Aufgabe steht man dem Mitarbeiter für Fragen zur Verfügung, bei größeren Aufgaben bespricht man sich nach dem Erreichen von Zwischenschritten.
Letztendlich gelingt erfolgreiches Zeitmanagement dann, wenn man seine eigenen Verhaltensweisen kennt. Wer seine persönlichen Zeitfresser identifiziert hat, findet Wege, um sie zu überlisten. Viele Tools und Anwendungen helfen einem dabei. Es liegt an einem selbst, den richtigen Weg zu finden und ihn dann auch konsequent zu gehen.
Persönliche Zeitfresser erkennen
Rich Heins Ratschläge zum Zeitmanagement stammen aus den folgenden Quellen:
Journal Of Communication Study
Time-management tips from extremely busy people
Multitasking Makes People Feel Better, Even Though It's Not Efficient: Study
Washington Post
14 Time Management Tips