5 Punkte, die man bei der Integration von mobilen Lagerprozessen in ERP-Systemen beachten sollte

Handelsunternehmen sollten bei der Wahl eines Systemlieferanten für Lagerequipment einige Faktoren beachten. Neben zuverlässigen Hardware- sowie Softwareleistungen steht insbesondere eine klare Kostenstruktur im Mittelpunkt. Von der Autoteileindustrie über den Großhandel bis hin zur Ersatzteil- und Produktionslogistik können sich Unternehmen weder Fehler im Zeitmanagement noch Preis- sowie IT-Abhängigkeit erlauben. Bei der Wahl des Systemlieferanten und Logistikspezialisten gilt es, auf fünf Faktoren zu achten:

Faktor 1: Flexibilität

Im Lager setzen Unternehmen auf unterschiedliche Endgeräte, zum Beispiel für die Barcodeerfassung oder bei sprachunterstützten Systemen. Gerade der Trend zu "Bring your own device"-Lösungen sorgt für eine noch größere Vielfalt der Produkte. Hier entstehen zwei Probleme: Die Software muss möglichst flexibel mit jedem Endgerät interagieren können und das Design der Anwendung muss auf verschiedene Bildschirmgrößen sowie Touchscreens optimierbar sein.

Lösen lässt sich dies bei Barcodesystemen beispielsweise durch den Einsatz einer zusätzlichen Komponente, die durch einen Transportauftrag im SAP-System des Kunden in einem eigenen Namensraum installiert wird. Diese Komponente, das sogenannte Basismodul, stellt das Rahmen-Programm für die Prozesslogik, die Tabellen für die Administration, den kompletten Screendesigner und bereits vorentwickelte Templates zur Verfügung. Farbe, Touchscreen und Grafik sowie Schriftgrößen für mobile Geräte lassen sich in diesem Fall einfach direkt im SAP bearbeiten. Vorentwickelte Templates verringern die Programmierungsarbeit deutlich, da sie für viele gängige Endgeräte sowie Bildschirmgrößen bereits vorprogrammiert wurden. Verschiedene, bereits vorhandene Clients für die unterschiedlichen Betriebssysteme der mobilen Endgeräte oder eine Anzeige über den Browser vervollständigen die mobile Lösung.

Auch bei sprachunterstützten mobilen Prozessen, dem sogenannten "Pick by Voice", ist es anzuraten darauf zu achten, dass die komplette Prozesslogik im SAP abgebildet wird. Damit kann der Anwender selbstständig Prozessanpassungen vornehmen und bleibt unabhängig vom Systemanbieter.

Faktor 2: Performance

Möglichst stabile Verbindungen zwischen Device und dem SAP sollten Unternehmen bei der Wahl des Systemlieferanten ebenfalls berücksichtigen. Eine Begrenzung des Datenflusses auf geringe Mengen sorgt für durchgehende Stabilität bei der Übertragung. Auch bei schwacher Verbindung bleibt eine hohe Performance bei der Übermittlung der erfassten Daten bestehen. Verlässt der Mitarbeiter den Bereich mit Funkabdeckung und verliert so die Verbindung zum SAP, bietet sich ebenfalls eine Variante an, die alle Daten speichert und es dem Kommissionierer ermöglicht, seine Arbeit nach dem Reconnect im Lager fortzusetzen.

Im Idealfall steht auch ein Offline-Client zur Verfügung. Ist das SAP-System zum Beispiel wegen geplanter Wartungsarbeiten nicht erreichbar oder arbeitet der Mitarbeiter in einem Bereich ohne Funkabdeckung, können Daten auf dem Terminal zwischengespeichert und synchronisiert werden, sobald SAP wieder zur Verfügung steht. So kann im Lager überall und zu jeder Zeit gearbeitet werden.

Faktor 3: Datensicherheit

Da die Datenübertragung in der Regel online stattfindet, sollten Unternehmen die Datensicherheit bei der Wahl des Systems ganz genau analysieren. Gerade bei "BYOD"-Lösungen ist dies derzeit ein vieldiskutiertes Thema. Für größtmögliche Datensicherheit empfiehlt sich eine Kombination mehrerer Maßnahmen, um ein exzellentes Sicherheitskonzept aufzustellen.

Das Single-Sign-On-Verfahren von SAP authentifiziert, dass dem Nutzer der Zugriff von nur einem einzigen Arbeitsplatz beziehungsweise Endgerät aus gestattet wird und eine Verschlüsselung der Übertragungen via "secure network communication" von SAP stattfindet.Ergänzend zum Single-Sign-On-Verfahren sollte eine Geräte-Authentifizierung sicherstellen, dass Interaktionen ausschließlich mit den berechtigten Devices stattfinden.Um ein Abfangen des Datenstroms zu verhindern, empfiehlt sich, die Kommunikation zwischen den mobilen Devices und dem SAP des Kunden über eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung laufen zu lassen. Außerdem verringern Unternehmen mit möglichst wenigen Schnittstellen potenzielle "Datenlecks".Beim Einsatz von BYOD verringert eine strikte Trennung von geschäftlichen Anwendungen und Daten von privaten Programmen potenzielle Gefahrenquellen. Letztere verfügen zumeist über geringere Sicherheitsmechanismen.

Faktor 4: Kostenfallen

Ganz ohne den Support des Systemlieferanten kommen Unternehmen in der Regel nicht aus. Mit einem möglichst unabhängigen Produkt lassen sich jedoch viele Kosten im Nachgang vermeiden. Eine Bearbeitung der installierten Anwendungen in gängigen Programmiersprachen wie ABAP verhindert, dass für jede Modifizierung ein Systemexperte beauftragt werden muss. Eine weitere Möglichkeit zur Liberalisierung bieten die bei den Endgeräten bereits angesprochenen Screendesigner sowie vorgefertigten Templates.

Gerne nehmen Anbieter Unternehmen auch mit im Nachgang anfallenden Kosten dauerhaft in Rechnung. So wirkt ein Angebot vermeintlich günstiger. Kurzfristig gesehen rechnet sich dies dann, aber langfristig entsteht eine Kostenfalle.

Außerdem benötigt theoretisch jedes mobile Device eine eigene Terminal-Lizenz. Eine sehr kostspielige Angelegenheit. Vor allem, wenn davon auszugehen ist, dass viele Geräte nur als Ersatzprodukt bereitstehen, um Ausfallzeiten zu minimieren. Darum ist es anzuraten, die Terminal-Lizenz nicht für bestimmte Terminals, sondern pro SAP-Instanz zu erwerben. Das heißt, dass der Käufer bei der Nutzung von 25 Geräten auch nur exakt so viele Lizenzen benötigt. Fällt ein Device aus und ein Ersatzexemplar übernimmt die Arbeit, erhält das neue Produkt die Lizenz des ausgefallenen Gerätes. Bei der Wahl eines Systems sollte darauf geachtet werden, dass die Verwaltung der Lizenzen mit wenig Aufwand durch das Unternehmen selbst im SAP möglich ist. Durch diese einfache, aber oft nicht berücksichtigte Maßnahme fallen die laufenden Fixkosten deutlich geringer aus.

Auch stecken im angebotenen System oft unnötige, unzeitgemäße Module. So ist zum Beispiel der Einsatz einer Middleware bei mobilen Barcodelösungen nicht mehr notwendig. SAP und das mobile Endgerät kommunizieren mittlerweile direkt miteinander, sodass die Anschaffung und damit der ständige Support weiterer Hardware entfallen.

Faktor 5: Service und Support

Kommt es in der mobilen Anwendung doch einmal zu einer Störung, lautet eine wichtige Frage: Wie sieht es mit dem Serviceangebot des Anbieters aus? Gerade in Zeiten zunehmender Globalisierung der Unternehmen besteht enorme Wichtigkeit darin, dass der Anbieter der mobilen Lösung rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung steht - und das weltweit mit garantierten Reaktionszeiten. Jede Ausfallzeit verursacht schließlich wirtschaftlichen Schaden und muss schnellstmöglich behoben werden.

Seriöse Anbieter legen die anfallenden Kosten für die gewünschte Betreuung in der Regel bereitwillig im ersten Angebot offen. (rw)