Ablenkung durch Kollegen vorbeugen
6 Tipps für mehr Produktivität
Einen seiner ersten Artikel schrieb René Schmöl, Jahrgang 1982, mit 16 Jahren für die Tageszeitung Freies Wort. Es war ein Interview mit Hape Kerkeling. Dieser Erfolg motivierte ihn, weiterzumachen. Nach sieben Jahren im Lokaljournalismus und einer Ausbildung zum Verlagskaufmann folgte ein Volontariat bei der Verlagsgruppe Handelsblatt. Seit 2007 ist René Schmöl in unterschiedlichen Positionen für Foundry tätig. Momentan als Chef vom Dienst online für cio.de.
Dritter Tipp: Ablenkungen vermeiden
Ablenkungen zu vermeiden ist ein schon oft gehörter Produktivitätstipp, doch Womack hat zu diesem Thema zwei ganz konkrete Empfehlungen. Wer vermeiden möchte, dass ein Kollege oder der Vorgesetzte einen zu einem bestimmten Thema mit Fragen kontaktieren und so von der Arbeit ablenkt, sollte sie ganz gezielt acht bis fünf Minuten vor einem Termin aufsuchen.
So bleibt keine Zeit für lange Gespräche. Womack empfiehlt dann etwa folgenden Text: "Ich arbeite gerade an mehreren Themen und habe um 11 ein Meeting, deshalb versuche ich, alle Unterbrechungen zu vermeiden. Ich wollte vor dem Meeting fragen, ob sie eine Frage haben oder mir etwas sagen wollen, bevor ich ins Meeting gehe und mich dann mit meinen Aufgaben beschäftige?"
Große Aufgaben stückeln
Der Trick mit dem Gespräch kurz vor einem Termin lässt sich auch umgekehrt anwenden. Braucht man etwas von einem Kollegen und möchte Smalltalk vermeiden, ruft man einfach dann beim Kollegen an, wenn der in ein paar Minuten in einen Termin gehen muss.
Vierter Tipp: Aufgaben nach Verben organisieren
Womack empfiehlt, die täglichen Aufgaben nach Verben zu organisieren. Die Verben anrufen, aufsetzen, durchsehen, vorbereiten und einen Termin ansetzen stehen für Aufgaben, die sich in der Regel in 15 Minuten erledigen lassen. Verben wie planen, diskutieren, entwickeln und implementieren stehen für größere Projekte. Diese Aufgaben sollte man in kleinere Arbeitsschritte aufteilen. So kommt man leichter in die Gänge und fühlt sich nicht mehr so überwältigt von einer Aufgabe.
- Tipp 8
Nutzung von Videokonferenzen analysieren - Tipp 7
Alle Kosten einplanen und im Blick behalten - Tipp 6
Konsistenz über das Unternehmen hinweg beibehalten - Tipp 5
Den Anforderungen von Konferenzen gerecht werden - Tipp 4
Die Nutzung von Video so einfach wie möglich gestalten - Tipp 3
Video-Lösungen innerhalb des Unternehmens bewerben - Tipp 2
Herausfinden, wer von Videokonferenzen profitieren soll - Tipp 1
Die örtliche Verfügbarkeit von Videokonferenzen genau planen
Fünfter Tipp: Auf Extra-Zeit vorbereiten
Wer demnächst wieder auf einen verspäteten Flieger oder im Wartezimmer eines Arztes wartet, sollte nicht entnervt reagieren. Man sollte diese Zeit lieber als Extra-Zeit betrachten, in der sich Arbeit erledigen lässt. Womack rät, zu solchen Gelegenheiten Aufgaben mitzunehmen, damit man dann einen Anruf tätigen, eine E-Mail verschicken oder einen Vorschlag überarbeiten kann.
Sechster Tipp: Shortcuts beim Smartphone nutzen
Foto: Apple
Durch Tastaturkürzel lässt sich beim Tippen von E-Mails sehr viel Zeit sparen. Womack hat in seinem Smartphone viele Shortcuts abgelegt, mit denen er E-Mails beantwortet, die ihn häufiger erreichen. Wenn ihn jemand zum Beispiel nach Tipps fragt, wie man Microsoft Outlook effektiver nutzen könnte, muss er nur den Shortcut "OL" eintippen und seine Antwort erscheint. So spart er viel Zeit und muss Fragen nicht mehrfach beantworten oder erst im Gesendet-Ordner nach der passenden E-MailE-Mail suchen. Alles zu Mail auf CIO.de
- Wissen ist Macht
Ein Investment in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter erhöht nachweislich deren Lernbereitschaft, Engagement und Produktivität. Wenn Sie also merken, dass Ihr eigener Workload während der Sommermonate etwas abflacht, dann nutzen Sie die Gelegenheit und erkundigen Sie sich über Weiterbildungsmöglichkeiten, die Ihren Skills zuträglich sind. Wenn Sie keine Möglichkeit haben physisch an Kursen teilzunehmen, versuchen Sie es doch einmal mit E-Learning. - Frischluft-Office
Ist Ihr Büro im Sommer mehr Sauna als Office? Dann nichts wie raus - wenn Sie können! Der Vitamin-D-Schub wird sich nicht nur positiv auf Ihre Produktivität, sondern auch gleich noch auf ihre Laune auswirken. - Neue Ideen
Eigentlich ist die Sommerzeit ja Ferienzeit. Wenn Sie dennoch im Büro sitzen (müssen), können Sie das Sommerloch auch dazu nutzen, neue Ideen zu entwickeln oder Projekte anzugehen, die Sie bisher aus Zeitmangel außen vor lassen mussten. Auch vorarbeiten kann sich lohnen, denn die nächste Stress-Hochsaison kommt bestimmt. Dass sich die Entwicklung neuer Ideen positiv auf Ihre Karriere auswirken kann, ist ein nicht zu verachtender, positiver Nebeneffekt. - Flexibles Arbeiten
Der um sich greifende Urlaubswahn und das Mehr an Sonne sorgt auch dafür, dass Familienfeste, Hochzeiten und andere Feierlichkeiten im Sommer stattfinden. Wer flexible Arbeitszeiten nutzen kann, sollte das also tun - so können Sie Freizeit mit Familie und Freunden verbringen und trotzdem produktiv sein. - Sommer-Dresscode
Ein simples Mittel, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in Büros ohne Klimaanlage anzuheizen: ein Sommer-Dresscode. Auch Unternehmen, bei denen es sonst sehr förmlich zugeht, sollten sich in dieser Hinsicht auf Ihre Mitarbeiter zu bewegen. Denn mehr Komfort und Freiheit in den heißen Monaten heißt in der Regel auch mehr Produktivität.