Was man aufheben sollte

7 Mythen über E-Mail-Archivierung

26.01.2011
Von  und Alexander Bayer


Als General Manager EMEA ist Wieland Alge gesamtverantwortlich für die Geschäfte von Barracuda in der Region Europa, Naher Osten und Afrika. Durch seine langjährige Erfahrung in der Konzeption und Implementierung von internationalen Security-Projekten, verfügt Alge über weitreichende Kenntnisse im Anwenderbereich. Nach seiner Promotion zum Doktor der Naturwissenschaften war er als Lehrbeauftragter und wissenschaftlicher Mitarbeiter am Institut für Theoretische Physik der Universität Innsbruck tätig. Normal 0 21 false false false DE X-NONE X-NONE
Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.

Darf ein Unternehmen jede E-Mail archivieren? Was passiert mit privater Korrespondenzen? Sollte jede E-Mail verschlüsselt werden? Hier finden Sie die gröbsten Fehleinschätzungen bei der E-Mail-Archivierung.

Wieland Alge, General Manager EMEA, Barracuda Networks und Alexander Bayer, Rechtsanwalt, Kanzlei Wragge & Co

So Archivieren Sie richtig
So Archivieren Sie richtig
Foto: Andrey Kuzmin - Fotolia.com

Viele deutsche Unternehmen handhaben das Thema E-Mail-Archivierung nur sehr unzureichend und die wenigsten verfügen über eine rechtskonforme Lösung. Zahlreichen Vorschriften und teils intransparente Regeln sorgen zusätzlich für Missverständnisse und Fehler. Die ChannelPartner-Schwester-Publikation Computerwoche hat die verbreitetsten Mythen zur E-Mail-Archivierung zusammengetragen.

1. Jede Mail muss archiviert werden

Alle Unternehmen – Kleingewerbetreibende ausgenommen – müssen ihre komplette Geschäftskorrespondenz für sechs bis zehn Jahre ab Ende des Kalenderjahres aufbewahren. Daher ist es sinnvoll, die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens per E-Mail für zehn Jahre zu archivieren und danach ebenso zuverlässig zu löschen. Spam, Werbemittel und Newsletter sind von dieser Regelung aber nicht betroffen und können bedenkenlos gelöscht werden.

2. Jede Mail darf archiviert werden

Einige E-Mails können, andere müssen gespeichert werden. Es gibt aber auch Mails, die auf keinen Fall mitgespeichert werden dürfen: private E-Mails von Mitarbeitern. Unternehmen, in denen die private E-Mail-Nutzung der Mitarbeiter auch nur geduldet ist, verwandeln sich nach dem Gesetz zu einem Anbieter von Telekommunikationsdiensten. Folglich ist die Überwachung und Speicherung der E-Mail-Kommunikation grundsätzlich unzulässig, soweit keine explizite Einwilligung der Mitarbeiter vorliegt.

Mehr über die Pflichten zur E-Mail-Archivierung erfahren Sie auf dem dem Channel-Sales-Kongress "Security und Storage" am 17. Februar in München.

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