MÜNCHEN: Dokumentenmanagement-Funktionalität für alle beschreibt den Traum, den die Bochumer AIS GmbH jetzt mit ihrer neuen DMS-Software "Windream" (Windows Drive Enhanced Archive Management) realisieren will. Die Idee, ein DMS in Windows zu integrieren und über geringe Lizenzgebühren nicht nur kleinen und mittelständischen Unternehmen, sondern praktisch jedem PC-Anwender zugänglich zu machen, könnte nach Ansicht von Experten eine Revolution im DMS-Markt auslösen.Daß ein Dokumentenmanagement-System als Unterstützung bei der Bewältigung der ständig wachsenden Informationsflut kein Luxus, sondern eine echte Notwendigkeit ist, steht mittlerweile außer Frage. Während früher die DMS-Thematik in erster Linie als Herausforderung für Großunternehmen galt, müssen sich ihr heute zunehmend auch kleine und mittelständische Unternehmen stellen. Aufgrund der bisher nicht unerheblichen Einführungskosten standen viele Mittelstandsbetriebe der DMS-Thematik in der Vergangenheit eher zurückhaltend gegenüber. Allein die Software schlug mit schätzungsweise 2.500 Mark pro Arbeitsplatz zu Buche, dazu kamen Kosten für Hardware, Installation, Schulung et cetera. Das soll sich ändern.
Während viele Anbieter von DMS-Software noch damit beschäftigt sind, ihre komplexen und ursprünglich für Großunternehmen konzipierten Produkte langsam und schrittweise einem größer werdenden potentiellen Kundenkreis anzupassen, präsentiert die Bochumer AIS GmbH einen deutlich radikaleren Lösungsansatz. Das Unternehmen entwickelte ein spezielles Dateisystem, das es erlaubt DMS-Funktionalität auf vergleichsweise einfache und preiswerte Art und Weise in eine Windows-Betriebssystemumgebung zu integrieren.
Keep it simple
Microsoft hat mit der offenen Gestaltung des Windows-Betriebssystems optimale Voraussetzungen geschaffen, lautete die Grundüberlegung der AIS-Entwickler. Basierend auf dieser Vorleistung wurde ein DMS entwickelt, das sich auf unterster Ebene in das Betriebssystem integriert.
Realisiert wurde die Lösung mit Hilfe eines speziell entwickelten Dateisystemtreibers, der sich gegenüber Windows wie ein normales Dateisystem verhält, jedoch im Gegensatz dazu auf der DMS-Datenbank und dem jeweiligen Archivsystem aufsetzt. Analog zu ähnlichen Verfahren wie NFS (Network-File-System) wird diese neue Technik als Virtual File-System (VFS) bezeichnet. Mit VFS wird das DMS als zusätzliches Laufwerk unter einem frei definierbaren Laufwerksbuchstaben dargestellt. Alle Anwendungen unter Windows (selbst unter DOS) können so auf das zusätzliche virtuelle Laufwerk und damit auf das DMS zugreifen.
Der Vorteil: Alle von Windows oder den Anwendungsprogrammen unterstützten Funktionen arbeiten wie gewohnt. Beliebige Dokumente können beispielsweise über die bekannten Datei-Öffnen- und Datei-Speichern-Dialoge aufgerufen beziehungsweise abgelegt werden. Genauso gut ist es möglich, Dokumente als Kopie oder Verknüpfung auf die Windows-Oberfläche zu legen.
Der wirtschaftliche Nutzen des Konzepts für den Anwender liegt auf der Hand: Er kann praktisch ohne Schulung mit dem DMS-System arbeiten. So werden Einführungszeiten deutlich reduziert und Kosten gespart.
Shareware-Variante als Türöffner
Geld sparen kann der potentielle Kunde auch dann, wenn es um die Lizenzkosten geht. Mit einem Zielpreis von zirka 300 Mark pro Arbeitsplatz sollen die Kosten um den Faktor zehn unter denen traditioneller DMS liegen. Die Kosten werden laut AIS-Marketingreferent Alexander Kreis stückzahlmäßig gestaffelt sein. "Ab 100 Lizenzen wird der Preis bei etwa 250 Mark liegen." Im Gegensatz zu traditionellen Systemen, bei denen sich die gesamten Kosten der DMS-Einführung im Verhältnis 1:2 zwischen Software und Dienstleistung, sprich Installation, Beratung et cetera aufteilen, geht Kreis bei Windream von einem Verhältnis von 1:1 aus.
"Auf Basis dieser Kalkulation kann ein mittelständisches Unternehmen mit beispielsweise 100 Beschäftigten mit Projektkosten für die DMS-Einführung von etwa 50.000 Mark rechnen", so Kreis. Um kurzfristig eine hohe Verbreitung und Akzeptanz von Windream zu erreichen, haben sich die AIS-Verantwortlichen für eine unkonventionelle Vermarktungsstrategie entschieden. Die Einzelplatz-Basisversion von Windream soll ab Mai als Shareware über das Internet angeboten werden. Wer alle Funktionen nutzen möchte, kann sich registrieren lassen. Die Kosten dafür sollen deutlich unter 100 Mark liegen. "Mit Windream haben wir den postulierten Paradigmenwechsel im Dokumentenmanagement eingeleitet", wirbt AIS-Geschäftsführer Roger David.
Ulrich Kampffmeyer, bekannter deutscher DMS-Spezialist und -Vordenker, der den Paradigmenwechsel anläßlich der letztjährigen DMS-Fachmesse in Essen vehement einforderte, sieht im AIS-Konzept viele seiner Denkansätze umgesetzt. "Das Prinzip von Windream ist nach außen einfach und komfortabel und steht dort, wo man sich die Lösung der Probleme mit hierarchischen Dateimanagern wünscht - direkt ins Betriebssystem integriert. Auch, wenn bei Windream noch einige Mängel in der Umsetzung, besonders bei der Migration und Einbindung in größere Netzwerke, vorliegen, gehört es zu den innovativsten Neuvorstellungen der DMS-Branche auf der diesjährigen Cebit", urteilt Kampffmeyer.
Vertriebschancen auch für Neueinsteiger
Nach seiner Einschätzung wird die kostenfreie Bereitstellung der Einzelplatzversion im Internet manchen Mitkonkurrenten schlaflose Nächte bereiten. "Für AIS heißt es nun, in kürzester Zeit den Weltmarkt zu erobern und für die schnelle Verbreitung in 10.000er-Stückzahlen zu sorgen", so Kampffmeyer. Als kritisch kann sich seines Erachtens dabei die Vermarktung von Deutschland aus auswirken, da die USA noch immer als Entwicklerland Nummer eins gehandelt werden.
Zumindest was die Vermarktung in Deutschland betrifft, haben die AIS-Verantwortlichen bereits konkrete Vorstellungen. Im Rahmen einer als Partneroffensive 99 bezeichneten Roadshow möchten sie die Anzahl ihrer Vertriebspartner im indirekten Kanal von derzeit 10 auf 50 ausbauen (Informationen zur Roadshow sind unter www.windream.de zu finden). Auch Neueinsteiger haben nach Aussage von Kreis eine Chance. Voraussetzungen sind neben solidem Netzwerk-Know-how sehr gute Kenntnisse im Microsoft-Umfeld. Die notwendigen Produktkenntnisse sowohl technischer als auch vertrieblicher Art vermittelt AIS in Form einer kostenfreien Zertifizierung.
Daß DMS-Fachleute nach wie vor exzellente Geschäftsaussichten haben, ist für Kampffmeyer unbestritten. "Für die Beraterzunft bleibt genug zu tun. Denn wird die Einführung von DMS nicht genügend vorbereitet, kein Ordnungssystem verwendet und zukünftige Nutzungen nicht berücksichtigt, verschwinden die Dokumente noch schneller auf Nimmerwiedersehen als in der Papierablage." (sd)
Während traditionell DMS-Software wie ein Anwenderprogramm auf dem Betriebssystem aufsetzt, klinkt sich Windream in das Betriebssystem ein.
Partnersuche im Internet: AIS wirbt um Händler, die sich um den Mittelstand verdient machen wollen.