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06.10.2017 - 

Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeit richtig erfassen und berechnen

Arnd Westerdorf ist freier Journalist in Düsseldorf.
Wir zeigen, was Sie bei der Erfassung Ihrer Arbeitszeit beachten müssen, wie Sie diese richtig berechnen und wo Fallstricke lauern.
Bei der Arbeitszeiterfassung kommt es auf rechtliche Grundkenntnisse, klare Regelungen, Ehrlichkeit und eine hilfreiche wie unbestechliche Dokumentationstechnik an.
Bei der Arbeitszeiterfassung kommt es auf rechtliche Grundkenntnisse, klare Regelungen, Ehrlichkeit und eine hilfreiche wie unbestechliche Dokumentationstechnik an.
Foto: Andrey_Popov - shutterstock.com

Arbeit und Arbeitszeiten werden immer flexibler. Dabei verwischen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben stärker und wird eine gute wie korrekte Zeiterfassung immer wichtiger.

Die Gestaltung der Arbeitszeit hat großen Einfluss auf Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheit bei der Arbeit. Sie greift tief in das soziale Leben der Beschäftigten ein, bestimmt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf, entscheidet mit darüber, ob Freizeit sinnvoll genutzt werden kann oder nicht“, erklärt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) die sinnvolle Einteilung der Arbeitszeiten.

In diesem Kontext verweist die Dortmunder Bundesbehörde auf die unmenschlichen Arbeitsbedingungen zu Zeiten der industriellen Revolution, aber auch auf das bestehende Karoshi-Phänomen in Japan, den Tod durch Überarbeiten. Jüngste Fälle wie der mutmaßliche Erschöpfungs-Tod eines deutschen Investmentbanking-Praktikanten in London oder der traurige Trend zu zeitlich und gesundheitlich aus dem Ruder laufenden IT-Projekten sind mahnende Beispiele.

Welche Arbeitszeitmodelle es gibt

Auf der anderen Seite müsse die Arbeitszeitgestaltung selbstverständlich auch und insbesondere den betrieblichen Erfordernissen der Unternehmen gerecht werden wie etwa optimale Maschinenlaufzeiten, Termintreue, Kundenservice und Qualitätssicherung, so die BAuA. Diese Vorgehensweise diene allen Interessen und sei eine Quadratur des Kreises, die „sich in der Praxis als zwar nicht ganz einfaches, aber dennoch lösbares Problem darstellt“.

Die Bundesbehörde spricht hier die immer populärer werdenden flexiblen Arbeitszeitmodelle an. So gibt es unzählige, auf die jeweilige Situation von Unternehmen und Arbeitnehmern zugeschnittene Lösungen wie Gleitzeit, Funktionszeit, Wahlarbeitszeit, Vertrauensarbeitszeit, Jahresarbeitszeit, Job-Sharing, Telearbeit und weitere Varianten mit Bereitschaftsdiensten.

Wie diese Konzepte zu handhaben sind und welche öffentlichen Institutionen wie auch privaten Beratungsstellen weiterhelfen, zeigt auch die PDF-Broschüre „Flexible Arbeitszeitmodelle“ des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (Kofa). Diese Institution für den Mittelstand wird vom Institut der Deutschen Wirtschaft (IW Köln) betrieben und vom Bundeswirtschaftsministeriums (BMWi) gefördert.

Ausnahmen bilden leitende Angestellte. So unterliegen beispielsweise angestellte Geschäftsführer mit Prokura nicht dem Arbeitszeitgesetz. Trotz bestehender Fürsorgepflicht des Unternehmens und staatlicher Aufsicht können diese so viel arbeiten, wie sie wollen und das auch ohne die sonst übliche Dokumentation.

Lesetipp: So finden Sie das richtige Arbeitszeitmodell

Gesetzliche Dokumentationspflichten

Als Basis für die Arbeitszeitmodelle dient das besagte Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das die Grenzen für die Länge der Arbeitszeit reguliert. Es begrenzt die erlaubten Arbeitszeiten pro Tag, Woche, Monat und Jahr und regelt den Ausgleich beim Überschreiten. Wie der aktuelle Arbeitszeitreport der BAuA zeigt, liegen die Arbeitszeiten von Vollbeschäftigten regelmäßig über den vertraglichen Regelungen der Tarifpartner. Dagegen würde gerne ein Drittel der befragten Teilzeitbeschäftigten mehr arbeiten.

Unabhängig davon ist auf eine sauber dokumentierte Arbeitszeit zu achten. Auch dieses ist teilweise vom Gesetzgeber geregelt. Seit mehr als zwei Jahren sind Arbeitgeber zum Beispiel im Rahmen des Mindestlohngesetzes (Milog) verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen. Auch für Mini-Jobber, also geringfügig Beschäftigte, gilt die Dokumentationspflicht.

Arbeitszeit korrekt berechnen

Es kommt immer wieder zu Fragen, wie sich aus einer vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit die monatliche oder tägliche Arbeitszeit errechnen lässt, die ein Arbeitnehmer leisten soll. Zum Errechnen der täglichen Arbeitszeit kann die Anzahl der Arbeitstage pro Woche wie einer Fünf- oder Sechs-Tage-Woche mit dem wöchentlich vereinbarten Zeitrahmen in einer einfachen Formel verglichen werden: Die Division der ersten mit der zweiten Information ergibt zum Beispiel bei 40 Arbeitstagen über dem und fünf Tagen unterm Strich acht Stunden pro Tag.

Schwieriger wird es beim Ermitteln der monatlich zu erbringenden Arbeitszeit. Hierfür ist der so genannte Wochenfaktor nötig, der sich über diesen Näherungswert berechnen lässt: Aus dem Teilen der Wochen (überm Strich) und Monaten (unterm Strich) resultiert zum Beispiel bei 52 Wochen und zwölf Wochen ein Wert von 4,333 Wochen im Monat. Experten berechnen beim exakten Wochenwert auch die Schaltjahre im Zeitrahmen von 400 Jahren, so dass bei diesem Dividieren ein Wert von 4,348 herauskommt, der auf 4,35 aufgerundet wird. Diese Größe findet sich sowohl in verschiedenen Tarifverträgen als auch in der Lohnsteuerrichtlinie wieder.

Auf dieser Basis ist lediglich die wöchentliche Arbeitszeit mit dem Wochenfaktor zu multiplizieren, so dass sich bei einer 40-Stunden-Woche 174 Arbeitsstunden im Monat ergeben (müssen). Eine solche Formel ermöglicht auch das Berechnen der Arbeitstage, die bei fünf geleisteten Tagen in der Woche - mal dem Faktor 4,35 – genau 21,75 Tage pro Monat vorgibt.

Die richtigen Tools nutzen

Die obigen Rechnungsbeispiele stammen vom Internet-Blog der Online-Plattform shiftjuggler.com. Weitere Lösungen bieten Softwaresysteme wie Clockodo, Time&Bill, Timr, Timesheet Cloud oder TimeTac. Schließlich stellt eigentlich jeder Arbeitgeber im beiderseitigen Interesse technische Hilfsmittel bereit, mit denen die Arbeitszeiten registriert werden. Das Spektrum reicht insgesamt von der klassischen Stempeluhr über die webbasierte Zeiterfassung per Desktop-PC und mobilen Computern bis hin zu speziellen Tool-Anwendungen über die Cloud.

Die Nachweise der geleisteten Arbeitszeit müssen Arbeitgeber mindestens zwei Jahre aufbewahren und im Streitfall einem Betriebs- oder Personalrat jederzeit den Einblick in die Unterlagen gewähren. Falls Arbeitgeber diese partout nicht vorlegen wollen, können die Arbeitnehmervertreter dagegen rechtlich vorgehen. Uneinsichtige Arbeitgeber können dann sogar mit einer Strafzahlung vom Gericht belangt werden.

Arbeitszeitbetrug

Es hat aber auch schon Fälle gegeben, in denen Arbeitnehmern ein konkreter Arbeitszeitbetrug nachgewiesen und außerordentlich gekündigt wurde. Ein solcher Verdacht betraf ausgerechnet einen Betriebsrat und seine im gleichen Unternehmen beschäftigte Ehefrau, die wohl private Autofahrten dienstlich registriert haben. Das Erledigen privater Wocheneinkäufe in Verbindung mit vorgeblichen Einkäufen für ein Büro oder eine Abteilung kann genauso eine beliebte Masche sein wie das private Internetsurfen oder Chatten.

Aber auch das bewusste Unterlassen der Zeiterfassung oder eine sonstige Manipulation des Zeiterfassungsverfahrens kann grundsätzlich disziplinarische und arbeitsrechtliche Maßnahmen zur Folge haben. Im Fall eines unerlaubten Ausnutzens eines Gleitzeit-Systems erklärten die Richter des Bundesarbeitsgerichtes den sofortigen Rauswurf einer Unternehmensmitarbeiterin für rechtens. Im Zusammenhang mit der in diesem Fall schwer zu kontrollierenden Arbeitszeit monierten die Richter den mit der Pflichtverletzung verbundenen schweren Vertrauensbruch durch die entlassene Mitarbeiterin.

Vor diesem Hintergrund kommt es also gleichermaßen für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung auf rechtliche Grundkenntnisse, klare Regelungen, Ehrlichkeit und eine hilfreiche wie unbestechliche Dokumentationstechnik an.