Kosten für Digitalisierung und Anschaffung von Speichermedien
Darüber hinaus sind einmalige Aufwendungen für die Einlagerung aller bereits vorhandenen Unterlagen rückstellungsfähig, die am Bilanzstichtag noch nicht archiviert sind. Dazu gehören etwa die Kosten für die Digitalisierung der Dokumente oder die Anschaffung von Speichermedien. Auch die Kosten für eine Datensicherung durch einen externen Dienstleister können einbezogen werden. Achtung: Einmalige Aufwendungen dürfen nicht mit dem mathematischen Faktor 5,5 multipliziert werden. Andere Kosten hingegen lehnt der Fiskus ab: Nicht rückstellungsfähig sind anteilige Finanzierungskosten für die Archivierung oder Entsorgungsaufwendungen.
DHPG-Experte Rohler stellt fest: "In der Regel führt die jetzt vom Bundesfinanzhof bestätigte Berechnungsmethode zu richtigen Ergebnissen. Komplizierte Einzelberechnungen bleiben den Steuerpflichtigen meist erspart. Wer mehr ansetzen möchte, muss genauer rechnen, die Kosten für jeden aufzubewahrenden Jahrgang ermitteln und dann mit der Anzahl der Jahre bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vervielfältigen. Dies kann bei Neugründungen mit umfangreichen Archivbeständen sinnvoll sein." Zu einer höheren Rückstellung gelangt man auch, wenn sich bei einer Betriebsprüfung herausstellt, dass umfangreiche Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen, weil es Streit mit dem Betriebsprüfer gibt. Für die hierdurch verursachten Kosten kann eine gesonderte Rückstellung gebildet werden.
Achtung:
Die Finanzverwaltung spart sich die Abgrenzung von Unterlagen mit sechsjähriger und mit zehnjähriger Archivierungsfrist, verlangt aber bei freiwillig längerer Archivierung einen Abschlag von 20 Prozent der Gesamtkosten. "Ist eine längere Aufbewahrung vorgesehen, sollten die Steuerpflichtigen im Vorhinein prüfen, welche Berechnungsmethode für sie günstiger ist", empfiehlt DHPG-Wirtschaftsprüfer Rohler. Bei separater Ermittlung der Kosten für Unterlagen mit sechsjähriger Archivierungsfrist beträgt der Multiplikator 3,5.