Alle Aufbewahrungsfristen im Blick
Für Geschäftsunterlagen sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten. Sie beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Bei Verträgen setzt die Frist nach Vertragsende ein.
- Sechs Jahre:
Handels- als auch steuerrechtlich ist ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz mindestens sechs Jahre zu archivieren. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Beispiele: Geschäfts- und Handelsbriefe inkl. Fax und E-Mail, Dauerauftragsunterlagen, Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrunterlagen.
- Zehn Jahre:
Die meisten Geschäftsunterlagen sind handels- wie steuerrechtlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen nicht nur alle dem Finanzamt einzureichenden Unterlagen, sondern auch Anlagen und Unterlagen, die zum Verständnis notwendig sind. Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Lieferscheine, Kostenkalkulationen, Abkürzungsverzeichnisse.
- Andere Fristen:
Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist zum Sachverhalt weiter, verlängern sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit. Beispiele: Begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldliche Ermittlungen. Darüber hinaus werden bei privatrechtlichen Verträgen manchmal Aufbewahrungsfristen vereinbart, die von den gesetzlichen Fristen abweichen. Beispiele: Baupläne, Konstruktionszeichnungen. (oe)
Quelle: DHPG Dr. Harzem& Partner KG, www.dhpg.de