Viele Fachhändler beziehen Produkte und Dienstleistungen von ausländischen Lieferanten. Für sie gilt zu prüfen: Ist die Rechnung korrekt? Gerade Kostenaufstellungen von EU-Geschäftspartnern erfordern ein erhöhtes Augenmerk, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden und den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden.
Seit 1. Juli 2010 gelten erweiterte Melde- und Deklarationspflichten für innergemeinschaftliche Dienstleistungen, die strengere Rechnungskriterien mit sich bringen. Noch sind nicht alle EU-Unternehmen mit den Neuerungen vertraut. Konsequenz: In der Übergangsphase sind viele Rechnungen im Umlauf, die vom Fiskus nicht anerkannt werden. Der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC) empfiehlt Unternehmen, nun Rechnungen aus dem Ausland besonders gründlich zu prüfen.
Grundsätzlich sollte der Rechnungsempfänger als Erstes klären, ob er die Umsatzsteuer einzubehalten oder abzuführen hat. Bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen ist jetzt überwiegend nicht mehr das Ursprungs-, sondern das Bestimmungsland maßgeblich. Das bedeutet: Bei Leistungen, die bisher im Ausland steuerbar waren, muss die Umsatzsteuer gegebenenfalls ab 2010 vom deutschen Unternehmen einbehalten werden. Prozesse und Abläufe im Finanz- und Rechnungswesen der inländischen Firma sind dahingehend zu überprüfen und gegebenenfalls an die neuen Vorschriften anzupassen.
Darüber hinaus haben bereits kleine formelle Fehler weitreichende Folgen. Stimmen nicht alle Rechnungsmerkmale, verwehren die Finanzbehörden den Vorsteuerabzug ganz oder teilweise. Die Rechnungsempfänger, also die inländischen Unternehmen, müssen dann beim ausländischen Lieferanten oder Dienstleister eine berichtigte Rechnung anfordern. Dies erweist sich über Ländergrenzen hinweg in der Regel als weit schwieriger als im Inland. Oft nehmen die Abstimmung und Korrektur viel Zeit in Anspruch. Gerade bei Einzelgeschäften reagieren die Rechnungssteller nicht immer prompt, vor allem wenn sie ihr Geld bereits erhalten haben, und lassen sich in der Sache recht viel Zeit. In jedem Fall entsteht ein erheblicher administrativer Mehraufwand.