Vor etwa zehn Jahren entschied sich die Bürofa GmbH, die Entwicklungswerkzeuge von Magic Software bei der Erstellung der eigenen Anwendungen einzusetzen. Damit konnte das Systemhaus sein selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem auf den neuesten Stand der Technik bringen. Die Magic-Software "E-Developer" ist nämlich ein 4GL-Werkzeug, mit dem man nicht mehr den Quellcode mühsam Zeile für Zeile eingeben muss. Vielmehr erlaubt es, auch komplexe Anwendungen mit "point and click" zu entwickeln - so heißt es zumindest in der Firmenbroschüre.
Bürofa verpasste jedenfalls mit Magic der eigenen Warenwirtschaftslösung "Max" ein moderneres Outfit. So verfügt zum Beispiel die jetzige Version über eine Browser-Oberfläche. Gleichzeitig erweiterten die Bürofa-Entwickler ihre Software um zusätzliche Module, etwa zum Aufbau von Online-Shops für Endkonsumenten und gewerbliche Kunden. Auch elektronische Marktplätze und Beschaffungssysteme lassen sich mit Max realisieren.
Elektronische Bestellung von Druckerpapier
Eine derartige E-Procurement-Lösung hatte nun die Berliner TLG Treuhand Liegenschaftsgesellschaft mbH im Sinn. Dieses öffentliche Unternehmen verwaltet rund 18.000 bundeseigene Immobilien in den Neuen Bundesländern. Zu den Aufgaben der TLG zählen Vermietung, Sanierung, Bewertung und gegebenenfalls der Verkauf von Häusern und Wohnungen.
Mehr als 1.600 Mitarbeiter sind in den fünf Neuen Ländern sowie in 32 weiteren Beteiligungsgesellschaften damit beschäftigt. Zusätzlich bieten sie ihre Dienste auch privaten Auftraggebern an. Um Kosten bei der Bestellung von Verbrauchsmaterialien zu sparen, beauftragte TLG die Unternehmensberatung Brainnet, den Markt auf geeignete Lösungen zu untersuchen. Es kamen schließlich acht Anbieter in die engere Auswahl, darunter auch SAP. Von diesen Firmen gelangten vier in die engere Wahl. Sie durften ihre Lösung in der Berliner Zentrale der Treuhand vorstellen. Als Sieger dieser Ausschreibung ging Bürofa hervor.
"Unsere Lösung wies einfach das beste Preis-Leistungs-Verhältnis von allen auf", erinnert sich Thomas Wehrle, der für das Projekt bei der TLG verantwortliche Bürofa-Mitarbeiter. "Die E-Procurement-Software Max ist leicht an Kundenwünsche anpassbar."
Nach einem drei Monate währenden Verhandlungsmarathon vergab schließlich die Treuhand im Oktober des Vorjahres den Auftrag an die Bürofa GmbH, die sich sogleich an die Arbeit machte. Die Einführung des elektronischen Beschaffungssystems für Büroartikel und IT-Zubehör dauerte dann auch nur noch drei Monate, sodass der Kunde bereits Anfang dieses Jahres eine erste Testversion der Software abnehmen konnte.
Dabei hielt sich der Arbeitseinsatz der Bürofa-Fachleute stark in Grenzen. Für die Portierung des Systems benötigte der Dienstleister lediglich fünf Manntage vor Ort beim Kunden, die Installation der fertigen Software erforderte gerade mal zwei zusätzliche Manntage. Zusammen mit den vorbereitenden Tätigkeiten kostete die Anpassung den Kunden runde 20.000 Euro. Hinzu kamen noch Kosten für die Schulung der Anwender und Systembetreuer sowie die Lizenzgebühren für Max in Höhe von 50.000 Euro.
Natürlich gab es im Laufe des Projektes diverse Widerstände zu überwinden. "Die Treuhand ist nun mal ein öffentliches Unternehmen, da dauert alles ein bisschen länger", so Wehrle. So kam es zu diversen Abstimmungsproblemen beim Kunden aufgrund der ungeklärten Zuständigkeiten.
Alles vom Webbrowser aus erledigen
"Die größte Herausforderung des TLG-Projekts bestand in der möglichst raschen elektronischen Anbindung von Bürofachhändlern an unser System bei der TLG", gibt der Projektleiter zu Protokoll. Nun können die Verantwortlichen der Treuhand seit April dieses Jahres ihre Büroartikel bei 16 unterschiedlichen Fachhändlern deutschlandweit elektronisch bestellen.
Das Ganze erfolgt von einer Maske im Webbrowser aus, und die Bestellung wird dem Händler als EDI-Fact-Dokument oder als Datei im XML-Format beziehungsweise als E-Mail zugestellt. Abhängig ist dieses Prozedere von den Voraussetzungen, die der Fachhändler mitbringt.
Für den Einkäufer bei der Treuhand gestaltet sich der Bestellvorgang absolut transparent, er muss sich nicht um das Ausgabeformat kümmern, sondern klickt einfach nur das gewünschte Produkt an, und alles weitere erledigt das System selbst. Es erzeugt eine Bestellung, die an die technischen Anlagen des Empfängers angepasst ist und im "richtigen" Format an den Lieferanten weitergeleitet wird.
Auch das komplette Genehmigungsverfahren beim Besteller läuft komplett am Webbrowser ab. Der zuständige Sachbearbeiter legt in seiner Maske die Kostenstelle fest, dort wird auch die Summe für die bestellten Waren anschließend abgebucht.
In dieser Hinsicht ist das E-Procurement-System von Bürofa flexibel. So kann etwa der Systemadministrator die Budgets der einzelnen Kostenstellen relativ rasch verändern. Dieses Merkmal der Software war übrigens der ausschlaggebende Grund, warum sich die Treuhand ausgerechnet für das System Max entschied. "Mit Magic lässt sich individualisierbare Software eben auf einfache Weise erstellen", so die Aussage von Bürofa.
Und auch für die Treuhand scheint sich die Einführung einer elektronischen Bestellplattform gelohnt zu haben: "Der Kunde konnte seine Prozesskosten bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien um mehr als die Hälfte senken", gibt Wehrle zu Protokoll. Serviceverträge des Dienstleisters mit der Immobilienverwaltung laufen noch zwei Jahre, und aufgrund der schnellen und fast reibungslosen Implementierung stehen weitere Aufträge in Aussicht. So sollen künftig die Treuhand-Mitarbeiter nicht nur Büromaterialien und IT-Zubehör elektronisch bestellen können, sondern auch Badezimmer-Armaturen, Fliesen und sonstige Baumaterialien.
www.buerofa.de
www.magicsoftware.de
www.tlg.de
www.brainnet.de
ComputerPartner-Meinung:
Dem Projektbericht zufolge lohnt es sich für ISVs (Independent Software Vendors), die Entwicklungsumgebung von Magic genauer unter die Lupe zu nehmen. Offenbar lassen sich damit relativ rasch und unkompliziert Spezialanwendungen für Unternehmen entwerfen. Auch die Anpassungsfähigkeit der mit Magic entwickelten Software ist bemerkenswert. (rw)
Solution Snapshot
Kunde: TLG Treuhand Liegenschaftsgesellschaft mbH
Holzmarktstraße 15
10179 Berlin
www.tlg.de
Ansprechpartnerin: Elke Schicktanz, Leiterin Unternehmenskommunikation,
Pressesprecherin
Tel.: 030/24 70-60 74/-71 80
Fax: 030/24 70-60 85
E-Mail: TLGPresse@tlg.de
Problemstellung: hohe Kosten bei der Beschaffung von Verbrauchsmaterialien
Lösung: E-Procurement-System "Max" von Bürofa, entwickelt mit "Magic E-Developer"; eingesetztes Betriebssystem: Windows 2000 Server
Dienstleister: Bürofa GmbH
Am Flugplatz 5
78579 Neuhausen ob Eck
www.buerofa.de
Ansprechpartner: Thomas Wehrle, Projektleiter
Tel: 0 74 67/94 4-0
Fax: 0 74 67/94 4-500
E-Mail: wehrle@buerofa.de
Kontaktaufnahme: über die Unternehmensberatungsgesellschaft Brainnet (www.brainnet.de) Verhandlungsdauer: drei Monate
größte Herausforderung: namhafte, im Markt bedeutende Mitbewerber
unerwartete Schwierigkeiten: längere Abstimmungswege beim Kunden
Implementierungsdauer: drei Monate bis zur Pilotphase
aufgewendete Mannstunden (VAR) : fünf Manntage für die Portierung; zwei Manntage für die Installation; jeweils fünf Manntage für die Schulung der Systembetreuer und der Besteller beim Kunden
Kostenumfang des Projekts: 50.000 Euro für die "nackte" Lösung; 20.000 Euro für die Portierung
Verhältnis Hardware/Software/Dienstleistung: 15% / 40% / 45%
Service- und Wartungsverträge: Verträge wurden für eine Laufzeit von 24 Monaten mit kompletter Dienstleistung abgeschlossen
Schulung: zehn Tage Schulung
Benefit für Kunden: Senkung der Prozesskosten in der Beschaffung um mehr als die Hälfte
Benefit für VAR: guter Referenzkunde; aufgrund schneller und qualifizierter Implementierung stehen weitere Aufträge in Aussicht