Die Arbeits- und Kommunikationsprozesse in den Unternehmen sind heute viel dynamischer als früher. Das spiegelt sich in der Art, wie Besprechungen und Entscheidungsprozesse in ihnen moderiert werden, jedoch kaum wieder. Dies führt bei hoch qualifizierten und -motivierten Mitarbeitern regelmäßig zu Frust.
Noch immer gilt: Besprechungen in Unternehmen sind häufig eine Quelle von Zeitverschwendung, und die vorhandenen Ressourcen werden in ihnen nicht effektiv genutzt. Das liegt unter anderem daran, wie Besprechungen durchgeführt werden und wie sie in die Arbeitsabläufe eingebunden sind.
Häufig sind Besprechungen Bestandteil der Regelkommunikation in Unternehmen. Das heißt, mehrere "Experten" mit unterschiedlicher Kompetenz sowie verschiedenen (Teil-)Aufgaben treffen sich regelmäßig, um Informationen auszutauschen, sich abzustimmen, gemeinsam Entscheidungen zu treffen und ihre Aktivitäten zu koordinieren. Das Ziel hierbei: die (Zusammen-)Arbeit koordinieren, um Synergien und den größtmöglichen gemeinsamen Output zu erzielen.
Erfolgreiche Team wissen um die interdependente Natur ihres Zusammenwirkens. Sie wissen zudem, wie wichtig das wechselseitige Abstimmen und Koordinieren der Aktivitäten für den Teamerfolg ist. Entsprechend groß ist ihr Wunsch, Meetings so zu gestalten, dass zum Beispiel folgende Ziele erreicht werden:
- sich besser kennenlernen,
- neue Teammitglieder einbinden,
- gemeinsame Ziele formulieren,
- Meilensteine setzen,
- Aktionspläne kreieren,
- den Arbeitsfortschritt überwachen und visualisieren,
- qualifiziertes Feedback über die Performance austauschen und
- den Wirkungsgrad des gesamten Teams verbessern.