Best Practices der SharePoint-Einführung

Eine SharePoint-Integration wird allzu oft technisch begriffen und entsprechend geplant. Der Erfolg kommt aber erst mit einem fundierten Organisations-Management.

Obwohl vielerorts IT-Budgets ihre Schrumpfkur noch nicht abgeschlossen haben, wird in einigen anderen Bereichen bereits wieder kräftig investiert. Dabei geht es im Wesentlichen darum, intelligent in die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter zu investieren, denn Ressourcen bleiben knapp und müssen so optimal wie möglich eingesetzt werden.

Setzen Firmen bei der effizienteren Verwaltung und Bearbeitung von Informationen und Dokumenten an, spielt in vielen Fällen die Einführung von Microsoft SharePoint eine zentrale Rolle. Diese Plattform stellt sowohl in Version 2007 als auch in der aktuellen Version 2010 dem Unternehmen sämtliche Funktionen zur Verfügung, um in verteilten Teams alle Informationen und Dokumente kontextbezogen sowie zeitgleich zu bearbeiten und zu verwalten. Naheliegend ist also, dass der Einsatz dieser Technik im Hinblick auf die Gesamtkosten der IT-Infrastruktur nicht nur Kosten spart, sondern auch die Arbeit der beteiligten Mitarbeiter effizienter gestaltet.

Soweit die Vorzüge der Lösung, die sich ergeben, wenn erst einmal unternehmensweit damit gearbeitet wird. Doch am Anfang steht die Systemeinführung an allen relevanten Arbeitsplätzen und genau dieser Schritt wird häufig unterschätzt. Dass Collaboration-Werkzeuge wie SharePoint letztendlich produktiv eingesetzt werden, entscheidet nicht mehr nur die IT-Abteilung, sondern vor allem der Mitarbeiter, der mit einer solchen Lösung arbeiten soll.

Er muss sich in eine unter Umständen ganz neue Arbeitsweise einfinden und sie langfristig akzeptieren. Für IT-Entscheider bedeutet das während der Einführung, die Mitarbeiter nicht nur mit einer neuen Technik, sondern vor allem mit einer neuen Kommunikationskultur vertraut zu machen. Auf welche Aspekte es dabei insbesondere bei einer SharePoint-Integration ankommt und wo die immer wieder anzutreffenden Irrtümer liegen, verdeutlicht folgender Punkteplan, der die Do´s und Don´ts während eines Sharepoint-Roll-Outs zusammenfasst.