"Bewirtungskosten können steuerlich nur dann geltend gemacht werden, wenn die formalen Aufzeichnungspflichten eingehalten wurden", sagt Diplom-Kauffrau Kerstin Winkler, Steuerberaterin bei der Regensburger Steuerberatungsgesellschaft SH+C Wagner Bumes Winkler GmbH. Die Formalien gelten in gleicher Weise für Unternehmen jeder Rechtsform. In der Praxis zeigt sich, dass die Einhaltung dieser Aufzeichnungspflichten durch die Finanzämter genauestens überprüft wird.
Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern aus betrieblichem Anlass sind nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes grundsätzlich nur in Höhe von 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen steuerlich abzugsfähig. Voraussetzung für diese steuerliche Abzugsfähigkeit ist allerdings, dass bei Bewirtungen in Restaurants ein besonderer Nachweis geführt wird, der folgende Angaben enthalten muss:
- Anlass der Bewirtung
- Teilnehmer der Bewirtung
- Unterschrift des Gastgebers
Bei der Nennung der Teilnehmer sollte jeweils auch deren Firma vermerkt werden. Ebenso empfiehlt es sich, bei der Angabe des Bewirtungsgrundes möglichst konkrete Angaben zu machen. Restaurants drucken häufig auf der Rückseite der Rechnung einen Vordruck ab, in dem die von der Finanzverwaltung geforderten Angaben eingetragen werden können. Der Nachweis kann aber auch auf einem anderen Beleg geführt werden, der dann der Bewirtungsrechnung angeheftet wird. Die Angaben müssen zeitnah aufgezeichnet werden und können in der Praxis nach dem Aufgreifen durch das Finanzamt oder die Betriebsprüfung nicht mehr nachgeholt werden.