Das Papierarchiv: eine Steuer- und Kostenfalle!

05.02.2007
Nach dem Steuer- und Handelsrecht sind Unternehmen verpflichtet, Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Welche Aufbewahrungsfristen im Onlinehandel beachtet werden müssen, erklärt Steuerberater Heiko Beyer.

Nach dem Steuer- und Handelsrecht sind Unternehmen verpflichtet Belege und Geschäftsbriefe über festgelegte Zeiträume hinweg zu verwahren. Welche Aufbewahrungsfristen im Onlinehandel beachtet werden müssen, erklärt Steuerberater Heiko Beyer.

Hier eine elektronische Rechnung, da eine Bestellung und dazwischen jede Menge E-Mails und sonstige Geschäftspost. Im heutigen Geschäftsleben prasseln täglich unzählige Informationen auf den Unternehmer nieder. Schnell kann es da passieren, dass E-Mails mit unternehmerisch relevanten Informationen gelöscht werden oder im Netzwerkdickicht aus Laufwerken, Dateien und Ordner für immer verloren gehen.

In vielen Unternehmen herrscht im Zuge der fortschreitenden Verbreitung der Onlineabwicklung Unklarheit über die aktuellen Anforderungen an die Archivierung. Welche Fristen sind einzuhalten? In welcher Form muss aufbewahrt werden? Dies sind nur einige Fragen, die wir im ersten Teil unseres Artikels beantworten.

Die Archivierung wird von vielen Unternehmern als lästiges, zeitraubendes und teures Thema angesehen. Dies muss aber nicht sein. Man kann hier das Muss mit dem Nützlichen verbinden. Beispielsweise haben viele Unternehmer vor der Umstellung auf eine elektronische Ablage viel Zeit mit dem Auffinden von Dokumenten verbracht. Teilweise erlebt man Unternehmen, die aus Kostengründen ihre Belege in ein externes Lager ablegen und die für das Raussuchen einer Rechnung bis zu einen Tag benötigen.

Diese Negativbeispiele zeigen, dass es hier viel Nachholbedarf gibt. Insbesondere Onlineunternehmen, die aufgrund der teilweise niedrigen Margen pro Stück auf das Massengeschäft angewiesen sind, gehen teilweise in den Papier- und Bürokratiebergen unter. Hilfe kann hier nur ein neuer Ansatz bieten. Die elektronische Aufbewahrung nach den Maßgaben der Finanzverwaltung. Aber Vorsicht, machen Sie es gleich richtig. Die Anforderungen sind relativ hoch.

"Keine Buchung ohne Beleg." - so lautet das Hauptgebot eines jeden Buchhalters.

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