Bei Bieterfragen handelt es sich um das Recht eines Bieters, im Rahmen einer Ausschreibung gem. § 12 EG Abs. 8. VOL/A 2009 nach dem Versand der Vergabeunterlagen von der Beschaffungsstelle ergänzende Informationen zu erbitten. Diese Anfragen können entweder subjektiver oder objektiver Natur sein. Das heißt, entweder versteht nur der Bewerber eine Regelung in den Vergabeunterlagen nicht (subjektiv) oder die Formulierung in den Vergabeunterlagen ist objektiv aufklärungsbedürftig.
Dieses Anfragerecht sollte jeder Bewerber nutzen, um seine Bewerbungschancen zu erhöhen. Bieteranfragen werden von vielen Bewerbern aber auch virtuos gehandhabt, um bereits frühzeitig Vergabebedingungen in ihrem Sinne zu modifizieren, ohne auf das Recht der Rüge zurückgreifen zu müssen. Im Folgenden soll darstellt werden, in welchen Fällen Bieterfragen gestellt werden dürfen, wie sie zu beantworten sind und unter welchen Voraussetzungen die Antworten allen anderen Bietern zugänglich sein müssen.
I. Was sind Vergabeunterlagen?
Die Vergabeunterlagen bestehen gemäß § 8 Abs. 1 und § 9 EG Abs.1 VOL/A 2009 aus dem Anschreiben (Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes), den Bewerbungsbedingungen und den Vertragsbedingungen, die sich aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen zusammensetzen.
Mit dem Aufforderungsschreiben erhält der Bewerber alle nach der VOL/A z.B. gemäß § 12 Abs. 1 und § 15 EG Abs.1 VOL/A 2009 geforderten Informationen über die Bewerberbedingungen und zusätzliche Bedingungen, die die Behörde für das konkrete Vergabeverfahren für erforderlich hält (z.B. Form des Angebots durch Ausfüllen eines EVB-IT Vertrages, Umgang mit dem Fragenkatalog der Beschaffungsstelle etc.).
Zu den Verdingungsunterlagen gehören die rechtlichen Bedingungen und die Leistungsbeschreibung.