Gesetzlicher Grundsatz: Anmeldung bei der Aufsichtsbehörde vor EDV-Einsatz
Nach § 4d Abs. 1 BDSG besteht für "Verfahren automatisierter Verarbeitungen von Daten", also den Einsatz einer EDV, im Grundsatz eine Meldepflicht bei der Aufsichtsbehörde.
Die Meldung an die Aufsichtsbehörde hat praktisch zur Folge, dass die Behörde den Unternehmer drängen wird, einen Datenschutzbeauftragten (bDSB) zu bestellen. Denn die Behörde wird aus Kapazitätsgründen weiterhin nur den "Problemfällen" nachgehen wollen.
Ausnahmen von der Meldepflicht
Die Meldepflicht kann nach BDSG entfallen, wenn:
a) nur Daten mit Einwilligung des Betroffenen verarbeitet werden oder
b) die Verarbeitung nur für vertragliche Zwecke erfolg.
Trifft keine dieser beiden Alternativen für sämtliche Daten zu, so soll regelmäßig ab der ersten Person, die personenbezogene Daten verarbeitet ein bDSB bestellt werden.
Anderenfalls muss ein bDSB erst bestellt werden, wenn es sich um mehr als neun Personen handelt.
Ist jedoch ein bDSB bestellt, so entfällt die Meldepflicht. Allerdings kann nicht die Geschäftsleistung zum bDSB bestellt werden. Ein Anstellungsvertrag ist für die Bestellung zum bDSB nicht ausreichend. Oft wird ein externer bDSB bestellt.