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B.I.T. Soft setzt auf Branchenlösung „Büroware Vending“

Der Weg vom klassischen ERP-Dienstleister zum Prozessberater und Lösungsanbieter

Ronald Wiltscheck widmet sich bei ChannelPartner schwerpunktmäßig den Themen Software, KI, Security und IoT. Außerdem treibt er das Event-Geschäft bei IDG voran. Er hat Physik an der Technischen Universität München studiert und am Max-Planck-Institut für Biochemie promoviert. Im Internet ist er bereits seit 1989 unterwegs.
Mit ihrer Branchenlösung „Büroware Vending“ und der damt zusammenhängenden Transformation zum "Trusted Advisor" bewirbt sich die B.I.T. Soft GmbH um dem IDG Digital Innovation Award in der Kategorie „Service“.

Unter "Vending" verstehen die Fachleute den Verkauf von Waren und Dienstleistungen über Verkaufsautomaten. Das gängigste Beispiel sind die professionellen Kaffeemaschinen, die gegen Bargeld, seltener auch Plastikgeld, Heißgetränke "ausspucken".

B.I.T. Soft-Geschäftsführer Stephan Meiringer: "Der Kunde ist nicht nur hellauf begeistert sondern mit ganzer Seele dabei!"
B.I.T. Soft-Geschäftsführer Stephan Meiringer: "Der Kunde ist nicht nur hellauf begeistert sondern mit ganzer Seele dabei!"
Foto: B.I.T. Soft

Die Vending-Branche ist im deutschsprachigen Raum sehr überschaubar - aber ausreichend groß, dass der B.I.T. Soft GmbH die Entwicklung einer Branchenlösung als sinnvoll erschien. "Unter historischen Gesichtspunkten ist die Vending-Branche schon sehr speziell, da hier in der Vergangenheit und heute immer noch vorwiegend mit Bargeld gearbeitet wird", erläutert B.I.T. Soft-Geschäftsführer Stephan Meiringer.

Aber diese Branche ist im Wandel, nicht nur durch die Umstellung auf bargeldlose Zahlungsmittel (Apple Pay, GooglePay, PayPal, Kredit- und Girokarte). Auch die gesetzlichen Anforderungen steigen fortlaufend: DSGVO, Kassensicherungsverordnung und GoBD ("Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff").

Fast zehn Jahre Entwicklungsarbeit stecken in der Branchenlösung "Büroware Vending" von B.I.T. Soft und SoftEngine. Heute liefert dieses ERP-System auch Telemetriedaten aus dem Automaten direkt in die Bestellsysteme der Kunden. Alle anfallenden Prozesse werden dabei lückenlos digital dokumentiert.

Das bringt für den Automatenbetreiber mehrere Vorteile. Er kann vergleichsweise rasch - auch aus der Ferne - feststellen, warum sein Automat nicht funktioniert: Liegt ein technischer Defekt vor oder fehlt es dem Automaten nur am Füllprodukt? Via "Smart Vending" kann der Kunde nun genauer und schneller als bisher feststellen, woran es wirklich hapert.

Automaten-Management mit "Büroware Vending", der Branchenlösung von B.I.T. Soft.
Automaten-Management mit "Büroware Vending", der Branchenlösung von B.I.T. Soft.
Foto: B.I.T. Soft

"Büroware Vending" verbindet viele bisher voneinander komplett getrennten Insellösungen miteinander und erleichtert auf diese Weise die Arbeit des Anwenders, der oft mehrere Hunderte oder gar Tausende von Verkaufsautomaten überwachen und fakturieren muss.

Wandel des IT-Dienstleisters

Bis vor wenigen Jahren sah das Geschäftsmodell der B.I.T. Soft GmbH noch ganz anders aus als heute. "Damals wickelten wir noch viele kundenindividuelle Projekte ab, die oft einen hohen Anpassungsaufwand erforderten", erinnert sich B.I.T. Soft-Geschäftsführer Stephan Meiringer. Die vom Kunden gewünschte Funktionsvielfalt wurde in einem Pflichtenheft festgehalten und danach Schritt für Schritt abgearbeitet.

Mittlerweile agiert der niedersächsische IT-Dienstleister vorwiegend als Prozessberater. Da geht es beispielsweise um die richtige Integration der Geschäftsprozesse des Kunden in dessen neu angeschafftes ERP-System. Außerdem fungiert die B.I.T. Soft GmbH nun auch als ein auf die Vending-Branche spezialisierter Lösungsanbieter. Bei Kundenprojekten sei man dazu übergegangen, Standards zu schaffen, die dennoch auf Kundenanforderungen individuell anpassbar bleiben. Mittlerweile positioniert sich das Systemhaus als Cloud Service Provider für ERP-Lösungen.

Außerdem hat die B.I.T. Soft GmbH ihre Dienstleistungen in einen flexiblen Maßnahmenkatalog gepackt. Dadurch geht auch die Kalkulation von Kosten für ein Kundenprojekt deutlich einfacher und schneller von der Hand. "Wir haben es geschafft, dass unser Aufwand in dem vom Kunden vorgegebenen Rahmen bleibt und Projekte dadurch nicht aus dem Ruder laufen", so Meiringer zu ChannelPartner. So stellt er dem Kunden Stundensätze von 90 Euro dem Kunden in Rechnung, was weit unter den Stundensätzen der Wettbewerber liegt.

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Verändert hat sich auch die Kundenansprache bei der B.I.T. Soft GmbH. Waren etwa Kunden in der Vergangenheit eher kritisch, wenn es um Neuerungen ging, hat sich das Blatt nun komplett gewendet. "Wenn unsere Mitarbeiter es schaffen, dem Kunden relativ rasch den Mehrwert einer Neuerung näher zu bringen und Einspar- oder Synergieeffekte sofort spürbar sind, dann ist der Kunde nicht nur hellauf begeistert, sondern mit ganzer Seele dabei", berichtet der B.I.T. Soft-Geschäftsführer aus seiner Praxis.

Und Meiringer belohnt seine Mitarbeiter dementsprechend: Am Ende eines jeden Jahres schüttet er die bei den Projekten erwirtschafteten Überschüsse an seine Mitarbeiter aus.