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Strukturen für Reporting Prozesse

Die Bedeutung von Daten für Unternehmen



Timo Rein ist Gründer und Geschäftsführer der Sales-Pipeline-Software Pipedrive. Nach einem erfolgreichen Psychologie-Studium gründete Timo Rein zunächst eine Beratungsfirma für Vertriebsteams.
Das Industriezeitalter ist vorbei, das Informationszeitalter hat begonnen. Daten sind in der neuen Epoche in den Mittelpunkt gerückt. Doch man muss damit auch umgehen können.

Zahlen über Wachstum, Abschlussraten, Margen und Co. geben Einblicke in jeden Winkel der Unternehmen. Keine Firma kann heute mehr skalieren und ihre Prozesse anpassen, ohne im Vorfeld Informationen datenbasiert auszuwerten. Dies gilt selbstverständlich auch für den Vertrieb; wahrscheinlich sogar mehr als für andere Geschäftsbereiche.

Daten und ihre Auswertung bilden das Findament für nachhaltiges Betriebswachstum.
Daten und ihre Auswertung bilden das Findament für nachhaltiges Betriebswachstum.
Foto: shutterstock/whiteMocca

Vertriebsdaten geben Aufschluss über die Effizienz von Prozessen, die Produktivität der Mitarbeiter und vielem mehr. Doch Achtung: Daten sind nutzlos, wenn man sie nicht versteht. Der Identifikation von Problemfeldern, Chancen, Stärken und Risiken muss eine sorgfältige Analyse vorausgehen. Nur auf diese Weise können am Ende auch die richtigen Schlüsse gezogen werden. Schlüsse, welche die Grundlage für eine verbesserte Leistung des Vertriebsteams und ein nachhaltiges Betriebswachstum legen.

Welche Struktur für den Reporting Prozess?

Wie gestaltet man eine entsprechende Analyse? Worin liegen die Herausforderungen und wie geht man am besten vor? Praktisch funktioniert dieser Reporting Prozess nach diesem Dreischritt:

  1. Effektive Automatisierung der Datenerhebung.

  2. Generierung simpler, umsetzbarer Reports aus diesen Daten.

  3. Die Erkenntnisse aus diesen Daten nutzen, um den Verkaufsprozess zu steigern.

Allerdings ist dieser Analyseprozess erstens ein aufwändiges Verfahren, zweitens zeitintensiv und drittens womöglich auch unübersichtlich. Diese drei Faktoren können vermieden werden, wenn man Bedürfnisse priorisiert.

Vor jeder Datenerhebung sollten die Ziele klar abgesteckt sein, denn zu viele Daten sind kontraproduktiv. Sie versperren den Blick auf die wesentlichen Informationen und verkomplizieren den gesamten Report. Die folgenden Schritte schaffen Abhilfe und helfen, einen schlanken, aber gleichzeitig effektiven und effizienten Analyseprozess aufzubauen.

Die Zielsetzung als Basis für den Reporting-Prozess

Flache Hierarchiestrukturen haben heute dem autoritären Führungsstil den Rang abgelaufen. Die Mitbestimmung und Einbeziehung der Mitarbeiter in die Unternehmensprozesse ist wichtiger denn je. Das gilt auch für die Aufstellung von Kennzahlen und Zielen im Reporting-Prozess.

Bevor Daten und Informationen in Erkenntnisse umgewandelt werden, muss man sicherstellen und verstehen, welchem Zweck diese Erkenntnisse am Ende dienen sollen. Dies erreicht man idealerweise in einem gemeinschaftlichen Ansatz. Schließlich sind die Verkäufer tief ins Tagesgeschäft involviert. Sie können Aufschluss geben, anhand welcher Zahlen sie ihre Prozesse verbessern können und welche Informationen ihre Arbeit erleichtern.

Darüber hinaus ist es entscheidend, nach welchen Metriken die Ziele definiert werden. Diverse Faktoren haben Einfluss auf die Informationen, die gewonnen werden müssen. Diese sind etwa die Kundenzielgruppe, die Region oder die Branche. Einfachheit ist hier das Stichwort. Zu viele unterschiedliche Metriken verkomplizieren den Zielsetzungsprozess. Dementsprechend wichtig ist es, viele Ressourcen in diesen Schritt zu investieren. Es müssen bindende und manchmal auch schwierige Entscheidungen getroffen werden. Nur so lassen sich die überflüssigen von den wirklich wichtigen Informationen trennen.

Jedoch ist diese Aufgabe kein einmaliger Schritt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Um stets die gewünschten Resultate zu erhalten, müssen die Ziele laufend überprüft werden. Verschiedene Situationen erfordern einen anderen Fokus. Die Zielsetzung des Reports sollte stets an die jeweiligen Verkaufszyklen angepasst, Metriken hinzugefügt und ersetzt werden. Generell gilt: Lassen die erhobenen Daten keine tiefergehende Analyse zu, wird es schwieriger, nachhaltige Verbesserungen des Vertriebs zu bewirken.

Effizienz ist Trumpf

Die Datenerhebung kann ein zeitaufwändiger Prozess sein. Es gilt daher, diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten. Digitale Tools schaffen Abhilfe. Software wie CRM-Tools vereinfachen und automatisieren einige der Arbeitsschritte. Sie sparen so einiges an Zeit und Arbeitsaufwand ein.

Beides lässt sich in die Verbesserung der Datenerhebung investiert, wobei man besonders auf Auffälligkeiten allem. Unpassende Metriken verkomplizieren die Erhebung und müssen daher konsequent entfernt oder geändert werden.

Konsequent ist man auch bei der Auswahl der Statistiken. Menschen bevorzugen Statistiken, durch die sie selber besser aussehen. Das ist nur normal. Positive Bestätigung ist eher erwünscht als Kritik. Aber in der Regel lernt man mehr von Kennzahlen, die einem weniger schmeicheln.

Während zum Beispiel der "Deals abgeschlossen"-Report gut dafür ist, die Moral des Teams zu verbessern - und dafür sollte man sie auch verwenden - geben einem die Statistiken zu den verlorenen Deals mehr Aufschluss über Verbesserungsmöglichkeiten und Probleme.

Übersichtlichkeit und Ordnung sind entscheidend

Simplizität bleibt ein übergeordnetes Thema. Wenn das ganze Team die gleichen Zahlen und Statistiken verwendet, sollten sie auch einfach und verständlich für jeden Mitarbeiter des Unternehmens sein. Ganz gleich auf welcher Erfahrungsebene sich der Mitarbeiter befindet. Es zählen nicht nur die reinen Ergebnisse, sondern auch deren Präsentation. Die wichtigsten Informationen sollten im Vordergrund stehen und schnell und einfach zu finden sein.

Auch hier liegt ein besonderes Augenmerk auf digitalen Hilfsmitteln - denn diese können entscheidend für die Organisation und Präsentation der Daten sein. Solche Tools müssen in der Lage sein, die Rohdaten entsprechend zu visualisieren. Kann die Software das nicht, sollte das ein Ausschlusskriterium für die Software sein. Der Vertriebsreport ist ein wichtiger Bestandteil darin, das Wachstum des Unternehmens kontinuierlich zu steigern. Dementsprechend sollte sich das auch in der Auswahl der Software zeigen. Einfache und ordentliche Daten sind der erste Schritt auf dem Weg zu einem nachhaltigen Unternehmenswachstum. Ansonsten arbeitet die Abteilung nur mit Vermutungen, nicht mit Fakten.

Ein weiterer entscheidender Faktor: Ein Rhythmus für die Erstellung von Sales Reportings - basierend auf den jeweiligen Vertriebszyklen. Nach jedem dieser Zyklen fragt man sich selbst: Sind die Informationen und Reporte passend? Erfüllen sie ihren Zweck? Dies ist der Moment zu überprüfen, ob die Teammitglieder die Zahlen und Statistiken wirklich verstehen und die richtigen Schlüsse ziehen. Werden auf Grundlage der Reports Erkenntnisse gewonnen, die jedem helfen, den Job besser zu machen? Sind signifikante und wiederholbare Verbesserungen ersichtlich?

Das Wissen vergangener Reports gibt Aufschluss über die Zukunft

Zwischenzeitlich gilt es aber auch, den Blick kurz nach Hinten zu richten. Man kann keine akkuraten Vorhersagen treffen, ohne das Wissen aus vorherigen Reportings mit einzubeziehen. Kontext ist entscheidend für die richtige Analyse von Daten. Vergangene Reportings und Berichte enthalten Informationen über diverse Entwicklungen, Trends und Zahlen und können somit Aufschluss über zukünftige Entwicklungen geben.

Um in Zukunft Vergleichbarkeit zu schaffen, sollten mit dem neuen Reporting-Prozess die wichtigsten Zeitfenster für das Unternehmen identifiziert werden. Welche Perioden, Monate oder Jahreszeiten sind am wichtigsten? Zwar sind monatliche Vergleiche für die meisten Vertriebsteams in Ordnung, aber die Verkaufszahlen werden maßgeblich von saisonalen Perioden beeinflusst. Weihnachten, kältere Jahreszeiten, die Ferienzeiten - das alles wirkt sich unterschiedlich auf den Vertrieb von Produkten aus. Beobachtungszyklen passt man also auch daran an.

Die Daten müssen für das Unternehmen arbeiten

Besonders wichtig sind Daten für die Umsatzprognose. Eine sorgsam erstellte Vertriebsprognose reduziert Unsicherheit und damit auch Stress, der auf den Verkäufern lastet. Allerdings bringen auch riesige Datensätze, die jedes kleine Detail über Kundenverhalten, den Markt oder Vertriebsprozesse auflisten, bringen nichts, wenn aus den gewonnenen Erkenntnissen keine Konzepte und Taktiken für das zukünftige Vorgehen ausgearbeitet werden können. Dann verbessert auch das Reporting die Geschäftsprozesse nicht. Wir sollten daher nie vergessen: Datenbasierte Korrekturen können später dabei helfen, Krisen zu vermeiden.