Die besten Reisekosten-Tools

Bei der softwaregestützten Reisekostenabrechnung stehen vor allem Prozessoptimierung, Transparenz und Wirtschaftlichkeit im Fokus. Die speziellen Tools, die heute verfügbar sind, können sämtliche Prozesse der Vorbereitung, Genehmigung, Planung und Abrechnung von Geschäftsreisen erleichtern. Die Optimierung dieser Prozesse soll in erster Linie den Zeit- und Verwaltungsaufwand reduzieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit garantieren.

Im Folgenden werden neun Anwendungen in Augenschein genommen, die vor allem in Sachen Funktionalität und Rechtssicherheit überzeugen können. Alle aufgeführten Lösungen unterstützen das aktuelle Reisekostenrecht, das zum 1. Januar 2014 hierzulande in Kraft getreten ist. Egal ob im Browser, auf dem Desktop oder Mobil aus dem Smartphone: Mit diesen modernen Lösungen können Unternehmen ihre Reisekosten problemlos nach den neuen Abrechnungsregeln verwalten.

Reisekostenabrechnung aus der Cloud: HRworks

Mit "HRworks” bietet die gleichnamige Firma aus Freiburg eine professionelle Business-Software zur Reisekostenabrechnung an, die von Großunternehmen wie Mc-Donald’s, NEC oder Warner Music verwendet wird, aber auch für mittelständische Unternehmen ab 15 Mitarbeitern geeignet ist. Das System ist Web-basierend und wird als SaaS-Lösung angeboten. Doch, wie der Anbieter erklärt, ist die Web-basierte Lösung auch für mittelständische Unternehmen ab etwa 15 Mitarbeiter geeignet. Von der Bestellung der Reisemittel über die Beantragung und Genehmigung bis hin zur Abrechnung der Reisekosten integriert HRworks sämtliche Aufgaben in einem ganzheitlichen Workflow, der durch E-Mail unterstützt wird.

Basierend auf dem Prinzip des “Employee Self Service” können Mitarbeiter sämtliche Daten selbst pflegen. Dadurch sollen administrative Kosten und der Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert werden können. Wenn die Dienstreise beendet ist, stehen zahlreiche Reports zur Verfügung, die flexibel nach Projekten, Kostenstellen, Mitarbeitern oder Standorten erstellt werden können. Zu den weiteren Besonderheiten der Lösung zählen unter anderem die automatische Aktualisierung von Wechselkursen und Pauschalen, die Integration in externe Lohn- und Finanzbuchhaltungs-Lösungen sowie automatisierte Kreditkarten-Schnittstellen. Praktisch: Belege, die während der Dienstreise mit einer Kreditkarte beahlt wurden, lassen sich auf einfache Weise dem entsprechenden Mitarbeiter und der Reise zuordnen.

Preise und Verfügbarkeit: Neben dem Reisekostenabrechnungsmodul bietet das Tool weitere Module für die Abwesenheitsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung an. Kostenpunkt: vier Euro netto pro Anwender und Monat (maximal 100 User). Anders als bei den meisten SaaS-Angeboten üblich, müssen Kunden bei der Einführung des Systems allerdings mit einer zusätzlichen Startinvestition rechnen. Die Kosten für die Inbetriebnahme von HRworks beginnen laut Anbieter bei rund 1.560 Euro.

Zep

Eine weitere On-Demand-Lösung, mit der KMUs ihre Reisekosten effizient verwalten können, ist “Zep”. 2006 mit einem Innovationspreis der Initiative Mittelstand ausgezeichnet, bietet das System neben Projektmanagement und Zeiterfassung auch ein umfangreiches Modul für die Reisekostenabrechnung. Somit ist die Lösung vor allem für Firmen attraktiv, die projektorientiert arbeiten. Die Erfassung von Reisezeiten ist bei Zep vollständig im zentralem Projektmanagement-Modul integriert. Bei jedem Projekt können Anwender abgestufte Einstellungen wählen. Verpflegungsmehraufwand, Anreisepauschalen, Kilometergeld, Fremdkosten und Spesen werden je nach Einstellung automatisch abgerechnet. Ferner liefert das System detaillierte Nachweise über die erfassten Reisekosten, die sich nach verschiedenen Kriterien wie Kunde oder Projekt flexibel anpassen lassen.

Preise und Verfügbarkeit: Zep wird in zwei Versionen angeboten, die Reisekostenabrechnung ist nur in der Professional-Version verfügbar. Nach Herstellerangaben kostet sie ab 25 Euro netto pro Anwender und Monat. Wer das System aus Sicherheitsgründen lieber im eigenen Unternehmensnetzwerk betreiben will, wählt die On-Premise-Variante aus. Die Lizenz kostet in diesem Fall ab 1.070 Euro. Hinzu kommen jährliche Support- und Wartungsgebühren in Höhe von 214 Euro netto. Mit dem Online-Preisrechner lassen sich die Preise für beliebige Einsatzszenarien schnell ermitteln.

Xpenditure/Rydoo

Mit Rydoo (ehemals Xpenditure) räsentiert sich eine moderne SaaS-Lösung, die für die einfache Reisekostenabrechnung und Ausgabenverwaltung im Browser konzipiert ist. In Sachen Usability und Benutzererfahrung überzeugt das Tool durch ein optisch ansprechendes User Interface, das auf allen Plattformen eine gute Figur macht. Neben der Web-Version stellt der Hersteller nützliche Apps für iOS, Android, Windows Phone und Blackberry bereit. Damit können Anwender ihre Belege auf schnelle und intuitive Weise einscannen. Bei der Digitalisierung lassen sich alle relevanten Daten automatisch auslesen, behauptet der Hersteller. Sämtliche digitalisierte Belege stehen dann im Online-Account zur Weiterverarbeitung bereit. Hier kann man auf Basis dieser Daten verschiedene Berichte erstellen, etwa für Ausgaben, Erstattungen oder Buchhaltung. Ein weiterer Vorteil: Die individuell erstellten Berichte lassen sich in üblichen Formaten wie CSV, XML und PDF exportieren.

Preise und Verfügbarkeit: Rydoo/Xpenditure bietet verschiedene Abo-Pakete, die für Selbstständige, Kleinunternehmen und Mittelständler konzipiert sind. Während der Basis-Account fünf Euro pro Anwender und Monat kostet, schlägt die Professional-Edition mit sieben Euro pro User und Monat zu Buche. Größere Unternehmen ab 100 Mitarbeiter müssen ein persönliches Angebot beantragen, um die genauen Preiskonditionen zu erfahren.