Online-Fax bietet Organisations- und Kostenvorteile
Neben den bereits erwähnten Vorzügen bringt die Fax-Kommunikation über das Internet eine Reihe weiterer Kosten- und Organisationsvorteile. Das Versenden eines Faxes über ein herkömmliches Faxgerät dauert in der Regel wesentlich länger als im Web: Man muss zunächst am PC den Druckauftrag des Fax-Dokuments senden, zum Drucker laufen, dann mit dem Ausdruck zum Fax-Gerät. Falls besetzt ist, muss man warten und den Anruf wiederholen, dann die Sendebestätigung abwarten und diese schließlich archivieren.
Die Ferrari Electronic AG schätzt die für diesen Arbeitsablauf notwendige Zeit auf rund 4,5 Minuten ein. Schickt in einem mittelständischen Unternehmen mit 60 Mitarbeitern jeder täglich ein Fax, so beträgt die monatliche Arbeitszeit rund ums Faxen insgesamt 90 Stunden. Bei einem durchschnittlichen Arbeitslohn pro Stunde von 15 Euro ergibt dies 1350 Euro im Monat (vergleiche dazu die komplette Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf der Ferrari-Website). Beim Internet-Fax ist der Versandvorgang indes in wenigen Sekunden erledig - laut Berechnung des Unified-Communications-Anbieters in rund 30 Sekunden inklusive Archivierung.
Digitale Fax-Archivierung ohne Medienbrüche
Durch die Integration der Fax-Kommunikation in den Arbeitsablauf am Computer sparen Mitarbeiter also wertvolle Zeit, während tägliche Büroroutinen effizienter gestaltet werden. Ein weiterer Vorteil: Gefaxte Dokumente und Empfangsbestätigungen können automatisch und ohne Medienbrüche neben der E-Mail-Kommunikation und den restlichen geschäftlichen Unterlagen digital archiviert werden.
Ferner bekommt der Begriff Mobilität eine ganz neue Bedeutung, wenn der Fax-Verkehr im Netz stattfindet und Faxe von überall aus empfangen und versendet werden können. Der Anbieter fax.de beispielsweise stellt seinen Nutzern eine eigene mobile Fax-Anwendung fürs iPhone zur Verfügung.