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Microsoft Office 2016

Die besten Tipps und Tricks für Microsoft Office 2016

Schwerpunkte? Keine - er interessiert sich vielmehr für (fast) alles, was mit IT, PC, Smartphone und Elektronik zu tun hat. Dabei geht es aber meist nicht um die Technik nur um der Technik willen, vielmehr stehen Nutzen und sinnvolle Anwendung im Vordergrund.

Rechnen, Funktionen und Diagramme im aktuellen Excel

Auf unserer Webseite > finden Sie einen aktuellen umfangreichen Ratgeber zum Rechnen und damit zu den vielfältigen Funktionen der Tabellenkalkulation. Darin wird alles Wichtige vom einfachen Addieren über Matrixformeln und bedingte Formatierungen bis zu Pivottabellen anhand von vielen Beispielen erläutert.

Wichtig ist bei sämtlichen Berechnungen, der "Formelsprache" von Excel und den richtigen Zellbezügen genau zu folgen. Sonst bekommen Sie Fehlermeldungen oder falsche Resultate, deren Korrektur sich teilweise als langwierig erweist. Insbesondere für Excel-Gelegenheitsnutzer ist es deshalb hilfreich, wenn sie auf fertige Lösungen zurückgreifen können und die komplexen Formeln nicht selbst erstellen müssen. Eine ausgezeichnete Sammlung mit vielen Hundert nützlichen Funktionen sind die Asap Utilities , die für den Heim-, Schul- und gemeinnützigen Gebrauch gratis sind. Eine gute Übersicht nach Rubriken bietet der Hersteller auch auf Deutsch, wenn Sie rechts oben auf die deutsche Flagge klicken. Nach der Installation der Asap Utilities erscheint im Excel-Menüband das neue Register mit sämtlichen Funktionen. Blättern Sie die einzelnen Kategorien einfach mal durch, die zusätzlichen Möglichkeiten sind sehr praxisnah und nützlich.

Die Asap Utilities erweitert die Tabellenkalkulation um mehrere Hundert nützlicher Funktionen, die trotz dieser Vielfalt gut strukturiert und somit leicht anzuwenden sind.
Die Asap Utilities erweitert die Tabellenkalkulation um mehrere Hundert nützlicher Funktionen, die trotz dieser Vielfalt gut strukturiert und somit leicht anzuwenden sind.

Gelungen ist angesichts der Funktionsfülle auch die Option "Tool > finden und ausführen": Hier tippen Sie ins Suchfeld einen Begriff ein, bekommen die passenden Befehle aufgelistet und können das ausgewählte Tool über die "Ausführen"-Schaltfläche gleich starten.

Eine weitere nützliche Quelle für Add-ins für Excel (und die übrigen Office-Programme) stellt der deutsche Anbieter Smarttools zur Verfügung. Viele sind gratis und zudem von hoher Qualität, so auch der Jahreskalender für 2016.

Interessant präsentieren mit Powerpoint: Weniger ist hier mehr

Eine Präsentation zu erstellen ist technisch nicht sonderlich anspruchsvoll. Selbst wenn Sie Powerpoint schon lange nicht mehr verwendet haben, stellen Sie bei der Betrachtung der beiden Register "Start" und "Einfügen" fest, dass das Programm - um es ganz lapidar zu sagen - genauso funktioniert wie Word. Sie können Textpassagen eingeben und formatieren, mehrere Blätter (Folien) zu einer Präsentation zusammenfassen und daneben eine Vielzahl von Objekten einbinden: Bilder, Videos, Fotoalben, Diagramme, Formeln, Audiodateien und vieles mehr.

Einzig das Prinzip der Folienmaster hat in der Textverarbeitung keine unmittelbare Entsprechung, ist aber in der Präsensationspraxis von enormer Bedeutung. Unter dem Folienmaster versteht man die Grundstruktur hinsichtlich Layout und Design. Alle Folien, die einem Folienmaster hierarchisch zugeordnet sind, lehnen sich an ihn an. Wenn Sie also für Ihre Vorführung ein bestimmtes Layout wählen oder dieses später ändern möchten, erledigen Sie das im Folienmaster. Den erreichen Sie über "Ansicht - > Folienmaster", zu erkennen links in der Strukturleiste an der leicht vergrößerten Darstellung. Sobald Sie hier etwas an der Anordnung der einzelnen Elemente, dem Layout, der Textgröße oder dem Hintergrund ändern, werden gleichzeitig alle zugeordneten Folien angepasst. Aufgebrochen wird dieses Prinzip erst, wenn Sie mit der rechten Maustaste links in die Folienabfolge klicken und dort den Eintrag "Folienmaster einfügen" wählen. Darüber hinaus bietet Powerpoint mit "Übergänge" (zwischen den Folien) und "Animationen" (innerhalb einer Folie) eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Sie bitte äußerst sparsam einsetzen. Nutzen Sie unbedingt auch die Vorschaufunktion links oben, um vorab die Wirkung zu sehen. Denn unter Begriffen wie "Verwehen" oder "Fetzen" kann sich nicht jeder etwas Konkretes vorstellen.

Mit 79 Euro für eine 4-Jahres-Lizenz ist Office 365 University günstig, je nach Hochschule können Studierende die Bürosoftware von Microsoft aber sogar gratis nutzen.
Mit 79 Euro für eine 4-Jahres-Lizenz ist Office 365 University günstig, je nach Hochschule können Studierende die Bürosoftware von Microsoft aber sogar gratis nutzen.

Weniger ist für die Zuhörer und Zuschauer oft mehr, das gilt auch für die gesamte Präsentation. So ist kaum etwas langweiliger, als wenn der Vortragende in kleiner Schrift überfrachtete Folien vorlesen muss. Nutzen Sie die Folien vielmehr als Leitfaden, und überfrachten Sie sie nicht - dann hört man Ihnen während Ihres Vortrags wirklich zu. Alle Infos können Sie den Zuhörern im Anschluss immer noch als Handout mitgeben.