Mit Suchordnern arbeiten
Mit dem Einsatz von Suchordnern können Sie unter Outlook Ihre E-Mail-Nachrichten deutlich übersichtlicher organisieren. Das erspart manch manuelle Suche nach bestimmten E-Mails.
Suchordner helfen Ihnen dabei E-Mails nach bestimmten Kriterien zu kategorisieren. Prinzipiell sind Suchordner virtuelle Ordner, die Nachrichten anzeigen, die bestimmte. definierbare Bedingungen erfüllen. Dies bedeutet, die betroffenen E-Mails werden nicht in den Suchordner verschoben, sondern verbleiben an Ort und Stelle und werden nur im Suchordner anzeigt.
Microsoft hat Outlook einige vordefinierte Suchordner spendiert, die Sie mit wenigen Klicks aktivieren können. Diese zeigen die Mails nach relativ einfachen Kriterien wie "ungelesen" oder "wichtig" an. Ebenso kann man hier einfach Suchordner mit Nachrichten anlegen, die von bestimmten Personen abgesendet wurden. So kann ein Suchordner mit Mails, die von einem bestimmten Geschäftspartner abgesetzt wurden, in der Praxis durchaus hilfreich sein. Aufräumarbeiten im Nachrichten-Verzeichnis lassen sich durch einen Suchordner mit ungelesenen Mails durchaus vereinfachen.
Die vorgegebenen Suchordner finden Sie über den Menüpunkt Ordner und dort unter Neuer Suchordner. Ebenso finden Sie für jedes Konto in der Ordnerstruktur den Punkt Suchordner. Per Klick darauf erstellen Sie einen neuen Suchordner. Am schnellsten geht es wie immer per Tastenkombination: STRG+UMSCHALT+P.
- Suchordner unter Outlook
Die Suchordner finden Sie in Outlook in der Standard-Ordnerstruktur. - Suchordner unter Outlook
Per Klick auf den Punkt Suchordner können Sie einen neuen Suchordner erstellen. Schneller geht es mit STRG+UMSCHALT+P. - Suchordner unter Outlook
Outlook bringt eine Reihe vordefinierter Suchordner mit, die Sie einfach anpassen und aktivieren können. - Suchordner unter Outlook
Am Ende der Liste können Sie einen benutzerdefinierten Suchordner erstellen. - Suchordner unter Outlook
eben Sie dem neuen Suchordner einen Namen. Sie können darüber hinaus festlegen, welche E-Mails einbezogen werden sollen. - Suchordner unter Outlook
Wählen Sie beispielseweise Nachrichten aus, die mindestens eine Anlage mitbringen. - Suchordner unter Outlook
Sie können nur Nachrichten einbeziehen, deren Betreff einen bestimmen Begriff enthält. - Suchordner unter Outlook
In den erweiterten Einstellungen können Sie die Kriterien über Bedingungen und Felder feiner abstimmen.
Für eine übersichtlichere Anzeige der eigenen E-Mails, kann es durchaus hilfreich sein, Suchordner nach eigenen Kriterien einzurichten. Wenn Sie zum Ende der Liste mit den vordefinierten Suchordnern scrollen, erreichen Sie den Punkt Benutzerdefinierten Suchordner erstellen. Hier können Sie einen Suchordner nach ihren Vorgaben einrichten. Die Möglichkeiten sind vielfältig, so können Sie etwa alle Nachrichten mit Anhang, alle ungelesenen Nachrichten oder nur Mails mit hoher Wichtigkeit in einem Suchordner anzeigen. Über den Reiter Erweitert lassen sich tiefergehende Bedingungen definieren, über die einzelnen E-Mail-Felder. So können Sie beispielsweise alle vertraulichen E-Mails in einem Suchordner darstellen.
Folgendes gilt es noch zu beachten: Suchordner können keine Ergebnisse aus unterschiedlichen pst-Dateien enthalten. Hinsichtlich der Suche von Textzeichenfolgen bei Suchordnern sollte man noch diesen Umstand berücksichtigen: Suchordner unterstützen Präfixübereinstimmungen. Dazu liefert Microsoft folgendes Beispiel: Soll der Suchordner beispielsweise alle E-Mail-Nachrichten mit dem Wort "über" beinhalten, enthält der Suchordner auch Wörter wie "Übersetzer" oder "überlegen", jedoch keine Wörter wie "darüber".