Rein sachlich betrachtet, ist eine Mahnung die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. In der überwiegenden Mehrheit der Fälle handelt es sich bei der geschuldeten Leistung um die Zahlung des ausstehenden Kaufpreises.
Mit einer Mahnung kann der Schuldner relativ schnell und kostengünstig zur Begleichung der fälligen Zahlung aufgefordert werden. Das Mahnschreiben ist Teil des außergerichtlichen Mahnverfahrens. Der Verband "Händlerbund" hat die wichtigsten Fakten zu einer Mahnung zusammengestellt, von denen wir hier in Auszügen berichten.
Grundsätzlich gilt, dass eine Leistung (z.B. die Zahlung des Kaufpreises) sofort fällig ist. Es sei denn, im Vorfeld oder beim Kauf wurde ausdrücklich eine andere Vereinbarung getroffen.
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Form der Mahnung
Bei der Form der Mahnung gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Die Mahnung sollte aber stets ein Datum sowie die betreffende Rechnungsnummer enthalten und aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Inhaltlich müssen jedoch einige Voraussetzungen erfüllt sein.
Eindeutigkeit
Die Mahnung muss eine eindeutige Aufforderung zur Leistung enthalten, d.h. es muss zum Ausdruck gebracht werden, dass die geschuldete Leistung verlangt wird.
Keine Fristsetzung notwendig
In der Mahnung muss keine Frist gesetzt werden. Auch die Androhung von rechtlichen Folgen (z.B. gerichtliche Schritte oder Beauftragung eines Inkassodienstes) ist nicht notwendig. Beides ist aber aus rechtlicher Sicht zulässig und ab der zweiten bzw. aber der dritten Mahnung auch üblich.
Häufigkeit
Das Gesetz stellt keine Anforderung auf, wie oft eine Mahnung ausgesprochen werden muss. Rein rechtlich gesehen, ist daher nur eine Mahnung notwendig. In der Praxis hat sich jedoch die Versendung von bis zu drei Mahnungen durchgesetzt.
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Mahngebühren
Die für eine Mahnung entstandenen Kosten können dem Schuldner grundsätzlich in Rechnung gestellt werden. Über die Höhe haben sich die deutschen Gerichte noch nicht vollumfänglich geeinigt. Die überwiegende Mehrheit hat Mahnkosten zwischen 2,50 Euro und 5,00 Euro für eine erste Mahnung als angemessen eingestuft.
Verzug
Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht Folge, kommt er durch die Mahnung in Verzug. Ab diesem Zeitpunkt kann der Gläubiger Verzugszinsen sowie einen Verzugsschaden geltend machen.
Ein Verzug kann auch ohne Mahnung eintreten, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (z.B. Zahlung bis 31.12.2015) oder der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat (z.B. "Zahlung 14 Tage nach Zugang der Rechnung") oder der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert.
Auf der nächsten Seite stellen wir Ihnen ein Musterschreiben für eine Mahnung vor.