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08.11.2015 - 

7 Fragen, die sich Entscheider stellen müssen

Die richtige Unified Communications-Lösung

Matthias Weber ist Experte auf dem Gebiet der Unternehmenssoftware (ERP, CRM und Warenwirtschaft). Mit seinem Beratungsunternehmen mwbsc GmbH unterstützt er ERP-Hersteller, ERP-Anbieter und mittelständische Unternehmen bei der Einführung von kaufmännischer Software.
Die Zukunft von Unified Communications (UC) für den Mittelstand liegt in der Cloud. Doch wann lohnt sich diese Anschaffung für den Mittelstand und sind wirklich alle Funktionen nützlich für die Zusammenarbeit innerhalb oder außerhalb des Unternehmens?

Nur wer die Vor- und Nachteile dieser Software kennt, kann festlegen, ob sie dem Geschäftsziel dienlich ist. Aus dem Grund sollten IT-Entscheider sich zuerst mit den folgenden vier Features vertraut machen: Instant Messaging (IM), IP-Telefonie, White Boarding und Präsenzsysteme.

Instant-Messaging

Unter IM versteht man eine ad-hoc-Kommunikation. Sie erlaubt eine schnelle Kontaktaufnahme mit Kollegen über Chat. Für dieses Werkzeug spricht neben der simplen Bedienbarkeit vor allem, dass die Informationen nach dem Gespräch automatisch gelöscht werden und keinen Datenspeicher beanspruchen.

Ein Praxisbeispiel: Via Chat lassen sich schnell die Ergebnisse des letzten Meetings erfragen - das spart Zeit und E-Mail-Ressourcen. Mit Collaboration-Tools wie Desktop-Sharing kann dann das Protokoll des Treffens visuell nachverfolgt werden. Ein Nachteil: Schnelle Kommunikation via Chat birgt Missverständnisse. Kurze Sätze, eine laxe Ausdrucksweise und mehrdeutige Emoticons können zu Irrtümern oder gar Frustration führen. Gerade für sensible Themen ist ein persönliches Gespräch vorzuziehen.

IP-Telefonie

Verbindungen über das analoge Telefonnetz ins Ausland können kostspielig sein. Die Alternative: Voice-Over-IP (VOIP), das sich in Kombination mit Videokonferenzen besonders für die globale Zusammenarbeit von Teams eignet. Beide Collaboration-Werkzeuge benötigen allerdings eine stabile Internetverbindung mit einer ausreichenden Bandbreite. Andere VOIP-User oder Dienste wie E-Mail dürfen darunter nicht leiden - sonst drohen Produktivitätseinbußen.

White Boarding

Digitale Tafeln, auch White Boards genannt, dienen dem Gedankenaustausch. Über eine interaktive Projektionsfläche können Kreativteams länderübergreifend zum Beispiel eine neue Smartphone-App entwickeln. Großer Vorteil: Das Resultat des Brainstormings lässt sich problemlos ausdrucken und steht jedem Team als "working document" bereit. Zudem sparen damit Unternehmen in Kombination mit Videokonferenzen hohe Reisekosten ein. Wenn allerdings Mitarbeiter das Tool nur bedingt in ihren Arbeitsalltag integrieren können, wird die Technik schnell zweckentfremdet, beispielsweise für ein digitales "Tic Tac Toe".

Präsenzsystem

Eine einheitliche UC-Plattform ermöglicht das Setzen eines Präsenzstatus, zum Beispiel Rot für beschäftigt. Dieser bietet auf der einen Seite den Vorteil, nicht gestört zu werden, wenn man gerade in einer Videokonferenz ist. Es erleichtert außerdem die Arbeit miteinander.
Auf der anderen Seite registriert die Plattform aber auch Inaktivität und setzt den Präsenzstatus automatisch. Anwender, die ihren Status nicht akribisch anpassen, werden schnell als faul abgestempelt, obwohl Sie möglicherweise seit Stunden im Team-Meeting sitzen. Andere hingegen neigen dazu, ihren Status permanent auf Rot zu setzen. Besonders im letzten Fall bietet das Tool keinen Mehrwert für den Betrieb.

In sieben Fragen zur richtigen Unified Communications-Lösung

  1. Welche Abteilungen benötigen eine UC-Plattform zur Kommunikation?

  2. Welche UC-Funktionalitäten sind für das Unternehmen sinnvoll?

  3. Welche UC-Plattform bietet die ausgewählten UC-Funktionalitäten?

  4. Welche Kosten entstehen bei der Einführung für Hardware, Software, Beratung und Schulung?

  5. Wie hoch sind die Kosten für bestehende Kommunikationstools?

  6. Wie hoch wären die monatlichen Kosten für die neue UC-Plattform?

  7. Welche Optimierungspotenziale entstehen in den Geschäftsprozessen durch UC?

Fazit

Unified Communications Tools sind trotz ihrer umfangreichen und leicht zu bedienenden Funktionen für mittelständische Unternehmen kein Allheilmittel. Nur nach einer kritischen Auseinandersetzung mit den UC-Features und einem klar formulierten Projektziel ist eine Einführung der Lösungen sinnvoll. (bw/hal)