xSuite ist die Lösung der WMD Gruppe, um das papierlose Büro Realität werden zu lassen. Das neueste Produkt aus dem Hause WMD, "xFlow Public Sector" richtet sich an öffentliche Verwaltungen, die SAP-Systeme im Einsatz haben. Es ist direkt in die Public Sector- Branchenmodule von SAP (PS-CD, PS-M) integriert und kann damit die volle Kraft der Walldorfer Software ausschöpfen.
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Was "xFlow Public Sector" aber besonders macht, ist die Tatsache, dass diese Lösung der WMD Gruppe XRechnungen zu verarbeiten vermag. Der X-Standard einer digitalen Rechnung befindet sich noch in der Pilotphase, steht aber kurz vor der Freigabe durch das europäische Komitee für Normung (CEN).
XRechnung (X steht hier für das XML-Format) ist im Zuge der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU entstanden. Dieses Vorhaben der EU soll die Nutzung der digitalen Rechnungen fördern und gibt vor, dass alle öffentlichen Verwaltungen in der EU spätestens bis April 2020 in der Lage sein müssen, digitalen Rechnungen
Rechnungen digitalisieren
Genau auf diese digitalen Pay-Prozesse hat sich die WMD-Gruppe spezialisiert und arbeitet bereits seit Anfang 2018 sehr eng mit Kunden aus der öffentlichen Verwaltung zusammen. Im März 2018 hat WMD ein Pilotprojekt gestartet, welches den finalen Tests bereits bestanden hat und nun kurz vor dem Abschluss steht. Für dieses Projekt war eine besonders enge Abstimmung mit dem Kunden notwendig, da die Details für die praktische Umsetzung der rechtlichen Vorgaben die EU erst im Verlauf des Projekts bekannt gab. Nun ist aber in diesem System die Annahme von XRechnungen möglich.
Ab 2019 möchte WMD weitere Kunden aus dem öffentlichen Dienst mit dieser Funktion beglücken. Dann können auch diese Behörden elektronische XML-basierte Rechnungen annehmen und direkt in ihren SAP-Systemen verarbeiten. Damit kommen sie der EU-Verpflichtung, komplett digitale Workflows einzuhalten, nach.
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Denn diese maschinell durchgeführten Prozesse haben den Vorteil, dass sie frei von Fehlern sind, die durch manuelle Eingabe jederzeit geschehen können. Die damit bisher beauftragten Sachbearbeiter können sich nun sinnvolleren Tätigkeiten widmen, zum Beispiel Auswertungen und Analysen Verbesserung der eigene Kostenstrukturen. Gleichzeitig werden mit der xSuite von WMD Papierdokumente und papierbasierte Prozesse digitalisiert. Dies eröffnet nicht nur ganz neue Analysemöglichkeiten, sondern ermöglicht auch die komplette und transparente Nachvollziehbarkeit aller Prozesse. So werden Mauscheleien erschwert, wenn nicht gar verhindert.
Kunden aus der Privatwirtschaft und der öffentlichen Hand
Mit der xSuite adressiert die WMD-Gruppe Kunden mit 20.000 bis zwei Millionen Eingangsrechnungen pro Jahr. Das sind Unternehmen mit 200 bis 20.000 Mitarbeitern beziehungsweise Kommunen ab 50.000 Einwohnern. Insgesamt betreut WMD derzeit rund 600 Kunden. Doch die Wachstumschancen sind hier riesig. Bis 2020 muss zwar nur die öffentliche Hand digitale Rechnungen annehmen können, aber die Privatwirtschaft wird diesem Trend genauso folgen. Experten der WMD-Gruppe schätzen, dass bis 2023 fast alle Rechnung ausschließlich in digitaler Form (E-Mails, PDF-Dokument und weitere maschinenlesbare Formate) vorliegen werden.
Zu diesem Zeitpunkt wird auch die on-premise-Nutzung von Software der Vergangenheit angehören. Und deswegen setzt die WMD-Gruppe nun stark auf die Cloud. Die xSuite365 kann Kundenwünschen entsprechend on-premise, hybrid oder komplett in der privaten bzw. öffentlichen Cloud laufen.
Dermaßen gut aufgestellt bewirbt sich der SAP-Partner um den DIGITAL INNOVATION-Award.