Von Dr. Ronald Wiltscheck
Händisch verschickt Motor Presse Faxe schon lange nicht mehr, dies geschieht nur noch papierlos aus dem Rechner heraus. Seit über zehn Jahren werkeln dafür Fax-Server von Ferrari Electronic in dem Stuttgarter Verlag. Bis vor einem Jahr waren das sogar acht verschiedene Maschinen, mittlerweile sind es nur noch zwei.
Diese Konsolidierung geschah auf Anraten des Ferrari-Electronic-Partners Unicorn Systems. Seit über zehn Jahren ist das Drei-Mann-Unternehmen geschäftlich mit dem Hersteller verbunden, und genauso lang ist Motor Presse dessen Kunde. Mittlerweile agiert die fränkische Firma nicht mehr als Ferrari-Händler, sondern als dessen Value Added Distributor (VAD). "Wir betreuen nun Wiederverkäufer des Berliner Kommunikationsspezialisten", so Geschäftsführer Wolfgang Killermann. Der Stuttgarter Verlag ist einer der wenigen verbliebenen Kunden, die Unicorn noch selbst betreut.
Im Vorjahr musste Motor Presse handeln, denn laut einer Richtlinie des Bundesministeriums für Finanzen müssen Rechnungen, die per Computer-Fax oder per E-Mail zugestellt werden, mit einer so genannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Das konnte das in Stuttgart installierte Ferrari-System bis dato nicht leisten. Deswegen entschloss sich der Verlag, seine Office-Master-Lösung mit einer Schnittstelle zu versehen, über die digitale Unterschriften aus dem System in das Fax hinzugefügt werden konnten.
Diese Schnittstelle "Office Master Sign"sorgt dafür, dass als Rechnungen erkannte Fax-Dokumente zum "digiSeal Server" weitergeleitet werden. Dieser versieht alle Rechnungen mit einem grauen Muster im unteren Drittel jeder Seite, einem zweidimensionalen Barcode. Dieses Feld beinhaltet die verschlüsselten Originaldaten, das zugehörige Zertifikat, also den elektronischer Ausweis, und die qualifizierte elektronische Signatur, mit der die Echtheit der Rechnung sichergestellt ist.
Der zweidimensionale Barcode kann jederzeit entschlüsselt werden. Dazu wird es mittels der kostenlosen Scan-Software "digiSeal reader" in lesbaren Text umgewandet. Dieser Text enthält alle Rechnungsdaten und beweist via digitaler Unterschrift, dass diese Rechnung tatsächlich von dem Absender stammt. Dies kann auch der Finanzbeamte bei einer möglichen Steuerprüfung leicht kontrollieren.
Auf diese Weise verschickt Motor Presse Stuttgart wöchentlich bis zu 2.000 Rechnungen an seine Anzeigenkunden. Dabei werden diese Rechnungen nicht mühsam mit Word geschrieben, sondern direkt aus dem eigenen Redaktions- und Produktionsplanungssystem verschickt. Das System ist eine vollwertige ERP-Suite, eine verlagseigene Entwicklung, die auf einem Unix-Server installiert ist.
Daneben steht es den Mitarbeitern des Verlags frei, eigene Faxe vom PC aus über den E-Mail-Client Microsoft Outlook. an die geclusterten Exchange-Server und von da an über die Schnittstelle Office Master Exchange an den Ferrari-Fax-Server zu versenden.
Der Versand von Rechnungen erfolgt über einen anderen Faxserver, darüber verschickt der Verlag auch Werbematerialien. Beide Fax-Server sind für den elektronischen Versand von Dokumenten über jeweils acht ISDN-B-Kanäle ausgelegt.
Der für den Versand von Rechnungen reservierte, intern "Office MasterWindows" genannte Fax-Server ist zusätzlich mit dem "digiSeal Server" versehen. In diesem sind zusätzlich die Signaturkarten der Motor Presse integriert.
Für Software- und Leitungslizenzen der beiden Fax-Server hat der Kunde 6.000 Euro entrichten müssen; hinzu kamen die Kosten für die Hardware, also für die vier Einbaumodule von Ferrari Electronic (Unified Messaging Controller für je zwei ISDN-B-Kanäle) in Höhe von 8.000 Euro. Das zusätzliche Signaturmodul Office Master Sign schlug in der Anfangskonfiguration mit 2.000 Euro zu Buche.
Nachdem aber Unicorn seinen Kunden überzeugt hatte, das Ganze auf vier Mandanten auszuweiten, wurden dafür 7.000 Euro fällig. In diesem Preis ist das Recht des Kunden erhalten, bis zu 50.000 Rechnungen jährlich zu verschicken - inklusive der elektronischen Signatur.
Lange verhandeln musste der Ferrari-Electronic-Partner mit dem Kunden nicht: "Die Verantwortlichen bei Motor Presse haben die Einsparpotenziale des Rechnungsversands via Fax bereits realisiert. Nachdem es notwendig geworden war, die Rechnungen digital zu signieren, konnten wir das Projekt nach Abstimmung direkt angehen", erinnert sich Wolfgang Killermann von Unicorn Systems.
Technisch gesehen gestaltete sich das Signaturprojekt bei dem Stuttgarter Verlag relativ einfach. Die größte Herausforderung bestand darin, die Anzeigenkunden zu überzeugen, die elektronisch erstellten und mit einer digitalen Unterschrift versehenen Rechnungen zu akzeptieren. Hier empfiehlt Unicorn, die Rechnungsempfänger rechtzeitig darauf vorzubereiten.
"Die Notwendigkeit der digitalen Signatur gilt es sauber zu kommunizieren", argumentiert Killermann. Dies ist offenbar Motor Presse gut gelungen: 95 Prozent ihrer Anzeigenkunden akzeptieren bereits die elektronisch versandten und digital unterschriebenen Rechnungen.
Dabei ist diese Überzeugungsarbeit eigentlich ganz einfach, denn eine mit der "Qualifizierten Elektronischen Signatur" (QES) versehene Rechnung genügt den Anforderungen des Gesetzgebers. Nach Paragraph 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) sind nur durch eine derartig qualifizierte digitale Unterschrift Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet. Die elektronische Signatur ist die Voraussetzung dafür, dass der Empfänger die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuerabzug geltend machen kann.
Auch wenn das Signaturprojekt bei Motor Presse relativ problemlos ablief - das Office-Master-Sign-Modul war in vier Tagen installiert, und Unicorn musste dem Kunden nur 30 Arbeitsstunden in Rechnung stellen - - waren einige zusätzliche, so nicht erwartete Aufgaben zu bewältigen. Da nur die Ausgangsrechnungen digital signiert werden sollten, musste der Systemadministrator von Motor Presse das hauseigene ERP System dementsprechend anpassen.
Überraschend schwierig gestaltete sich ferner die individuelle Anpassung des Briefpapiers beim Kunden, da dort nach der Übernahme durch Gruner & Jahr drei verschiedene Vorlagen existierten. So musste das Briefpapier von Motor Presse erst neu an Macintosh-Rechnern gelayoutet werden, bevor es anschließend im TIF-Format hinterlegt in Office Master, was Ränder und Druckbereich betrifft, neu festgelegt werden konnte. Denn das untere Drittel einer jeden Rechnung musste ja auf jeden Fall frei bleiben - für den zweidimensionalen Barcode samt digitaler Unterschrift. Gleichzeitig durfte die Fußzeile des Briefpapierbogens auf keinen Fall vom Barcode verdeckt werden. Diese an sich triviale Anpassungsarbeit erforderte weit mehr Zeit als gedacht - bedingt durch den ständigen Wechsel von der Apple- auf die Windows- und Unix-Plattform.
Was die Verwendung der digitalen Unterschrift im E-Mail-Client betrifft, so mussten hier die Mitarbeiter nicht gesondert eingewiesen werden; dieser Prozess vollzieht sich für den User weitgehend transparent. Lediglich der Projektverantwortliche bei Motor Presse wurde für die Inbetriebnahme der Signaturlösung von Unicorn geschult. Außerdem stellte der Dienstleister seinem Kunden eine ausführliche Dokumentation über digiSeal samt einer genauen Anleitung zum Betrieb von Office Master Sign zur Verfügung.
Für Motor Presse haben sich die Kosten der Installation und des Betriebs der Signaturlösung Office Master Sign und digiSeal relativ rasch amortisiert. Nach eigener Aussage spart sich der Kunde jährlich mehrere zehntausend Euro. Außerdem konnte der Verlag seinen vereinfachten und bei User sowie Kunden breit akzeptierten Prozess des Fax-Versandes aus dem ERP-System und aus den E-Mail-Clients heraus beibehalten. Für die Mitarbeiter hat sich kaum etwas geändert, obwohl sie ihre Korrespondenz nun qualifiziert elektronisch unterschreiben können.
Für Unicorn als Ferrari-Electronic-Distributor stellt Motor Presse den Vorzeigekunden dar. Alle weiteren an der Signaturlösung interessierten Kunden werden nun von dem VAD an spezialisierte Fachhändler verwiesen. Bei der Umsetzung derartiger Projekte unterstützt sie Unicorn weiterhin. "Das Thema digitale Unterschrift ist für viele Ferrari Electronic Competence Center (FCC) noch relativ neu. Wir helfen ihnen, sich darin einzuarbeiten", so Killermann. Inzwischen hat Unicorn mehrere Signaturlösungen gemeinsam mit den betreuten Systemhäusern erfolgreich bei Kunden installiert.
Außerdem ist die Office-Master-Sign-Installation auch im Zusammenspiel mit anderen ERP-Systemen, etwa von Microsoft oder SAP, denkbar. Neben Microsoft Exchange unterstützt das System Lotus Notes/Domino Server, ferner Suse Linux Openexchange, Open-Xchange und Novell GroupWise.