Digitales Archivierungssystem schluckt 30 Aktenschränke

15.11.2001
Ab 1. Januar 2001 sind alle Unternehmen mit EDV-gestützter Buchhaltung gesetzlich verpflichtet, digital zu archivieren. Das Speichern der Originale auf dem Server reicht dabei nicht aus, denn Archivieren bedeutet, dass die Originale nicht mehr verändert werden dürfen. Diese Anforderung des Gesetzgebers will die Alpha-X Digital AG mit ihrem elektronischen Aktenschrank "Doc-Box" unterstützen.Das Gerät besteht nach Herstellerangaben aus einem kompletten, fertig installierten Tiff-ArchivSystem, das revisionssicher aufgebaut ist. Herzstück der Lösung ist ein 19-zölliger Industrieformat-Server mit integriertem Ra-Datensystem, drei 70 Gigabyte großen SCSI-Festplatten von IBM sowie einem HP-DAT-Speicher mit 12 GB Kapazität. Der elektronische Aktenschrank hat eine Grundfläche von 60 x 60 Zentimetern. Das Lieferpaket umfasst außerdem ein 19-Zoll-Rack, einen Touchscreen-Flachbildschirm, eine unterbrechungsfreie Stromversorgung mit 1.200 Volt-Ampere und eine SQL-Datenbank.über eine Ethernet-Schnittstelle lässt sich das System mit dem Firmennetz verbinden. Außerdem besitzt das Gerät eine Schnittstelle zum Anschluss von modernen Digitalkopierern. Dann genügt ein Druck auf die Starttaste des Kopierers, um den Archivierungsvorgang automatisch zu starten.Die komplette Bedienung des Sys-tems erfolgt über den Touchscreen auf der Doc-Box. Dort wählt er den Ordner aus, in den das Dokument einsortiert werden soll, und kopiert es mittels Betätigung der Start-Taste am Kopierer in die Doc-Box. Befinden sich die Dokumente bereits in einem Computer, müssen sie nicht ausgedruckt und wieder gescannt werden, sondern sie lassen sich über die Druckfunktion in die Doc-Box überspielen. Zugriff per Internet-Browser Sind die Dokumente einmal in der Doc-Box archiviert, können sie bei Bedarf vom Arbeitsplatz aus über einen beliebigen Internetbrowser ausgewählt und auf den Bildschirm geladen werden. Alpha-X Digital betont, dass dieses Feature besonders anwenderfreundlich sei, da auf fast allen PC-Arbeitsplätzen ein Browser bereits installiert sei und seine Bedienung keinerlei Probleme für die Mitarbeiter darstelle. Eine aufwändige Schulung des Personals entfalle ebenso wie die Installation von zusätzlicher Software auf den jeweiligen PCs der einzelnen Mitarbeiter. Auf diese Weise entstünden auch dem Fachhändler keine Support-Aufgaben. Ist die Doc-Box an das Internet angeschlossen, erlaubt sie den Datenzugriff auch aus der Ferne (natürlich passwortgeschützt) per Notebook, Pocket-PC oder aus einem Internet-Café. So habe der User seinen Ordner quasi immer dabei, sagt der Hersteller. Dabei funktioniert der Datenaustausch mit dem Server von allen Betriebssystemen aus. Einzige Voraussetzung ist ein beliebiger Internetbrowser.Die Doc-Box selbst wird komplett fertig installiert zum Kunden geliefert. Der schließt einfach das Ethernet-Kabel an und weist dem Sys-tem eine freie IP-Adresse zu - schon könnten alle Mitarbeiter auf den elektronischen Aktenschrank zugreifen, sagt der Hersteller. Damit die Mitarbeiter nur solche Dokumente einsehen können, für die sie eine Berechtigung haben, hat Alpha-X ein Passwort-Schutzsys-tem integriert. Je nach Benutzername ist der Zugriff auf einzelne Ordner damit erlaubt oder gesperrt. Die Doc-Box arbeitet mit einer SQL-Datenbank und archiviert Tif-Dateien. Das Tif-Format ist als internationaler Archivierungs-Standard anerkannt. Le sind Tif-Dateien recht groß und beanspruchen viel Ladezeit zur Anzeige. Außerdem können nicht alle Browser diesen Dateityp auch darstellen. Damit sich über beliebige Browser die Dokumente anschauen lassen, wandelt das System die Tif-Dateien zusätzlich in das Jpg-Format um. Standardmäßig integriert ist eine OCR-Software, zurzeit Finereader Version 4.0. Aplpha-X hat bewusst diese ältere Version gewählt, damit die Anzahl der Teilnehmer nicht beschränkt wird.Das Gerät eigne sich nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen, vielmehr könnten auch große Betriebe die Doc-Box als Insel-Lösung gut in ihr bestehendes Archivierungssystem aufnehmen. www.alpha-x-digital.de www.docbox.deComputerPartner-Meinung: Ein modernes Archivierungssys-tem, das eine Menge Raum, Material und personelle Ressourcen einsparen hilft. Besonders wichtig für den Fachhandel: Auf den jeweiligen Arbeitsplatzrechnern brauchen keine zusätzlichen Programme aufgespielt zu werden. Es handelt sich wirklich um eine Komplettlösung: Aufstellen, Einschalten, und nach Vergabe der IP-Adresse kann das Gerät sofort arbeiten. (de/jh) KurzgefasstHersteller: Alpha-X DigitalProdukt: Digitales Archivierungssystem Doc-BoxProduktgruppe: MassenspeicherZielgruppe: Mittelständische Industrie- und Handelsunter-nehmen, Großunternehmen mit InsellösungVerfügbarkeit: ab sofortPreis: 38.920 Euro (komplett installiert, mit 15 Arbeitsplätzen)Verkaufsargumente: Dieser Aktenschrank minimiert den Platzbedarf und ersetzt mehr als 30 herkömmliche Aktenschränke. Er ist leicht zu installieren, einfachst zu bedienen, verringert den Aufwand für das Archivieren und spart enorm Kosten.

Ab 1. Januar 2001 sind alle Unternehmen mit EDV-gestützter Buchhaltung gesetzlich verpflichtet, digital zu archivieren. Das Speichern der Originale auf dem Server reicht dabei nicht aus, denn Archivieren bedeutet, dass die Originale nicht mehr verändert werden dürfen. Diese Anforderung des Gesetzgebers will die Alpha-X Digital AG mit ihrem elektronischen Aktenschrank "Doc-Box" unterstützen.Das Gerät besteht nach Herstellerangaben aus einem kompletten, fertig installierten Tiff-ArchivSystem, das revisionssicher aufgebaut ist. Herzstück der Lösung ist ein 19-zölliger Industrieformat-Server mit integriertem Ra-Datensystem, drei 70 Gigabyte großen SCSI-Festplatten von IBM sowie einem HP-DAT-Speicher mit 12 GB Kapazität. Der elektronische Aktenschrank hat eine Grundfläche von 60 x 60 Zentimetern. Das Lieferpaket umfasst außerdem ein 19-Zoll-Rack, einen Touchscreen-Flachbildschirm, eine unterbrechungsfreie Stromversorgung mit 1.200 Volt-Ampere und eine SQL-Datenbank.über eine Ethernet-Schnittstelle lässt sich das System mit dem Firmennetz verbinden. Außerdem besitzt das Gerät eine Schnittstelle zum Anschluss von modernen Digitalkopierern. Dann genügt ein Druck auf die Starttaste des Kopierers, um den Archivierungsvorgang automatisch zu starten.Die komplette Bedienung des Sys-tems erfolgt über den Touchscreen auf der Doc-Box. Dort wählt er den Ordner aus, in den das Dokument einsortiert werden soll, und kopiert es mittels Betätigung der Start-Taste am Kopierer in die Doc-Box. Befinden sich die Dokumente bereits in einem Computer, müssen sie nicht ausgedruckt und wieder gescannt werden, sondern sie lassen sich über die Druckfunktion in die Doc-Box überspielen. Zugriff per Internet-Browser Sind die Dokumente einmal in der Doc-Box archiviert, können sie bei Bedarf vom Arbeitsplatz aus über einen beliebigen Internetbrowser ausgewählt und auf den Bildschirm geladen werden. Alpha-X Digital betont, dass dieses Feature besonders anwenderfreundlich sei, da auf fast allen PC-Arbeitsplätzen ein Browser bereits installiert sei und seine Bedienung keinerlei Probleme für die Mitarbeiter darstelle. Eine aufwändige Schulung des Personals entfalle ebenso wie die Installation von zusätzlicher Software auf den jeweiligen PCs der einzelnen Mitarbeiter. Auf diese Weise entstünden auch dem Fachhändler keine Support-Aufgaben. Ist die Doc-Box an das Internet angeschlossen, erlaubt sie den Datenzugriff auch aus der Ferne (natürlich passwortgeschützt) per Notebook, Pocket-PC oder aus einem Internet-Café. So habe der User seinen Ordner quasi immer dabei, sagt der Hersteller. Dabei funktioniert der Datenaustausch mit dem Server von allen Betriebssystemen aus. Einzige Voraussetzung ist ein beliebiger Internetbrowser.Die Doc-Box selbst wird komplett fertig installiert zum Kunden geliefert. Der schließt einfach das Ethernet-Kabel an und weist dem Sys-tem eine freie IP-Adresse zu - schon könnten alle Mitarbeiter auf den elektronischen Aktenschrank zugreifen, sagt der Hersteller. Damit die Mitarbeiter nur solche Dokumente einsehen können, für die sie eine Berechtigung haben, hat Alpha-X ein Passwort-Schutzsys-tem integriert. Je nach Benutzername ist der Zugriff auf einzelne Ordner damit erlaubt oder gesperrt. Die Doc-Box arbeitet mit einer SQL-Datenbank und archiviert Tif-Dateien. Das Tif-Format ist als internationaler Archivierungs-Standard anerkannt. Le sind Tif-Dateien recht groß und beanspruchen viel Ladezeit zur Anzeige. Außerdem können nicht alle Browser diesen Dateityp auch darstellen. Damit sich über beliebige Browser die Dokumente anschauen lassen, wandelt das System die Tif-Dateien zusätzlich in das Jpg-Format um. Standardmäßig integriert ist eine OCR-Software, zurzeit Finereader Version 4.0. Aplpha-X hat bewusst diese ältere Version gewählt, damit die Anzahl der Teilnehmer nicht beschränkt wird.Das Gerät eigne sich nicht nur für kleine und mittelständische Unternehmen, vielmehr könnten auch große Betriebe die Doc-Box als Insel-Lösung gut in ihr bestehendes Archivierungssystem aufnehmen. www.alpha-x-digital.de www.docbox.deComputerPartner-Meinung: Ein modernes Archivierungssys-tem, das eine Menge Raum, Material und personelle Ressourcen einsparen hilft. Besonders wichtig für den Fachhandel: Auf den jeweiligen Arbeitsplatzrechnern brauchen keine zusätzlichen Programme aufgespielt zu werden. Es handelt sich wirklich um eine Komplettlösung: Aufstellen, Einschalten, und nach Vergabe der IP-Adresse kann das Gerät sofort arbeiten. (de/jh) KurzgefasstHersteller: Alpha-X DigitalProdukt: Digitales Archivierungssystem Doc-BoxProduktgruppe: MassenspeicherZielgruppe: Mittelständische Industrie- und Handelsunter-nehmen, Großunternehmen mit InsellösungVerfügbarkeit: ab sofortPreis: 38.920 Euro (komplett installiert, mit 15 Arbeitsplätzen)Verkaufsargumente: Dieser Aktenschrank minimiert den Platzbedarf und ersetzt mehr als 30 herkömmliche Aktenschränke. Er ist leicht zu installieren, einfachst zu bedienen, verringert den Aufwand für das Archivieren und spart enorm Kosten.

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