Einfaches Dokumenten-Management

DMS-Systeme für Mittelständler

Diego Wyllie hat Wirtschaftsinformatik an der TU München studiert und verbringt als Softwareentwickler und Fachautor viel Zeit mit Schreiben – entweder Programmcode für Web- und Mobile-Anwendungen oder Fachartikel rund um Softwarethemen.

Dropbox for Business und Box Business

Dropbox for Business

Foto: Diego Wyllie

Mit über 100 Millionen registrierten Anwendern (Stand: November 2012) dürfte der Online-Speicher-Dienst "Dropbox” den meisten Lesern ein Begriff sein. Das 2007 in San Francisco gegründete Startup hat die Art und Weise wie Privatanwender ihre Dokumente mit Freunden und Kollegen teilen grundlegend vereinfacht. Was viele allerdings nicht wissen, ist, dass Dropbox auf dem Weg ist, sich in ein DMS-System zu verwandeln und die Enterprise-Welt zu erobern. Nachdem unzählige Unternehmen den eigentlich für den privaten Gebrauch konzipierten Service im Geschäft eingesetzt haben, hat der Anbieter im April dieses Jahres eine Unternehmensversion seines File-Sharing-Dienstes gestartet.

Highlights: Neben der einfachen, reibungslosen und einst revolutionären Synchronisierung von Dateien über sämtliche Mobile-, Web- und Desktop-Plattformen hinweg, die den Dienst so beliebt gemacht haben, bietet "Dropbox for Business” eine Reihe weiterführender Funktionen, die es fit für Business machen sollen. Dazu zählt etwa eine Verwaltungskonsole, mit der Administratoren die Mitgliederaktivitäten und -Rechte, verknüpfte Geräte und Apps zentral managen und die Freigabe von Dokumenten steuern können. Dabei steht Sicherheit im Vordergrund, wie der Anbieter auf einer gesonderten Seite ausführlich erklärt. Sichere Archivierung, Versionsverwaltung und Wiederherstellung gelöschter Dokumente runden das Funktionsangebot ab.

Preise und Verfügbarkeit: Interessanterweise stellt die Dropbox-Unternehmensversion, anders als der Pro-Plan, unbegrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Das Pricing richtet sich nach der Anzahl des Teams, das die Lösung einsetzen soll. Bei einer fünfköpfigen Arbeitsgruppe starten die Preise ab knapp 800 Dollar pro Jahr - für 50 User muss man um die 6500 Dollar jährlich auf den Tisch legen. Auf der Produkt-Website lässt sich ein genaues Preisangebot zusammenstellen.

Fazit: Streng genommen ist Dropbox kein DMS-System. Leistungsstarke Tools im Bereich Archivierung und Versionierung, plattformübergreifende Verfügbarkeit, zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit Anwendungen von Drittanbietern, die die Verwaltung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen; sowie die Möglichkeit, gemeinsam im Team Arbeitsdokumente auf einfache Weise teilen zu können, ist alles, was sie sich viele Anwender unter Dokumenten-Management vorstellen.

Box Business

Foto: Diego Wyllie

Ein weiteres System, das von Puristen wahrscheinlich auch nicht als "reines” DMS-System bezeichnet werden würde, und dennoch bei der effizienten Verwaltung von Dateien und Dokumenten gute Dienste leisten kann, ist "Box Business”. In Kooperation mit der Deutschen Telekom steht der aus Kalifornien stammenden und mit Dropbox vergleichbare Cloud-Dienst seit Ende letzten Jahres nun in Deutschland zur Verfügung. Dieser bringt Online-Speicher, sicheres File-Sharing und Dokumenten-Management unter einen Hut und setzt die effiziente Zusammenarbeit im Team in den Fokus.

Highlights: Gegenüber Dropbox kann die Software mit weiterführenden Tools punkten, die bei der gemeinsamen Dokumenten-Bearbeitung helfen. So lassen sich Dokumente direkt im Browser einsehen und mit Hilfe der nahtlosen Integration von Google Docs auch ohne Umwege editieren. Bei Dropbox wird die bequeme Voransicht von Dokumenten zwar schon vermarktet, implementiert ist das Feature aber noch nicht. Darüber hinaus ermöglicht es Box, Dokumente kommentieren und Diskussionen im Team führen zu können. Mit Notifications und Status-Updates bleibt jedes Team-Mitglied immer auf dem Laufenden. Ein weiterer Pluspunkt: Die kostenlosen Apps für Smartphones oder Tablets ermöglichen den mobilen Zugriff auf sämtliche Dokumente.

Preise und Verfügbarkeit: Box ist in drei Versionen erhältlich: "Box Groups”, "Box Business” und "Box Enterprise”. Die günstigste Variante bietet 100 Gigabyte Online-Speicher und erlaubt maximal 12 Anwender. Kostenpunkt: Knapp acht Euro pro Anwender und Monat. Box Business bietet 1.000 Gigabyte Speicher an und hat, so wie das Enterprise-Paket, kein User-Limit. Der monatliche User-Fee beträgt in dem Fall knapp 13 Euro, während die teurere Version rund 35 Euro pro Anwender und Monat zu Buche schlägt.

Fazit: Box Business vereint Online-Speicher, plattformübergreifendes Dokumenten-Management und Collaboration in einer umfassenden Cloud-Suite, die sich im internationalen Markt bereits durchgesetzt hat. Mit einem starken Partner wie der Deutschen Telekom an der Seite will sich der Dienst nun auch in Deutschland etablieren. (rw)

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