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Ab 1. Januar 2025 ist der Empfang von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht. Dennoch können bisher nur 45 Prozent Rechnungen als E-Rechnung empfangen. Zu diesem ernüchternden Ergebnis kommt eine repräsentative Studie im Auftrag des Bitkom.
Demnach empfangen nahezu alle Unternehmen Rechnungen per E-Mail (96 Prozent). Fast ebenso viele stellen ihren Geschäftspartnern frei, ihnen Rechnungen per Briefpost zuzusenden (93 Prozent). 7 Prozent der Unternehmen ermöglichen einen manuellen Upload durch ihre Geschäftspartner in einem Portal.
"Obwohl der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend ist, wird diese Form der Rechnung bisher in verhältnismäßig wenig Unternehmen genutzt", sagt Daniil Heinze, Referent für Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. "Die Einführung ist mit einem gewissen Aufwand verbunden, zumal die Implementierung in verschiedene Geschäftsprozesse hineinreicht."
Genau deshalb haben Experten schon zu Jahresbeginn darauf hingewiesen, dass es höchste Zeit sei, mit der Implementierung zu beginnen. Gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, ist aber nicht der einzige Grund: "Einmal eingeführt kann sie helfen, Prozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu sparen", wirbt Bitkom-Sprecher Heinze für die E-Rechnung. Und die Fähigkeit zum Empfnag von E-Rechnungen trifft alle - auch Kleinunternehmer, die von der Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen sind.
Situation bei ausgehender E-Rechnung
Aktuell nutzt die E-Rechnung bei ausgehenden Rechnungen die Hälfte der Unternehmen (55 Prozent). Ein knappes Drittel tut das häufig (30 Prozent), ein Viertel nur in Einzelfällen (25 Prozent). Verbreiteter ist dagegen der Rechnungsversand per E-Mail, beispielsweise in Form von PDF-Dateien, den praktisch alle Unternehmen nutzen (99 Prozent). Mehr als die Hälfte greift noch auf Briefpost zurück (59 Prozent). Bei 13 Prozent der Unternehmen ist die Rechnung per Brief oft üblich, 46 Prozent verschicken so noch in Einzelfällen.
Beim Empfang von E-Rechnungen nutzen 71 Prozent der Unternehmen, die E-Rechnungen empfangen können, EDI-Formate. Etwa ein Viertel (27 Prozent) greift auf das Format ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X zurück. Vorteil hier ist, das ein menschenlesbares Ansichts-PDF mit maschinell verarbeiteten Daten kombiniert wird. Nur 5 Prozent nutzen das rein strukturierte, XML-basierte Format XRechnung.
Ausnahmen bei der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen
Allerdings gibt es von der Pflicht zum Versand von E-Rechnungen laut Bundesministerium der Finanzen ab 1. Januar 2025 einige Ausnahmen. Denn die Regelungen zur verpflichtenden E-Rechnung gelten nur, wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher bleiben Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) und viele steuerfreie Umsätze (nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG) davon unberührt.
Besteht eine umsatzsteuerliche Verpflichtung, eine Rechnung auszustellen, braucht diese in folgenden Fällen dennoch nicht nicht als E-Rechnung ausgestellt zu werden: Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag), Fahrausweisen, die als Rechnung gelten, Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden sowei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Darunter fallen zum Beispiel Vereine oder staatliche Einrichtungen. Auch bei bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück ist keine E-Rechnung erforderlich.