Von Carsten Müller,
tecChannel.de
Kaum ein Unternehmen kommt heute ohne Drucker aus. Die Vorstellung eines papierlosen Büros greift nicht, denn oft werden Dokumente ausgedruckt, um sie in Ruhe zu studieren oder sie mit Anmerkungen zu versehen. Ein nicht zu verachtender Anteil an unnützen Ausdrucken landet dabei im Papierkorb.
Schnell wird der Kostenfaktor so zu einem unkalkulierbaren Risiko: Laut Hewlett-Packard gibt jedes Unternehmen dieser Welt im Schnitt fünf Prozent seines Gesamtumsatzes ausschließlich fürs Drucken aus. HP gibt ferner zu bedenken, dass rund 90 Prozent der Unternehmen in Deutschland die Gesamtaufwendungen für ihr Dokumentenmanagement nicht kennen. Wer diese Aufwendungen minimieren möchte, ist gut beraten, das Druckverhalten zu analysieren und die anfallenden Kosten im Blick zu behalten.
Der Anschaffungspreis eines Druckers spielt dabei eine eher untergeordnete Rolle. Ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern bringt monatlich rund 100.000 Ausdrucke zu Papier. Die dabei entstehenden Folgekosten durch Toner, Papier und Verschleißteile bergen den größten finanziellen Anteil der Druckkosten. Hinzu kommen mitunter teure Serviceverträge. Auch bei historisch wachsenden Druckerumgebungen mit Druckern und Kopierern, die je nach Bedarf angeschafft werden, sind schleichende Kostenfaktoren ein unkalkulierbares Risiko.
Um diese Kosten kalkulierbar zu halten, bieten Druckerhersteller verschiedene Abrechnungsmodelle an. Die Angebote reichen von All-inclusive-Verträgen, Flatrates (Pauschalangeboten) und Pay- per-click bis zu Smart-Printing- Services.
Pay-per-Click
Bei diesem Abrechnungssystem erfolgt die Bezahlung pro Seite. Anhand eines vorausberechneten Druckaufkommens wird dabei ein fixer Seitenpreis bestimmt. Dazu ist es nötig, das Druckvolumen genau zu analysieren. Der Hersteller oder Vertriebspartner muss sich hierbei auf die Angaben der Firma verlassen. Um die Druckmenge genau zu bestimmen, besteht ebenso die Möglichkeit, eine Software zu installieren, die über einen Zeitraum von einem Monat das Druckaufkommen der einzelnen Mitarbeiter analysiert.
Alternativ kann die gedruckte Menge jedes einzelnen Druckers anhand des Druckerzählers ausgelesen werden. Basierend auf dieser Datengrundlage erstellt der Vertriebspartner einen Fixpreis pro gedruckter Seite. Nachteil: Wird das Druckvolumen unterschritten, bleibt der Fixpreis dennoch bestehen. Eine Verrechnung der weniger gedruckten Seiten erfolgt in der Regel nicht. Ist das Seitenaufkommen höher als errechnet, kann sich der Seitenpreis erhöhen. Unnütze Ausdrucke verursachen in diesem Fall sogar Mehrkosten.
Die Firma ist also darauf angewiesen, dass die einmal errechnete Menge an Seiten nicht deutlich überschritten wird. Eine echte Kostenkontrolle gibt es hierbei nicht. Vorsicht ist zudem bei Verträgen mit langen Laufzeiten geboten: Bei einem höheren, mit Mehrkosten verbundenen Druckaufkommen besteht kaum die Möglichkeit einer Vertragsänderung respektive Anpassung des vertraglich geregelten Seitendurchsatzes.
Das beschriebene Abrechnungsmodell macht nur Sinn, wenn sich die Mitarbeiter an den pro Monat errechneten Seitendurchsatz halten. Für Firmen mit einer überschaubaren Belegschaft mag das System funktionieren. Große Firmen, bei denen das Druckaufkommen schwer kontrollierbar ist, setzen sich dagegen der Gefahr von Mehrkosten aus.
Click & More
Ein solches Click-Modell wird derzeit unter anderem von Epson angeboten. Bei dem so genannten "Click & More"-System zahlt der Kunde ausschließlich das aufkommende Druckvolumen. Drucker und Verbrauchsmaterial stellt Epson dem Unternehmen ohne Aufpreis zur Verfügung. Die Kosten dafür fließen in den Seitenpreis ein. Über einen Online-Bestellservice lässt sich das Verbrauchsmaterial ordern. Der Hersteller verspricht eine Lieferzeit von maximal 48 Stunden. Anders als bei den von OKI oder HP angebotenen Kostenmodellen gibt es bei "Click & More" keinen vertraglich geregelten Mindestumsatz oder monatliche Pauschalen.
Abgerechnet wird auf Basis der tatsächlich gedruckten Seiten. Dazu wird der Zählerstand des jeweiligen Druckers ausgelesen. Die Kosten für die Ausdrucke berechnen sich dabei nach dem jeweiligen Druckermodell, der Vertragslaufzeit und der Höhe des Druckvolumens. Wird beispielsweise ein Vertrag über 5.000 Schwarz-Weiß- und 1.000 Farbseiten pro Monat abgeschlossen, berechnet Epson 1,15 Cent für die Schwarz-Weiß- und 9 Cent für die Farbseite.
Hier heißt es vergleichen, denn wer viele Farbseiten ausdruckt, kommt mitunter günstiger davon, wenn er sich einen Drucker von Kyocera oder OKI anschafft, ohne sich vertraglich zu binden. Hier schlägt die Farbseite - je nach Druckermodell - lediglich mit 4,8 Cent respektive 8,52 Cent zu Buche.
KYOClick
Ebenfalls auf dem reinen Druckvolumen basiert das von Kyocera entwickelte KYOclick-Modell. Neben einer eventuellen Miet- oder Leasing-Pauschale für die Hardware bezahlt der Kunde eine monatliche Pauschale für das im Vorhinein berechnete Druckaufkommen. Dabei wird ein kalkulierter Seitenpreis vereinbart, der von den eingesetzten Druckern und vom Druckaufkommen abhängig ist. Am Ende des Jahres wird den Abschlagszahlungen der tatsächliche Verbrauch gegenübergestellt und ein neuer Click-Preis ermittelt. Abgeschlossen wird der Vertrag aber nicht bei Kyocera, sondern über die Vertriebs- oder Handelspartner. Sie legen auch den verbrauchabhängigen Seitenpreis fest. Darin sind Papier- und Tonerkosten sowie Serviceleistungen enthalten. Gegenüber den Pauschalangeboten verfügt dieses Click-Modell über die beste Transparenz.
All-inclusive-Verträge
Alternativen sind so genannte All-inclusive-Angebote, die unter anderem HP und OKI anbieten. Der Kunde kann dabei aus mehreren Angeboten das für ihn passende Kostenmodell auswählen. Zwar werden auch hier Seitenpreise auf Basis einer Vorauskalkulation veranschlagt, die Kosten bei der Unterschreitung der berechneten Druckmenge werden bei diesem Kostenmodell aber verrechnet. Eine Anpassung der Druckmenge und der damit verbundenen Kosten erfolgt beispielsweise bei HP dann im nächsten Vertragsjahr. HP-Kunden können aus drei All-inclusive-Angeboten auswählen: einem verbrauchskostenbasierenden, einem gerätebasierenden sowie einem seitenbasierenden Modell.
OKI Printer Flatrate
Oki bietet ebenfalls drei seitenbasierende Varianten einer Flatrate an. Diese erstrecken sich von 600 bis 6.000 Seiten pro Drucker. Auch bei diesen Varianten ist eine Vorabanalyse durch den Vertriebspartner grundsätzlich nötig. Auf dieser Datengrundlage wählt der Kunde die für ihn relevante Flatrate aus. Laut OKI soll so eine Ersparnis von bis zu 20 Prozent möglich sein. Ein höherer als der errechnete Seitendurchsatz ist aber auch bei OKI mit Mehrkosten verbunden.
Abgeschlossen werden kann die Flatrate beim Erwerb eines neuen Farbdruckers. Allerdings bietet OKI nur eine begrenzte Auswahl an "Vertrags-Druckern" an. Dabei ist es egal, ob der Kunde das Gerät kaufen, leasen oder mieten möchte, denn der Preis des Druckers ist nicht in dem Abrechnungsmodell enthalten, wohl aber die Verbrauchsmaterialien.
Diese will OKI dem Kunden innerhalb eines Werktages zur Verfügung stellen. Die Browser-basierte Software "PrintSuperVision" ist im Paketangebot enthalten und soll dem Benutzer einen kontinuierlichen Überblick über das monatlich gedruckte Seitenvolumen sowie den Stand des verfügbaren Verbrauchsmaterials geben. HP und OKI bieten den Kunden zwar eine transparente Abrechnungsalternative an, echte Flatrates sind aber auch diese Kostenvarianten nicht.
Xerox: eClick Plus
Eine von Xerox entwickelte Variante eines Abrechnungsmodells, das "eClick Plus", verdient am ehesten die Bezeichnung Flatrate. Der Hersteller stellt dem Kunden einen Drucker ohne Anschaffungskosten zur Verfügung. Serviceleistungen sowie Verbrauchsmaterial sind in der monatlichen Pauschale bereits enthalten. Der Vorteil: Entgegen den Angeboten der Konkurrenz bietet Xerox seinen Kunden je Gerät ein Freivolumen an Drucken und Kopien von 12.000 bis 36.000 Farbseiten pro Jahr an. Die über das Volumen hinaus gedruckten Seiten werden zu einem Festpreis zusätzlich in Rechnung gestellt.
Dazu wird wie auch bei den Modellen der anderen Hersteller der Druckerzähler einmal pro Jahr ausgelesen. Für eine Schwarz-Weiß-Seite berechnet Xerox 1 Cent, für eine Farbseite 5,58 Cent. Auch für Firmen mit einem hohen Druckvolumen kann sich ein solches Modell lohnen. Allerdings bietet Xerox nur ganz bestimmte Druckermodelle für den eClick-Plus-Service an: So kann der Kunde lediglich zwischen zwei A4-Farblasern wählen, dem Phaser 6300 und dem Phaser 6350. Wer auf einen A3-Farblaser angewiesen ist, muss sich mit dem Phaser 7400 zufriedengeben. Bei den Tintenstrahlern ist die Auswahl ebenfalls nicht gerade üppig: Nur der Phaser 8550 wird mit dem Abrechnungssystem gebundelt.
Analysieren und vergleichen
Wer wirklich Kosten sparen will, sollte den Vergleich nicht scheuen. Bei den Abrechnungssystemen gibt es feine, aber deutliche Unterschiede. Kunden, die sich an das falsche Modell binden, zahlen mitunter mehr für das Drucken als ohne vertragliche Bindung. Wird weniger gedruckt als vorher errechnet, zahlen Kunden trotzdem die Pauschale in voller Höhe. Die Differenz zu dem tatsächlich gedruckten Seitenaufkommen wird nicht aufgerechnet. Auch wenn mehr Seiten als vereinbart gedruckt werden, sind erhöhte Seitenpreise fällig. Wer das vertraglich geregelte Volumen deutlich übersteigt, gerät schnell in die Kostenfalle. Hier hilft nur eine genaue Vorabanalyse, um das exakte Druckaufkommen zu ermitteln. In der Regel werden dazu die Druckerzähler ausgelesen.
Genauere Daten erhalten Kunden, wenn eine netzwerkbasierte Software zur Analyse des Druckverhaltens installiert wird. Repräsentative Werte lassen sich aber nur über einen Zeitraum von mindestens einem Quartal ermitteln. Gerade bei großen Unternehmen mit mehreren Filialen lohnt sich der Vergleich. Enterprises, in denen das Druckverhalten der Mitarbeiter schwer kontrolliert werden kann, sollten im Bedarfsfall zu einer echten Flatrate von Xerox greifen oder überlegen, ob sich die Druckkosten nicht mit vertragsunabhängigen Druckern dauerhaft senken lassen.
Druckkosten im Vergleich
Der Vergleich in der Tabelle unten zeigt, dass sich in einem mittelständischen Unternehmen auch ohne Vertragsbindung erheblich sparen lässt. Wir gehen dabei von einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern aus, die mit zehn Farblaserdruckern monatlich 100.000 DIN-A4-Ausdrucke zu Papier bringen (85.000 Schwarz-Weiß- und 15.000 Farbseiten). Der Anschaffungspreis des Farblasers ist bereits im Seitenpreis enthalten. Kosten für Verbrauchsmaterial und Verschleißteile fließen über eine Laufzeit von 36 Monaten in die monatliche Rechnung ein.
Den insgesamt günstigsten Seitenpreis erzielt in unserem Beispiel Kyocera mit dem FS-C5020N. Eine Schwarz-Weiß-Seite kostet nur 1,12 Cent, eine Farbseite 4,8 Cent. Die monatlichen Gesamtkosten inklusive Hardware, Verbrauchsmaterial, Ersatzteilen und Service belaufen sich dabei auf 229 Euro. Dennoch können Anwender mit dem richtigen Kostenmodell auch hier noch einiges sparen: Nur 105 Euro werden beispielsweise beim Abschluss der eClick-Plus-Pauschale von Xerox fällig. Drucker, Ersatzteile, Verbrauchsmaterial (Toner, Papier), Service und 1.000 Farbseiten sind bereits in der Pauschale enthalten. Gegenüber dem günstigsten, vertragsunabhängigen Angebot von Kyocera sparen Firmen bei Xerox monatlich rund 124 Euro pro Drucker.
Grundlegend sollten sich Kunden, die sich dagegen für ein Click-Angebot entscheiden, eine genaue Bedarfsanalyse erstellen lassen. Hier ergibt sich in der Regel auch ein Verhandlungsfreiraum bei den Gesamtkosten. Dabei sollte aber das vertraglich geregelte Druckvolumen nicht überschritten werden, sonst kann es teuer werden.
Heterogene Druckumgebungen
In historisch gewachsenen Druckerumgebungen finden sich oft Druckermodelle verschiedenster Hersteller. Um neue Flatrate-Verträge abzuschließen, raten die Hersteller vielfach dazu, alle Drucker einer Marke zu installieren. Das klingt auf den ersten Blick logisch, ist aber nicht zwingend erforderlich. Firmen können selbst bestimmen, wie viele Drucker inklusive Flatrate sie sich anschaffen möchten. Je nach Serviceregelung kann eine Homogenisierung der eigenen Druckerlandschaft natürlich auch abseits der reinen Verbrauchskosten dazu beitragen, die Druckkosten zu senken. Kommen nur Geräte eines Herstellers zum Einsatz, vereinfachen sich in der Regel das Patch-Management und die Administrierbarkeit.
Gerade in größeren Firmen ist es nicht unüblich, Verträge mit mehreren Druckerherstellern abzuschließen, denn das Druckverhalten verschiedener Firmenabteilungen kann variieren. Mitunter sind hier unterschiedliche Kostenmodelle sogar von Vorteil. Innerhalb einer Abteilung sollten die Drucker aber grundlegend aus einer Hand stammen: Schnell verlieren Firmen sonst den Überblick über das Druckverhalten und die damit verbundenen Kosten.
Fazit
Unter den richtigen Voraussetzungen lassen sich zwar mit "Flatrates" oder "All-inclusive"-Angeboten einige Euros sparen, man sollte die verschiedenen Varianten aber genau prüfen. Schnell kommen Firmen mit den falschen Kostenmodellen vom Regen in die Traufe. Versteckte Kostenfallen durch nicht angepasste Druckvolumina lassen sich bei vielen Abrechnungsmodellen auf die Schnelle nicht kompensieren. Oftmals ist erst eine Kosten- oder Seitenvolumenregulierung bei Neuabschluss eines Vertrags möglich.
Hersteller wie HP und Kyocera bieten zwar schon eine Anpassung der Kosten im Folgejahr an, eine echte Flatrate respektive All-inclusive-Lösung ist das aber auch nicht. Diese ist jedoch erforderlich, um auch für den Kunden eine echte Kostenersparnis zu erzielen. Hier befindet sich Xerox auf dem richtigen Weg. Ob die Konkurrenz allerdings ein adäquates Modell zur Verfügung stellt, bleibt abzuwarten.
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