From boring to booming", lautet die knappe Markteinschätzung von Andreas He-lios, Director Sales & Industry Marketing bei der Münchener Ixos Software AG. Wer mit dem Begriff Dokumenten-Management immer noch Berge von verstaubten Aktenordnern assoziiert, muss langsam umdenken. "Unternehmensweites Dokumenten-Management ist heute die Grundlage für das E-Business. Organisationen benötigen Lösungen, die dabei helfen, die wachsende Komplexität ihrer Business Web-Seiten zu managen", so Helios weiter.
Für John Symon, Senior Vice President Europe bei AIIM International, gibt es da keinen Zweifel: "Dokumenten-Management-Systeme sind auf dem besten Wege, sich zu einer IT-Schlüsseltechnologie zu entwickeln."
Im Vergleich zu Papier-basierten Dokumenten hat nämlich die Bedeutung elektronischer Dokumente im Geschäftsleben explosionsartig zugenommen. "Nicht nur Textdateien und Bilder, auch zusätzliche Informationsformate wie Audio oder Video müssen künftig", so Symon, "mit leistungsfähigen elektronischen Management-Systemen verwaltet werden." Dass sich der Markt für Dokumenten-Management-Systeme im Umbruch befindet, wurde nach einhelliger Meinung von Marktbeobachtern spätestens auf der Internationalen AIIM Conference & Show deutlich, die letzten Monat in New York stattfand.
Dramatischer Richtungswechsel
Wichtigstes Thema war natürlich der Bezug auf E-Business. "Die eigentlichen DMS-Technologien rücken immer mehr in den Hintergrund - statt dessen drängt die konkrete Anwendung und deren Geschäftsrelevanz in den Mittelpunkt", beschreibt Ulrich Kampffmeyer, deutscher DMS-Veteran und Geschäftsführer der Project Consult Unternehmensberatung in Hamburg, den dramatischen Richtungswechsel. Seiner Einschätzung nach sind die bisherigen technologischen Ansätze im Dokumenten-Management Sektor vom Internet quasi überrollt worden.
Obwohl eine wachsende Anzahl von DMS-Anbietern bereits mit E-Business-fähigen Produkten wirbt, gibt es nach Kampffmeyers Worten noch viel zu tun: "Ein Blick hinter die Produktkulissen zeigt, dass vielerorts herkömmliche Produkte einfach nur mit einer Internet-fähigen Hülle umgeben wurden. Vieles ist nur alter Wein in neuen Schläuchen." So sieht Kampffmeyer generell bei den Herstellern noch massiven Entwicklungsbedarf.
Zugriff von jedem Ort der Welt möglich
Ein Hersteller, der seine Internet-Hausaufgaben offensichtlich gemacht hat, ist die Münchener Ixos Software AG. Mit "Ixos Econ" (E-Business Context) stellte man kürzlich eine neue, komplett Web-basierte Produktlinie zum Management dynamischer Geschäfts-dokumente vor. Das so genannte Internet-Dokumenten-Portal soll nach Vorstellung der Entwickler beim Erstellen und Verwalten von Dokumenten helfen sowie den Workflow zwischen Geschäftspartnern und innerhalb unternehmensweiter Teams unterstützen.
Der Dokumentenzugriff ist wahlweise über Thin Clients oder Webbrowser möglich. Ixos’ Econ stützt sich auf die eigenentwickelte "Document-Server"-Architektur, die alle statischen und dynamischen Dokumente verwaltet und auf optischen Medien archiviert. "Unsere Lösung kombiniert Dokumenten-Management und Langzeitarchivierung in einem personalisierten Dokumentenportal", erklärt Helios.
"Unternehmensübergreifende Projekte", so der Ixos-Manager weiter, können mit Hilfe der Web-Technologie von jedem Ort der Welt gemanagt werden."
Konvergenz durchIntegration
Die zunehmende Konvergenz von Dokumenten-Management und E-Business-Anwendungen macht eine Abgrenzung der beiden Segmente aus Benutzersicht immer schwieriger. Egal ob Archive, Portale oder die digitale Versorgungskette - alle Anwendungen nutzen mittlerweile Browser- und Applet-Technologien.
Traditionelle Dokumenten-Management-Technologien wie Workflow, Imaging und Retrieval-Software werden mehr und mehr integriert. "Workflow ist anerkanntermaßen eine der wichtigsten Infrastruktur-Komponenten von E-Business. Die zugehörigen Module verschwinden im Bauch von E-Commerce-Anwendungen", erklärt Kampffmeyer.
Eine Einschätzung, die von Ashim Pal, Marktanalyst für Dokumenten-Management bei der Meta Group, geteilt wird: "Ein kritischer Erfolgsfaktor im E-Business ist es, bisherige Insellösungen für das Informations-Management innerhalb eines Workflows als integrierte Systemlösung zu behandeln." Um sich als Unternehmen erfolgreich im E-Business-Kontext zu positionieren, ist es nach seinen Worten zukünftig notwendig, eine nahtlose Unterstützung aller internen Back-Office-, Front-Office- und Internet-basierten Prozesse in einer kollaborativen Unternehmensumgebung anzubieten.
Es sind allerdings nicht nur klassische Internet-Anwendungen, die das Wachstum des DMS-Marktes vorantreiben. Zwar werden Technologien wie Content-Management und XML eine entscheidende Rolle spielen, aber auch andere Einzeltrends wie digitale Signatur, Farbscanner oder Wissens-Management könnten der DMS-Branche neue Impulse vermitteln.
Unter dem Stichwort ASP (Application-Service-Providing) richten derzeit eine Reihe der bisherigen reinen DMS-Software-Anbieter und -Systemintegratoren Rechenzentren für das vollständige Daten-Outsourcing ein, das Stichwort lautet hier DMCO (Document Management Complete Outsourcing). Eine komplette Dienstleistung soll den Kunden mit Modellen wie "Pay-per-View", "Pay-per-Transaction"oder "Pay-per-Index-Entry" schmackhaft gemacht werden. Gute Chancen, an dieser aussichtsreichen Marktentwicklung im DMS-Umfeld zu partizipieren, haben vor allem qualifizierte Systemintegratoren. (sd)