Laut einer internationalen Vergleichsstudie von Hitachi Data Systems schätzen IT-Verantwortliche, dass durchschnittlich 13 Prozent des E-Mail-Aufkommens in Unternehmen privaten Ursprungs sind. Die Studie ergab weiterhin, dass in den befragten Firmen im Durchschnitt mehr als zehn Prozent der Speicherressourcen allein für den E-Mail-Verkehr benötigt werden. Dabei ist ein Ende der Nachrichtenflut nicht in Sicht: Das Marktforschungsinstitut IDC prognostiziert, dass im Jahre 2005 über 35 Milliarden E-Mails täglich versendet werden. Auf die ohnehin angespannten Speicherkapazitäten der Unternehmen rollt daher eine neue Welle zu, die auch mit entsprechenden Kosten verbunden ist.
E-Mail-Zahl vervielfacht sich rasend - die Probleme ebenfalls
Das Institut Vanson Bourne befragte im Auftrag von Speicherhersteller Hitachi Data Systems 630 IT-Verantwortliche in 14 Ländern, wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen für E-Mails benötigt wird. Anschließend wurden die IT-Leiter gebeten zu schätzen, welchen prozentualen Anteil private E-Mails an dem gesamten Mailaufkommen ihres Unternehmens haben.
Das Ergebnis: Private E-Mails am Arbeitsplatz, die Speicherkapazitäten blockieren, bereiten den Unternehmensverantwortlichen Kopfzerbrechen, da sich für viele Unternehmen als Folge neuer gesetzlicher Vorschriften wie Sarbanes Oxley und Basel II zusätzlich die Notwendigkeit ergibt, E-Mails dauerhaft zu archivieren und diese Informationen auch strukturiert vorzuhalten.
Das Problem wird noch nicht ernst genommen
Den Analysten von IDC zufolge wird die Zahl der täglich weltweit versendeten E-Mails bis 2005 ein Wachstum von über 360 Prozent erreichen. Dieser explosionsartige Anstieg wird ihrer Ansicht nach nicht nur die E-Mail-Systeme, sondern auch die Speicherinfrastruktur vieler Unternehmen überfordern. Trotz dieser Vorhersage zeigt die Untersuchung von Hitachi Data Systems, dass das Problem der wachsenden Datenvolumina in vielen Firmen nach wie vor unterschätzt oder ignoriert wird: So gaben 22 Prozent aller Befragten beispielsweise an, dass sie nicht wüssten, wie viel Speicherplatz in ihrem Unternehmen durch E-Mails belegt wird. "Da die meisten Unternehmen drakonische Beschränkungen in Bezug auf E-Mails weder verhängen können noch wollen, müssen sie sich nach einer Alternative umsehen, um die elektronische Post effizient archivieren und verwalten zu können", so Renald Franck, Global Solution Services Manager bei Hitachi Data Systems Deutschland. "Durch neue gesetzliche Bestimmungen, die in der nächsten Zeit zur E-Mail-Archivierung zu erwarten sind, werden Unternehmen, die keine effizienten Archivierungslösungen nutzen, mit hohen Speicherkosten rechnen müssen. Diese Untersuchung zeigt, dass das Speichern und Archivieren von E-Mails ein Thema ist, das ernst genommen werden muss, da E-Mails immer mehr wertvolle IT-Ressourcen beanspruchen und somit die IT-Etats von Unternehmen zusätzlich belasten", so Franck.
Diese Ergebnisse sind Bestandteil der Studie "European Storage Index". Die komplette Studie steht zur Verfügung unter: Winter_2003_deutsch_FINAL.pdf.
Meinung der Redakteurin
Zu einem Speicher-GAU, wie ihn die Pessimisten prognostizieren, wird es wohl kaum kommen. Die eigentliche Frage dürfte vielmehr sein, wie private E-Mails in Zusammenhang mit den neuen Archivierungsvorschriften zu handhaben sind. Dabei handelt es sich aber weniger um ein technisches als um ein datenschutzrechtliches Problem.